Élèves

Ouvrez la liste

Dans l'espace Élèves, touchez « Élèves » dans le menu (sur téléphone : « Élèves » dans la barre du bas). En haut, Masomo affiche le nombre d'élèves inscrits cette année, par exemple « 539 élèves inscrits cette année ».

Les élèves sont rangés par ordre alphabétique du nom. Sous chaque nom : la classe et le matricule. Le badge « Nouveau » signale un élève inscrit pour la première fois cette année ; le badge « Réinscrit », un ancien élève qui revient.

Astuce La liste affiche 25 élèves par page. Plutôt que de faire défiler les pages, tapez quelques lettres dans la recherche.

Tapez un nom, un matricule ou un téléphone

Dans le champ « Nom, matricule ou téléphone du parent », tapez :

• une partie du nom, du postnom ou du prénom : mbusa trouve Grâce MBUSA KAVIRA, David MBUSA BARAKA et tous les MBUSA ; mbusa grâce ne garde que ceux qui ont les deux mots ;
• ou le matricule, même partiel : SAL-25-0020, ou seulement 0020 ;
• ou le téléphone d'un parent, sous n'importe quelle forme, au moins 6 chiffres : 0991 000 201 retrouve les enfants de M. Baraka Mbusa Kasereka.

La liste se met à jour pendant que vous tapez. Les majuscules et les accents ne comptent pas.

Filtrez par classe, si besoin

Dans la liste « Toutes les classes », choisissez une classe. Les classes sont groupées par section (maternelle, primaire, secondaire) et le nombre d'élèves est indiqué entre parenthèses : « 6e primaire (20) ». La recherche et le filtre se combinent : par exemple « Kavira » en « 6e primaire ».

Bon à savoir Le bouton « Importer » et le panneau « Cartes » reprennent la classe choisie : filtrez d'abord sur la classe, puis touchez « Cartes » pour imprimer les cartes de cette classe seulement.

Consultez les élèves sortis

Au-dessus de la recherche, des onglets séparent les élèves : « Inscrits 2026-2027 » (la liste normale), « Identifiés, non inscrits », « Anciens élèves à réinscrire », « Non retenus » (s'il y en a) et « Sortis ». Le nombre est entre parenthèses.

• Identifiés, non inscrits : les dossiers créés sans classe (candidats, tests d'admission, dossiers en attente). Ces élèves ne sont dans aucune classe, n'ont pas encore de matricule et ne sont pas comptés. Seuls les comptes de la section visée, et ceux de toute l'école, les voient. Ouvrez un dossier pour l'inscrire dans une classe, ou pour le marquer « Non retenu » (il passe alors dans l'onglet « Non retenus », d'où il peut être rouvert) (voir Identifier ou inscrire un nouvel élève).
• Anciens élèves à réinscrire : les élèves inscrits l'an passé dans vos sections et pas encore cette année (sans les sortis ni les diplômés). Ouvrez la fiche et touchez « Réinscrire en 2026-2027 », ou passez par « Réinscriptions » pour toute une classe.

Touchez « Sortis » (le nombre est entre parenthèses). Vous voyez les élèves transférés, les abandons et les exclus de l'année, avec un badge « Transféré », « Abandon » ou « Exclu ». Leur fiche s'ouvre comme les autres : on y retrouve la date de sortie, le motif et le numéro du dossier archivé. Touchez « Inscrits » pour revenir à la liste normale.

Touchez un élève pour ouvrir sa fiche

Touchez le nom (ou la flèche à droite). La fiche de l'élève s'ouvre : voir La fiche de l'élève.

Sur téléphone, le bouton rond bleu en bas à droite ouvre directement « Inscrire un élève ». Le bouton jaune « Scanner », au centre de la barre du bas, lit la carte d'un élève et ouvre sa fiche.

Ouvrez « Inscrire un élève »

Touchez « Inscrire » dans le menu, ou « Inscrire un élève » en haut de la liste des élèves. En haut, « Que faites-vous ? » propose deux choix : « Identifier seulement » (dossier sans classe ni matricule, pas compté dans l'effectif ni dans les frais) ou « Identifier et inscrire » (choisi par défaut). Avec « Identifier et inscrire », le formulaire a trois parties numérotées : « Classe », « Élève », « Parent ou tuteur » ; avec « Identifier seulement », la partie « Classe » est remplacée par la « Section visée » (maternelle, primaire, secondaire…) : seuls les comptes de cette section, et ceux de toute l'école, verront le dossier.

Choisissez la classe, puis remplissez l'identité de l'élève

Dans « Choisir la classe… », choisissez la classe de l'année en cours. Chaque classe montre son effectif et sa capacité : « 3e primaire — 20 / 45 élèves ». Laissez « Nouvel élève » sélectionné (« Ancien élève pas encore saisi » est pour un ancien élève qui n'a pas encore de fiche dans Masomo, voir plus bas).

Remplissez ensuite :

• « Nom » : le nom de famille, par exemple KAVIRA. Il est toujours enregistré en majuscules ;
• « Postnom » et « Prénom » : au moins l'un des deux, par exemple Mapendo et Esther ;
• « Sexe » : touchez « Fille » ou « Garçon » ;
• « Date de naissance » et « Lieu de naissance » (par exemple Goma).

La photo est facultative : touchez le rond avec l'appareil photo pour en prendre une, ou pour choisir une image du téléphone. Elle apparaîtra sur la carte d'élève. Le bloc « Autres informations (N° PERM, école d'origine…) » se déplie pour le N° PERM, le N° ID (bulletin), la nationalité (« Congolaise » par défaut), l'école d'origine, l'adresse et des remarques.

Tapez le téléphone du parent

Dans « Parent ou tuteur », tapez d'abord le « Téléphone » : 0990 000 000, ou avec l'indicatif +243 990 000 000. Un numéro étranger (Rwanda, Ouganda…) s'écrit avec son indicatif : +250 788 123 456.

Si ce numéro est déjà connu, Masomo affiche le parent et ses enfants déjà inscrits, par exemple « M. Baraka Mbusa Kasereka · Parent de MBUSA KAVIRA Grâce, MBUSA BARAKA David ». S'il s'agit bien de lui, touchez « C'est ce parent » : l'élève est relié à ce parent, et vous n'avez rien d'autre à remplir que le « Lien avec l'élève ».

Sinon, remplissez un nouveau parent : « Nom complet du parent » (par exemple Mme Neema Kavira), « WhatsApp (si différent) », « Langue des messages » (les messages de l'école lui seront écrits dans cette langue), « Canal des messages automatiques » (« WhatsApp », proposé, ou « SMS » ; voir plus bas) et « Lien avec l'élève » (Père, Mère, Tuteur / tutrice…).

Touchez « Inscrire l'élève » (ou « Identifier l'élève »)

Sur téléphone, le bouton reste en bas de l'écran, au-dessus de la barre de navigation.

La fiche de l'élève s'ouvre et la notification « KAVIRA Mapendo Esther est inscrit(e) en 3e primaire. Matricule : SAL-26-0447. » s'affiche en bas de l'écran (le numéro suit ceux déjà donnés).

Avec « Identifier seulement », le message est « … est identifié(e), sans classe », avec le numéro de dossier, et la fiche porte le badge « Identifié le … · non inscrit ». Le matricule n'est pas encore attribué : la fiche indique « Matricule donné à l'inscription ».

Si un élève du même nom, né le même jour, existe déjà, Masomo s'arrête et affiche « Un élève du même nom, né le même jour, existe déjà : » avec son matricule et sa classe. Ouvrez sa fiche pour vérifier : c'est presque toujours le même enfant (un ancien élève, une fiche déjà créée par un collègue). S'il s'agit vraiment d'un autre enfant (des jumeaux, par exemple), touchez « Ce n'est pas le même élève : inscrire quand même ».

Un ancien élève de l'école (badge « Ancien élève » avec sa dernière classe) ne passe jamais par cet écran comme nouveau : touchez « Réinscrire » à côté de son nom. Un élève déjà identifié (badge « Identifié, non inscrit ») : touchez « Ouvrir son dossier » et inscrivez-le de là. Quand le nom complet et la date de naissance sont exactement les mêmes, le bouton « inscrire quand même » n'est pas proposé : aucun second dossier n'est créé.

Plus tard : inscrire un élève identifié

Quand l'enfant identifié est admis, ouvrez sa fiche (onglet « Identifiés, non inscrits » de la liste des élèves, ou recherche par nom ou numéro de dossier) et touchez « Inscrire dans une classe ». Choisissez la classe de l'année (celles de la section visée sont en tête), puis touchez « Inscrire ». Il garde son dossier et reçoit maintenant son matricule ; il est inscrit tout de suite, compté dans l'effectif, et les frais d'inscription de sa classe s'appliquent. En cours d'année, la case « Dispenser les tranches déjà échues » est proposée comme à l'inscription directe.

Préparez la liste, de préférence avec le modèle

Dans la liste des élèves, touchez « Importer ». En « 1. Préparer la liste », touchez « Télécharger le modèle Excel ». Le fichier modele-import-eleves-cs-salomon.xlsx contient les colonnes attendues (Nom, Postnom, Prénom, Sexe, Date de naissance, Lieu de naissance, Classe, N° PERM, Parent ou tuteur, Téléphone du parent, Langue des messages, Nouvelle inscription, Adresse, École d'origine), une ligne d'exemple en italique (KAVIRA Mapendo Esther), et des listes déroulantes pour le sexe, la langue et les classes de votre école. Vous pouvez laisser la ligne d'exemple en place : Masomo l'ignore à la lecture.

Au-dessus du tableau, le modèle porte un en-tête : le nom de l'école, l'en-tête officiel s'il est rempli dans les réglages de l'école (province éducationnelle, ville, commune) et l'année scolaire. Masomo retrouve la ligne des colonnes sous cet en-tête et ne l'importe jamais ; les anciens modèles, sans en-tête, se lisent toujours.

Une classe à la fois ? Choisissez la classe sous « Modèle pour une classe » et touchez « Modèle pour cette classe » (le même bouton figure sur la page de la classe, dans « Classes et options »). Le fichier porte le nom de l'école et de la classe (modele-import-eleves-cs-salomon-2e-primaire.xlsx), la classe est écrite dans l'en-tête et la colonne « Classe » est déjà remplie : il ne reste qu'à saisir les élèves. Une ligne où seule la classe est remplie n'est pas un élève ; un élève dont la case « Classe » a été effacée va dans la classe de l'en-tête.

Vous pouvez aussi envoyer votre propre fichier : les en-têtes courants sont reconnus, même écrits autrement (« Noms de l'élève », « Né(e) le », « Tél. parent », « Genre »…). Un titre au-dessus des colonnes ne gêne pas : l'en-tête est cherché dans les 10 premières lignes.

Envoyez le fichier et touchez « Vérifier le fichier »

En « 2. Envoyer le fichier », touchez « Choisir un fichier » et prenez votre liste (.xlsx, .xls ou .csv, 10 Mo au plus). Si le fichier n'a pas de colonne « Classe », choisissez la classe de tous ces élèves dans « Classe de tous ces élèves ». Touchez « Vérifier le fichier ».

Pour une liste de candidats ou une liste d'attente, cochez d'abord « Identifier seulement, sans classe » : aucune classe n'est demandée, choisissez la « Section visée » ; les dossiers sont créés (numéro de dossier, parent) sans inscription ni matricule, ne sont pas comptés et n'ont pas de frais. Ils apparaissent ensuite dans « Identifiés, non inscrits ».

Rien n'est encore inscrit. Masomo affiche « 3. Vérifier avant d'importer » : le nombre de lignes « prêtes », « à vérifier » et « en erreur », et les colonnes reconnues. S'il y a des erreurs, elles s'affichent d'abord.

Lisez les lignes une à une

Touchez un des trois compteurs pour ne voir que ces lignes, ou « Voir toutes les lignes ». Chaque ligne rappelle son numéro dans le fichier (« L. 6 »), l'élève tel que Masomo l'a compris, et le problème éventuel :

• Erreur (la ligne ne sera pas importée) : nom manquant, postnom et prénom manquants, sexe manquant ou non reconnu, date de naissance illisible (« 31/02/2016 »), classe inconnue (« 6e B ») ou manquante, élève en double dans le fichier, élève déjà enregistré (même nom, même date de naissance ; s'il s'agit d'un ancien élève, la ligne l'indique : « ancien élève, à réinscrire ») ;
• À vérifier (importable) : date de naissance manquante, aucun téléphone de parent, téléphone douteux (« 0991 23 »), ou parent déjà enregistré avec ce numéro (« parent existant : KAVIRA Dorcas (parent de Josué PALUKU), à confirmer »). Dans ce dernier cas, la liste « Parent de cet élève » propose « Nouveau parent (…) » ou « C'est KAVIRA Dorcas, parent de … » (avec « (nom différent) » si les noms ne correspondent pas) : choisissez ; le choix vaut pour toutes les lignes de ce numéro ;
• Prête : rien à signaler.

Importez les lignes correctes

En bas, laissez cochée « Importer aussi les lignes « à vérifier » » si vous compléterez ces informations plus tard sur la fiche, ou décochez-la. Touchez « Importer 6 élèves » (le nombre suit votre choix), puis confirmez.

« Import terminé » : le nombre d'élèves inscrits, et le nombre de lignes non importées. Touchez « Voir les élèves », ou « Importer un autre fichier ».

Corrigez ensuite les lignes en erreur dans votre fichier et renvoyez seulement celles-là.

Ouvrez la fiche et lisez l'en-tête

Touchez l'élève dans la liste (ou scannez sa carte). L'en-tête bleu montre sa photo, son nom complet, sa classe, son matricule et son numéro de dossier. En dessous, les boutons : « Modifier » (identité), « Voir la carte », « Carte JPEG », « PDF », « Changer de classe » et « Émettre un document ».

L'onglet « Profil » détaille l'identité (nom, postnom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, école d'origine, N° PERM, N° ID), puis la carte d'élève et, au secondaire, l'accès de l'élève à son espace.

Astuce Pour changer la photo, touchez le rond de la photo (l'appareil photo jaune) : prenez la photo ou choisissez-en une. Elle est enregistrée aussitôt, recadrée en carré.

Consultez les parents

L'onglet « Parents » liste les parents et tuteurs : nom, lien, téléphone, langue des messages, et le nombre d'enfants à l'école. Le badge « Contact principal » marque celui que l'école appelle en premier. Les boutons ronds appellent le parent ou ouvrent WhatsApp.

• « Définir comme contact principal » change le contact principal ;
• « Modifier » sous un parent ouvre « Modifier la fiche de … » : « Nom complet », « Téléphone », « WhatsApp », « Langue des messages » et « Canal des messages automatiques » (« WhatsApp » ou « SMS » : « Seul ce canal est utilisé : s'il n'est pas disponible, le message reste un lien WhatsApp à ouvrir. »). Touchez « Enregistrer ». Si le parent a plusieurs enfants, la correction vaut pour tous (« Fiche partagée avec ses 2 enfants »). Un numéro déjà porté par un autre parent de l'école est refusé (liez plutôt ce parent) ; un parent qui a aussi des enfants dans une autre école du groupe se corrige par l'administration du groupe. Chaque correction est tracée au journal ;
• « Retirer » détache un parent de l'élève (l'élève garde toujours au moins un parent) ;
• « Ajouter un parent ou tuteur » : tapez son téléphone ; s'il est déjà connu, touchez « Lier », sinon remplissez son nom, le lien et la langue, puis « Ajouter » (un parent ajouté ainsi est en « WhatsApp » : changez son canal avec « Modifier ») ;
• sous chaque parent, l'état de son accès à Masomo (voir Accès des familles).

Tenez le dossier à jour

L'onglet « Dossier » (la pastille orange compte les pièces manquantes) a trois parties :

• « Classement du dossier papier » : le « Numéro de classement » (par exemple SAL-D-00383) et l'« Emplacement » (« Armoire 3, tiroir B »). Touchez « Enregistrer » ;
• « Pièces exigées » : les pièces demandées pour cet élève, cochées quand elles sont scannées. Touchez « Ajouter » à côté d'une pièce manquante ;
• « Pièces numérisées » : chaque pièce (photo ou PDF), à ouvrir d'un toucher, à télécharger, ou à retirer avec la croix.

Pour ajouter une pièce, en bas : choisissez le « Type de pièce », éventuellement la « Date du document », prenez le fichier (photo ou PDF, 10 Mo au plus), puis touchez « Ajouter au dossier ».

Suivez la scolarité, année par année

L'onglet « Scolarité » montre le « Parcours dans le groupe scolaire » : chaque année, la classe, la date d'inscription, « Nouvelle inscription » ou « Réinscription », et la décision de fin d'année (« Admis », « Redouble »…). Puis les cotes de l'année, période par période, avec le détail des évaluations (le cadenas signale une cote validée par la direction), et les bulletins émis, avec « Imprimer le bulletin ».

Quand l'élève a plusieurs années dans l'école, des boutons « Année » (« 2026-2027 · en cours », « 2025-2026 ») affichent les cotes, bulletins et frais d'une autre année, sans changer l'année du reste de l'écran.

Changez l'élève de classe, si besoin

Touchez « Changer de classe » dans l'en-tête. Le panneau rappelle : « Seulement vers une classe du même niveau ; les cotes suivent l'élève branche par branche, et ses frais sont ajustés. » Choisissez la « Nouvelle classe… » (la classe actuelle est grisée), ajoutez un motif si vous voulez (« Erreur de saisie », « Rééquilibrage des classes »), puis touchez « Changer ».

La notification « Classe changée : 5e primaire A → 5e primaire B. » s'affiche en bas de l'écran, avec le nombre de cotes transférées s'il y en a. L'élève apparaît dans sa nouvelle classe, avec ses cotes.

Droit à l'image Sous la carte de l'élève, le cadre « Photos publiées (vitrine, actualités) » indique si les parents ont autorisé la publication de photos de leur enfant. Par défaut : « non autorisées ». Quand les parents donnent leur accord écrit, touchez « Accord des parents reçu » et confirmez ; « Retirer l'autorisation » l'annule. Le choix est daté et tracé. Voir aussi La vitrine de l'école.

Émettez un document, si besoin

Touchez « Émettre un document » : l'écran des certificats s'ouvre avec l'élève déjà choisi (attestation de fréquentation, de scolarité, de réussite, certificat de transfert…). Voir Certificats et attestations.

Ouvrez l'onglet « Scolarité » de la fiche

Tout en bas, le cadre « L'élève quitte l'école » propose les boutons « Transfert » (il part dans une autre école), « Abandon » (il arrête l'école) et, pour la direction, « Exclusion ».

Remplissez le transfert, ou l'abandon

Transfert : si l'école fait partie d'un groupe scolaire, choisissez d'abord « École du groupe » ou « Autre école ». Pour une école du groupe, choisissez-la dans la liste : « L'élève garde sa fiche et son matricule : l'école de destination le reçoit dans une de ses classes (écran Réinscriptions). » Pour une autre école, tapez l'« École de destination ». Vérifiez la « Date du transfert » (aujourd'hui par défaut), ajoutez un « Motif (facultatif) », puis touchez « Transférer ».

Abandon : vérifiez la date, tapez le « Motif » (obligatoire : « Raisons familiales », « Santé »…), puis enregistrez.

Exclusion (direction de la section seulement) : vérifiez la date, tapez le motif (« Faits graves répétés (voir le dossier de discipline) »), puis remplissez le cadre « Procédure » : date du conseil de discipline et membres présents, date de la convocation des parents, parents présents ou non, case « L'élève a été entendu », et les faits du registre de discipline à l'origine. Sans procès-verbal du conseil, convocation des parents et élève entendu, l'exclusion reste possible mais elle est enregistrée « sans procédure complète » : la mention figure sur la fiche, au journal et sur la lettre. Le motif « grossesse » est refusé (note circulaire du 14/07/2025 : aucune élève ne peut être exclue ni sanctionnée pour une grossesse).

La case « Annuler les tranches à échoir » (cochée par défaut) annule, avec un motif tracé, les tranches dont l'échéance suit la sortie et dont rien n'est payé ; elles sont rétablies si l'élève est réintégré. Les paiements déjà enregistrés sont conservés.

La notification « MBUSA KAVIRA Grâce est transféré(e) vers Institut Mwanga, Goma. Dossier SAL-D-00020 archivé. » s'affiche en bas de l'écran. L'élève quitte les listes de classe et passe dans « Sortis » de la liste des élèves.

Retrouvez un élève sorti

Dans la liste des élèves, touchez « Sortis ». Sur sa fiche, un cadre orange rappelle la sortie : destination ou motif, date, numéro du dossier archivé. Pour un transfert, le bouton « Certificat de transfert » ouvre directement l'émission du certificat. Pour une exclusion, le document de départ est l'« Attestation de fréquentation » (« a fréquenté … jusqu'au 12 octobre 2026 ») ; aucun certificat de transfert n'est délivré à un exclu. La direction imprime aussi la « Lettre à l'inspection » (PDF, copie aux parents) : élève, classe, date d'effet, motif, procédure et faits antérieurs du registre.

Réintégrez l'élève, s'il revient ou en cas d'erreur

Sur la fiche de l'élève sorti, touchez « Réintégrer ». Un élève exclu n'est réintégré que par la direction de sa section : le secrétariat ne voit pas le bouton. Tapez le « Motif de la réintégration » (« Erreur de saisie », « Retour de l'élève »…), puis touchez « Réintégrer ».

La notification « BASHIGE MBAYAHI Riziki est réintégré(e) en 2e Constr. » s'affiche en bas de l'écran. L'élève reprend sa place dans sa classe et dans les listes.

Pour une classe : filtrez la liste, puis touchez « Cartes »

Dans la liste des élèves, choisissez la classe (et, si besoin, tapez une recherche). Touchez « Cartes ». Le panneau « Cartes d'élève » indique combien de cartes seront préparées, par exemple « 20 cartes : 6e primaire ». Choisissez :

• « Images JPEG (ZIP) » : recto et verso de chaque élève en 300 dpi, nommés par matricule et nom, pour le logiciel de l'imprimante à cartes ;
• « Un seul PDF » : toutes les cartes à la suite, une page par face ;
• « Recto seulement », pour une imprimante à cartes simple face.

Touchez « Télécharger ». La préparation d'une classe entière prend quelques secondes.

Pour un élève : ouvrez sa fiche

Dans l'en-tête de la fiche, touchez « Voir la carte » pour l'aperçu du recto et du verso, « Carte JPEG » pour les deux images (ZIP), ou « PDF ». Le recto porte la photo, le nom, la classe, le matricule, la date de naissance et le QR ; le verso, l'adresse et le téléphone de l'école, la validité (du début à la fin de l'année), le numéro de dossier, le numéro de la carte et la signature du chef d'établissement.

Carte perdue, volée ou abîmée : réémettez-la

Dans l'onglet « Profil » de la fiche, le cadre « Carte d'élève n° 1 » rappelle la date d'émission. Touchez « Réémettre (perte, vol) », confirmez, puis imprimez la nouvelle carte.

La notification « Nouvelle carte n° 2 émise. L'ancienne carte ne fonctionne plus. » s'affiche en bas de l'écran.

Vérifiez une carte en lisant son QR

Le QR contient une adresse Masomo. Lu par le « Scanner » de Masomo, ou par un téléphone du personnel connecté, il ouvre la fiche de l'élève. Lu par n'importe quel autre téléphone (un chauffeur, un gardien, un parent), il affiche seulement l'état de la carte :

• « Carte valide » : l'élève est inscrit cette année, avec le nom de l'école ;
• « Carte non valable » : l'élève n'est pas inscrit cette année ;
• « Carte remplacée » : une nouvelle carte a été émise, celle-ci ne vaut plus ;
• « Carte inconnue » : la carte n'existe pas.

Partagez le formulaire public aux parents

En haut de l'écran « Pré-inscriptions », le cadre « Pré-inscriptions en ligne ouvertes » donne l'adresse du formulaire. Touchez « Copier le lien » ou « Partager » pour l'envoyer sur WhatsApp, la page Facebook de l'école, une affiche…

Le parent y remplit l'enfant (nom, postnom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, école d'origine), la « Classe demandée » (seulement les classes que l'école propose), ses propres coordonnées, et peut joindre le bulletin de l'année précédente et l'acte de naissance (photo ou PDF, 8 Mo au plus). Il coche son accord et touche « Envoyer la demande ». Il reçoit un numéro de suivi, par exemple SAL-P26-00012.

Ouvrez la liste des demandes

Touchez « Pré-inscriptions » dans le menu. L'onglet « À traiter » réunit les demandes « Nouvelle », « En cours », « Rendez-vous / test » et « Acceptée ». Les autres onglets filtrent par statut (« Refusée », « Inscrite », « Toutes »). Cherchez par nom de l'enfant ou du parent, téléphone ou numéro de suivi ; filtrez par section.

Ouvrez une demande et prenez-la en charge

Touchez la demande. Vous voyez l'enfant, la classe demandée, le parent (téléphone cliquable), le message du parent, les « Pièces jointes » (touchez « Voir ») et les « Notes internes ». La barre d'étapes montre où en est la demande.

Touchez « Prendre en charge » : la demande passe « En cours ». Appelez le parent, puis notez le résultat dans « Notes internes » (« Appelé, rappeler lundi ») et touchez « Ajouter » : la note est datée et signée de votre nom, et le parent ne la voit jamais.

Fixez le rendez-vous ou le test, et prévenez le parent

Touchez « Rendez-vous / test », choisissez la « Date et heure », puis « Enregistrer ». Ensuite, touchez « Convocation » : WhatsApp s'ouvre avec le message déjà rédigé dans la langue du parent (date, heure, pièces à apporter). Envoyez-le.

Après l'entretien : « Accepter » (puis le message « Acceptation »), ou « Refuser » avec un motif interne facultatif (puis le message « Refus »).

Inscrivez l'enfant

Touchez « Inscrire ». Masomo propose en tête la « Classe demandée » (et la choisit s'il n'y en a qu'une). Pour le parent : si son numéro est déjà connu à l'école, choisissez-le (fratrie) ; sinon laissez « Nouveau parent ». Vérifiez le « Lien avec l'élève », puis touchez « Inscrire l'élève ».

L'enfant doit d'abord passer un test, ou attendre une place ? Touchez plutôt « Identifier seulement, sans classe » en bas du panneau : son dossier est créé (numéro de dossier, parent, pièces jointes) sans inscription ni matricule, pour la section de la classe demandée, et la demande reste ouverte. Plus tard, « Inscrire » sur la demande (ou « Inscrire dans une classe » sur sa fiche) inscrit ce même dossier et passe la demande à « Inscrite ».

La notification « KASEREKA MUHASA Benjamin est inscrit(e) en 6e primaire. Matricule : SAL-26-0447. » s'affiche en bas de l'écran. La demande passe « Inscrite », avec un lien vers la fiche de l'élève. Les pièces jointes sont copiées dans le dossier de l'élève.

Ouvrez « Réinscriptions » et vérifiez la classe proposée

Touchez « Réinscriptions » dans le menu, ou le bouton du même nom dans la liste des élèves. Chaque ancien élève est affiché avec son matricule, sa dernière année et sa dernière classe, et un badge : sa décision de fin d'année (« Admis », « Redouble ») ou sa sortie (« Transféré », « Abandon »). Tapez un nom ou un matricule pour le retrouver.

Masomo propose la classe de cette année : la classe suivante s'il était admis (Joël KAMBALE, admis en 5e primaire, est proposé en 6e primaire), la même classe s'il redoublait ou s'il était parti en cours d'année (Sifa MUHINDO, abandon en 7e EB, est proposée en 7e EB). Changez-la si besoin.

Touchez « Réinscrire »

Touchez « Réinscrire » sur la ligne de l'élève. Le message « Joël KAMBALE Mumbere est réinscrit(e) en 6e primaire. » s'affiche avec un lien « Voir la fiche », et l'élève quitte la liste.

Depuis la fiche d'un ancien élève, le bouton « Réinscrire en 2026-2027 » fait la même chose : il rappelle le matricule et la dernière classe, propose la classe, et vous touchez « Réinscrire ».

Ouvrez « Passage de classe » et choisissez une classe

Le bandeau rappelle l'année (« Fin d'année 2026-2027 ») et l'année suivante (2027-2028). Chaque classe montre son effectif, les sortis, et son état : « À faire », « 12 / 20 » (décisions en partie prises) ou « Validé ». Touchez une classe.

Vérifiez la décision et la classe de chaque élève

Pour chaque élève, choisissez « Admis », « Redouble », « Orienté », « Abandon », « Transféré » ou, pour la direction de la section, « Non réadmis (discipline) ». Les décisions déjà prises par la délibération sont reprises. En maternelle et en crèche, la décision de passage est posée par la direction de la section : elle seule voit « Non décidés : admis », qui marque admis tous ceux qui n'ont pas encore de décision ; le secrétariat valide ensuite les décisions posées et enregistre les abandons et les transferts.

Sous la décision, la classe de l'année suivante est proposée : la classe suivante pour un admis (même option ; 6e primaire → 7e EB ; même suffixe A, B si elle existe), la même classe pour un redoublant. Changez-la si besoin : la liste propose « Niveau suivant », « Même niveau » et « Autres classes ». Pour un abandon ou un transfert, tapez le motif ou l'école de destination (facultatif).

En fin de cycle, quand votre école n'a pas le niveau suivant (la 6e primaire d'une école primaire, par exemple), la liste propose aussi « Continue dans une école du groupe » : choisissez l'école qui accueillera l'élève, au lieu de « Sortant(e) : quitte l'école ». Pour « Non réadmis (discipline) », tapez le motif, obligatoire ; quand le registre de discipline est en service, un lien « Dossier disciplinaire » mène au dossier de l'élève.

Après la 8e EB, choisissez l'option de chaque admis

En 8e EB, le bandeau rappelle « Après la 8e EB : choisissez l'option des humanités de chaque élève admis. » Choisissez pour chacun sa 1re des humanités (PG, Sociale, Construction, Électricité, Mécanique…). En dernière année (4e des humanités), l'admis est « Diplômé(e) : quitte l'école ».

Touchez « Valider le passage »

Le bouton rappelle le nombre de décisions. Confirmez.

La notification « Passage de 6e primaire validé : 19 admis, 1 redoublant. Inscriptions 2027-2028 créées. » s'affiche en bas de l'écran. La classe passe « Validé ».

Choisissez la classe

L'écran liste vos classes de 6e primaire, de 8e EB et de 4e des humanités, avec l'examen (« ENAFEP », « TENASOSP » ou « Examen d'État (EXETAT) ») et le nombre de fiches remplies. Touchez une classe.

Remplissez les fiches et imprimez la liste

Pour chaque élève : numéro de candidat, centre et, pour l'ENAFEP et le TENASOSP, les points obtenus et le maximum (ou « Absent »). En 4e des humanités, le résultat de l'EXETAT se saisit dans les bulletins avant la délibération, ou à l'étape suivante s'il arrive après. Touchez « Enregistrer ». Le résultat (« Réussi » à partir de 50 %, « Échoué », « Absent ») s'affiche. « Liste des candidats » imprime la liste (PDF) avec le lieu et la date de naissance. Elle est signée au nom du chef d'établissement en fonction (titre et nom, « a.i. » pendant un intérim).

Saisissez un résultat de l'EXETAT attendu

Un élève de 4e dont le résultat n'était pas publié à la délibération a la décision « En attente du résultat national » : le procès-verbal se signe et l'année se clôture sans attendre. Dès la publication, il apparaît en haut de l'écran, dans « Résultats de l'Examen d'État (EXETAT) attendus ». Une confirmation est demandée avant l'enregistrement, car la suite (diplôme ou redoublement) s'applique aussitôt. Tapez les points, le maximum, le centre et la source du résultat (« Palmarès officiel du 3 août »), puis touchez « Enregistrer ».

« AMANI Test : Diplômé(e). Diplômé(e) : l'élève a terminé ses humanités. » ou, en échec, « … l'élève redouble, réinscrit(e) en 4e … ».

Choisissez la section et lisez son réglage

En haut, touchez la section (« Maternelle », « Primaire »…). Le bandeau résume la règle. Par défaut : « Désactivé : les élèves du passage de classe sont inscrits d'office. » À CS SALOMON, le primaire demande un paiement d'au moins 20 $ avant le 15 octobre 2026. En dessous, chaque classe montre ses réinscrits, les confirmés, et « 3 à confirmer » ou « À jour ».

Modifiez le réglage, si besoin

Touchez « Modifier ». Cochez « Confirmer la réinscription par un paiement ». Choisissez « Ce qui confirme la réinscription » :

• « Paiement complet d'un frais » : choisissez le frais (par exemple « Frais d'inscription ») ; toutes ses tranches doivent être soldées ;
• « Montant minimum payé » : tapez le montant et la devise (par exemple 20 $). Un reçu dans l'autre devise est converti au taux du reçu.

Ajoutez éventuellement une « Date limite (facultative) », puis touchez « Enregistrer ».

« Réglage enregistré : les réinscriptions de la section sont à confirmer par paiement. » Les réinscriptions déjà payées sont aussitôt confirmées.

Suivez une classe, rappelez, confirmez ou libérez

Touchez une classe. Chaque élève est « À confirmer » (avec ce qu'il a payé : « 8,68 $ payés sur 20 $ »), « Confirmé » (par paiement ou par la direction), « D'office », ou « Place libérée ».

• « Rappeler » (ou « Rappeler tous » sur la liste des classes) prépare un message WhatsApp pour chaque parent concerné ; touchez ensuite « Ouvrir les messages WhatsApp » pour les envoyer ;
• « Confirmer » confirme sans attendre le paiement (exemption, arrangement), avec un motif ;
• « Libérer la place » retire l'élève de la classe, avec un motif.

Ouvrez « Accès des familles » et choisissez la classe

Touchez « Accès des familles » dans le menu, puis choisissez la classe dans « Choisir une classe… ». Au secondaire, si l'école a ouvert l'espace élève, deux onglets apparaissent : « Parents » et « Élèves ».

Voyez qui a déjà un accès

Une ligne par parent : son nom, son téléphone, les prénoms de ses enfants dans la classe, et « Accès créé » (avec sa dernière connexion, ou « jamais connecté »). En haut, le compte : « 1 / 19 avec accès ». Un parent sans numéro valable porte « Téléphone à corriger ».

Cochez les parents, puis créez les accès

Touchez « Cocher ceux sans accès (18) », ou cochez les parents un par un. Touchez « Créer les accès cochés (18) ».

Envoyez à chacun son message WhatsApp

Le cadre « Accès prêts » affiche, pour chaque parent, son identifiant (son téléphone, par exemple +243989741449) et son mot de passe provisoire. Touchez « WhatsApp » sur chaque ligne : le message de bienvenue s'ouvre, déjà rédigé (adresse de Masomo, identifiant, mot de passe provisoire). Envoyez-le. « Copier tous les messages » copie tous les messages d'un coup.

Maintenant ou jamais Les mots de passe provisoires ne sont affichés qu'une fois. Envoyez les messages avant de toucher « Terminer ». Un parent oublié recevra un nouveau mot de passe depuis la fiche de son enfant.

Pour un seul parent : passez par la fiche de l'élève

Dans l'onglet « Parents » de la fiche, sous chaque parent : créez son accès, donnez-lui un « Nouveau mot de passe » (message WhatsApp prêt), ou désactivez son accès. Au secondaire, l'accès de l'élève se gère de la même façon dans l'onglet « Profil ».

Ouvrez « Apports en nature »

L'écran s'ouvre sur l'onglet « Suivi » : une ligne par classe, avec le nombre d'élèves en règle et la barre de complétude (part des articles réglés).

Choisissez une classe

Touchez une classe, ou choisissez-la dans la liste en haut. Le bandeau rappelle la liste de la classe (par exemple, en 5e primaire A : « 2 × Rame de papier, 4 × Papier hygiénique, 1 × Savon de ménage, 1 × Boîte de craies blanches »). Touchez un statut (« Manquant », « Partiel », « Reçu »…) pour ne garder que ces élèves.

Le bouton « Recevoir » à côté d'un élève ouvre directement sa réception.

Préparez les rappels WhatsApp

Touchez « Préparer les rappels WhatsApp ». Masomo prépare un message par parent qui doit encore quelque chose, dans sa langue, avec la liste des articles restants et leur valeur. Touchez « Ouvrir WhatsApp » à côté de chaque élève, puis « Envoyer » dans WhatsApp.

Le nombre de rappels déjà préparés s'affiche sous le nom de chaque élève.

Ouvrez la fiche des apports d'un élève

Touchez le nom d'un élève. Sa fiche montre, article par article, la quantité demandée, apportée et rachetée, le reste et sa valeur, puis ses reçus de dépôt, ses rachats et ses dispenses. Les boutons « Recevoir », « Racheter » (si vous avez aussi la caisse) et « Rappel WhatsApp » agissent sur cet élève.

Dispensez un élève (direction)

Pour une famille démunie ou un orphelin, la direction touche « Dispenser », choisit « Toute la liste » ou un seul article, écrit le motif, puis touche « Dispenser ». Une dispense se lève plus tard avec « Lever », motif obligatoire.

Les articles dispensés ne sont plus dus ; l'élève passe « Dispensé ».

Ouvrez « Réception »

L'écran demande « Quel élève apporte des articles ? ». En bas, « Mes réceptions d'aujourd'hui » liste vos derniers reçus.

Retrouvez l'élève

Tapez son nom ou son matricule (« TSHIBANDA », « SAL-26-0152 »), ou scannez sa carte, puis touchez l'élève.

Saisissez les quantités apportées

Chaque article de sa liste s'affiche avec ce qui est demandé, déjà apporté ou racheté, et le reste (« / 2 »). Tapez la quantité apportée, ou touchez « Tout reçu » si le parent apporte tout. Indiquez au besoin « Apporté par » et une remarque.

Touchez « Enregistrer la réception »

Le reçu de dépôt est créé avec son numéro (par exemple « AP26-000393 »). Imprimez-le en « Ticket » ou « A5 », téléchargez le « PDF », ou envoyez-le au parent avec « WhatsApp ».

Le stock de chaque article augmente d'autant.

Remettez le reçu

Le reçu indique l'élève, les articles reçus, ce qui reste à apporter avec sa valeur de rachat, et qui a reçu.

Ouvrez le catalogue

Chaque article affiche sa caractéristique, son unité et sa valeur. À CS SALOMON : rame de papier à 17 500 FC, papier hygiénique à 1 500 FC le rouleau, savon de ménage à 1 200 FC…

Ajoutez ou modifiez un article

Touchez « Nouvel article » (ou le crayon d'un article). Remplissez « Nom », « Caractéristique », « Unité », « Valeur de rachat d'une unité » et « Devise » (CDF ou USD), puis « Enregistrer ». Décochez « Article actif » pour ne plus le proposer.

Fixez la liste d'un niveau

Ouvrez « Listes », choisissez le niveau (par exemple « 5e primaire · 5e primaire A, 5e primaire B »). Choisissez l'article, la « Quantité par élève » et, si besoin, la date « Avant le », puis « Enregistrer la ligne ». Le crayon modifie une ligne, la croix la retire.

Ajustez une classe si nécessaire

Sous « Ajustements d'une classe », choisissez la classe, l'article et la quantité, puis « Ajuster la classe ». Une quantité remplace celle du niveau ; un article absent du niveau s'ajoute ; la quantité 0 retire l'article pour cette classe. À CS SALOMON, la 4e Élec demande 3 rames (TFE) au lieu de 2.

Consultez le stock

« Stock restant » donne, pour chaque article, la quantité disponible et les entrées et sorties de l'année. Touchez un article pour filtrer ses mouvements.

Faites un bon de sortie

Touchez « Bon de sortie », choisissez l'article, la quantité, la date, la « Destination » (une classe, bureau, entretien…), la personne à qui vous remettez les articles et l'usage, puis « Enregistrer ».

Le stock diminue ; une sortie qui dépasse le stock est refusée.

Faites l'inventaire

Touchez « Inventaire », comptez les articles et saisissez le stock réel de chacun. Si le compte diffère du stock calculé, écrivez le motif de l'écart (« trois rouleaux mouillés »), puis « Enregistrer ».

Consultez les rapports

L'onglet « Rapports » montre, par article : demandé, reçu, racheté, dispensé, manquant, valeur manquante et stock ; par classe : élèves en règle, partiels, manquants et complétude. « Exporter (Excel) » produit le classeur (par article, par classe, par élève). « PDF » imprime le même rapport, pour toutes les classes ou pour la classe choisie, en A4 paysage : « Rapports des apports en nature », avec la situation au jour de l'impression et « Imprimé par … le … ».

Les valeurs en argent (valeur reçue, rachats encaissés, valeur manquante) ne s'affichent qu'à ceux qui voient les rapports financiers : l'administration, le promoteur, le comptable et le chef d'établissement en fonction. Les autres (secrétariat, autres comptes de la direction) voient les mêmes quantités, sans aucun montant, à l'écran comme dans l'Excel et le PDF ; le cadre bleu le rappelle : « Les valeurs et les rachats encaissés sont réservés à l'administration, au comptable et au chef d'établissement. »

Ouvrez « Effectifs »

Le rapport porte sur l'année consultée et sur l'école où vous travaillez. Avec plusieurs écoles du groupe, deux boutons en haut choisissent entre l'école courante et « Toutes les écoles ». Six cases donnent les chiffres clés : « Effectif » (« … inscriptions dans l'année »), « Garçons », « Filles » (« … % de l'effectif »), « Nouveaux » (« … anciens »), « Arrivées en cours d'année » (« plus de 30 jours après la rentrée ») et « Sorties » (à CS SALOMON : « 1 transferts, 1 abandons »).

Descendez jusqu'aux élèves

La liste « Par section » donne une ligne par section (« … garçons · … filles · … nouveaux », et les sorties s'il y en a), avec l'effectif à droite. Touchez une section pour voir « Par classe », puis une classe pour voir « Élèves de la classe » : le nom, le sexe, l'âge, « Nouveau » ou « Ancien », et la situation (« En cours », « Année terminée », « Transféré », « Abandon », « Exclu », avec la date de sortie). Le fil d'Ariane, en haut, permet de remonter.

Lisez les âges, les options, les entrées et les sorties

« Par âge » répartit les élèves par tranche, garçons et filles, avec l'âge au jour de la rentrée (« Âge au … (rentrée) »). « Par option » fait de même pour les classes à option du secondaire. La courbe « Entrées et sorties par mois » montre les mois où les élèves arrivent et partent. « Évolution par année scolaire » donne, pour chaque année, l'effectif, les garçons, les filles, les nouveaux, les sorties et la « Variation » par rapport à l'année précédente.

Exportez

Dans la barre du rapport : « PDF » (sur le papier de l'école), « Excel » (feuilles « Résumé », « Détail », « Âges et options », « Mois » et « Années ») et « Imprimer » (l'écran, avec l'en-tête de l'école). Les exports suivent le niveau où vous êtes : l'école, une section ou une classe.