Vie scolaire

Ouvrez l'appel

Touchez « Appel » (espace Vie scolaire). L'écran « Appel du jour » s'ouvre sur votre classe (celle dont vous êtes titulaire, sinon la première de votre liste) et sur la date du jour.

Le bandeau bleu annonce « Appel pas encore fait : tout le monde est présent par défaut, touchez seulement les absents et les retards. »

Vérifiez la classe et le jour

En haut, la liste « Classe » propose vos classes avec leur effectif (« 7e EB · 23 élèves »). À côté, le jour : aujourd'hui par défaut. Vous pouvez choisir un jour passé de l'année pour rattraper ou corriger un appel ; les jours à venir ne sont pas proposés. Pour un jour passé, la liste ne montre que les élèves déjà inscrits ce jour-là : un élève inscrit plus tard n'y apparaît pas.

Touchez les absents, les retards et les excusés

Pour chaque élève, trois boutons ronds : A (absent), R (en retard), E (excusé). Un seul geste suffit ; touchez de nouveau le même bouton pour remettre l'élève « Présent ». Toucher le nom de l'élève le marque absent.

• En retard : l'heure d'arrivée se remplit avec l'heure du moment ; corrigez-la dans « Arrivé à » si besoin (Faida KAHINDO, arrivée à 07:48).
• Absent ou excusé : une case « Motif (facultatif) » apparaît (« Rendez-vous à l'hôpital de Virunga »).

L'étiquette « Frais » Si votre rôle vous permet de voir la situation des frais (enseignant, éducatrice, direction), une petite étiquette « Frais » accompagne chaque élève : verte à jour, orange à surveiller, rouge en retard. Elle ne change rien à l'appel ; elle vous permet seulement d'orienter un parent vers la caisse.

Ou scannez les cartes à l'entrée de la classe

Aujourd'hui seulement, touchez « Scanner les cartes » : la caméra du téléphone s'ouvre. Chaque carte présentée marque l'élève présent avec son heure d'arrivée ; un bandeau vert affiche son nom et l'heure (« BOKANGA KAVUGHO Clémence · 16:00 »). Sans caméra, tapez le code de la carte dans « Code de la carte (ou lecteur QR) » puis touchez « OK ».

Quand tout le monde est passé, « Non scannés : absents » marque absents les élèves qui n'ont pas présenté leur carte. Touchez « Fermer la caméra » pour revenir à la liste.

Touchez « Enregistrer »

La barre du bas rappelle l'état de votre saisie (« Modifications non enregistrées »). Touchez « Enregistrer ».

« Appel enregistré à 16:00. Vous pouvez le corriger. » s'affiche dans le bandeau. Vous pouvez encore corriger l'appel, puis enregistrer de nouveau.

Prévenez les parents des absents

Si vous pouvez écrire aux parents (éducatrice, direction, secrétariat), un bouton « Parents » apparaît après l'enregistrement quand il y a au moins un absent. Il ouvre Écrire aux parents avec le message « Absence » et les absents de la classe déjà choisis.

Une fois les messages préparés, la mention « parent prévenu » apparaît sous le nom des absents.

Messages automatiques Si l'administration a coché « Absence du jour » (ou « Retard du jour ») dans La messagerie automatique, le parent est prévenu sans ce bouton, par SMS ou WhatsApp, après le délai réglé par l'école (10 minutes par défaut) : un appel corrigé pendant ce délai n'envoie rien, et « parent prévenu » s'affiche aussi.

Signalez le fait

Touchez « Discipline » (espace Vie scolaire), onglet « Signaler ». Cherchez le ou les élèves par leur nom, leur matricule ou leur carte : chaque élève choisi s'ajoute en haut. Choisissez la catégorie (retard, absence injustifiée, tenue, comportement en classe, violence, fraude ou tricherie, téléphone, dégradation, autre) et la gravité (mineur, grave, très grave). « Date et heure » se remplit avec l'heure présente : corrigez-la si le fait a eu lieu plus tôt (le jour, l'heure et les minutes sont obligatoires). Ajoutez le lieu et une phrase dans « Ce qui s'est passé ». Une victime (un autre élève, ou une autre personne) se note dans « Victime (facultatif) ». Touchez « Signaler ».

Si une case manque ou ne convient pas, rien n'est enregistré : l'erreur s'affiche en rouge sous la case concernée, pour toutes les cases à corriger à la fois (élèves, catégorie, description, date et heure).

La notification « Fait signalé pour 2 élèves. Décidez la mesure dans le registre. » s'affiche en bas de l'écran (pour un enseignant : « … La discipline et la direction en sont informées par le registre. »). Le fait est daté, tracé au journal d'audit et visible dans le registre.

Décidez la mesure

Onglet « Registre » : chaque fait montre ses élèves. Touchez « Mesure » à côté d'un élève et choisissez dans la liste de l'école. Une mesure que vous ne pouvez pas décider est grisée, avec son décideur entre parenthèses. Écrivez, si besoin, un message lu par la famille et une note interne, puis touchez « Décider ».

La notification « Blâme décidé pour … » s'affiche en bas de l'écran. Un refus s'affiche sous la case concernée (la mesure, une date du renvoi, le message ou la note).

Pour imprimer le registre, choisissez d'abord la classe (« Toutes les classes » par défaut), la catégorie et, si besoin, cochez « Afficher les faits annulés ». Touchez ensuite « Registre en PDF » : le PDF reprend les mêmes filtres et les seules classes de vos sections.

Pour un renvoi temporaire, donnez les dates

« Renvoi temporaire » demande le premier et le dernier jour (30 jours au plus) : une date manquante ou impossible est signalée sous sa case. L'inscription de l'élève ne change pas : ses frais, sa carte et son compte restent comme ils sont. Pendant ces dates, l'appel affiche « Renvoyé » à la place des boutons A, R, E.

Convoquez les parents

Touchez « Convoquer » à côté de l'élève, ou le lien « convoquer » sur la ligne d'une mesure (un renvoi, un blâme…) : date, heure, parent convoqué (le principal par défaut) et motif. Si l'élève a déjà une mesure pour ce fait, la liste « Mesure concernée (facultatif) » propose « Aucune : le fait seulement » ou l'une de ses mesures ; ouverte depuis le lien « convoquer », elle est déjà choisie. « Préparer le message » écrit le message WhatsApp dans la langue du parent ; touchez « Ouvrir WhatsApp » pour l'envoyer. La convocation reste un lien WhatsApp à ouvrir, même quand l'école a la messagerie automatique. Le jour venu, touchez « noter » sous la convocation : parents venus (qui est venu) ou absents, et un compte rendu court.

Suivez les alertes et les statistiques

Onglet « Suivi » : les élèves au-delà du seuil du mois (par défaut 4 retards ou 3 absences injustifiées), puis le tableau par classe sur la période choisie (faits, faits graves, mesures, renvois, convocations, retards, absences injustifiées). Les alertes apparaissent aussi sur l'accueil du titulaire et de la direction.

Sous le tableau, la ligne « Comparée à la période précédente » compare chaque total (faits, graves, mesures, renvois, retards, absences injustifiées) à la même durée juste avant : une hausse des faits est montrée comme défavorable. « Statistiques en PDF » imprime ces chiffres pour la période et la classe choisies ; « Imprimer » imprime l'écran.

Validez la conduite au bulletin

Onglet « Conduite » : choisissez la classe et la période. Chaque élève a sa proposition (« Proposé : B · Avertissement écrit »). « Reprendre les propositions » remplit les cases vides ; corrigez au besoin, puis « Enregistrer ». Une conduite différente de la proposition est entourée d'orange et notée au journal.

Réglez la liste de l'école

Onglet « Réglages » (directeur de discipline, direction) : libellé, décideur et plafond de conduite de chaque mesure, d'après votre règlement d'ordre intérieur ; ajout d'une mesure ; seuils d'alerte ; choix proposé pour une évaluation manquée pendant un renvoi (« Abs. excl. » par défaut, ou « Abs. 0 »).

Ouvrez l'écran et choisissez votre poste

Sur téléphone, touchez le bouton rond central « Scanner » ; sur ordinateur, « Scanner une carte ». Choisissez votre poste : « Entrée de l'école », « Entrée en classe », « Bus : montée », « Bus : descente », « Sortie de l'école », « Retrait de l'enfant », « Bibliothèque », « Cantine », « Examen » et, pour la caisse, « Caisse ».

Réglez le poste

En haut, le nom du poste et le nombre d'élèves scannés aujourd'hui à ce poste. Touchez « Changer » pour choisir un autre poste. Selon le poste :

• « Lieu (facultatif, ex. Porte principale) » : le lieu du poste ; pour le bus, son numéro ou son circuit (« Bus n° 2, circuit Himbi ») ;
• « Entrée en classe » : la classe (« Classe : toutes » par défaut) ;
• « Préparer le message WhatsApp au parent » (entrée, bus, sortie, retrait) : cochez-le pour prévenir le parent de chaque passage, dans sa langue.

Présentez la carte devant la caméra

La caméra arrière s'ouvre toute seule. Placez le QR de la carte dans le cadre blanc : un bip et une vibration confirment la lecture. Si la caméra ne fonctionne pas, tapez le code de la carte dans « Code de la carte, ou scannez avec un lecteur », puis touchez « Vérifier ». Un lecteur QR branché sur l'ordinateur (USB ou Bluetooth) tape le code tout seul.

Le résultat occupe tout l'écran : photo, nom, classe, matricule, présence du jour et, s'il est préparé, le bouton « Envoyer le message au parent (WhatsApp) ».

Lisez la couleur du résultat

• Vert : « Carte valide » (ou « Vérifiez la personne » au retrait). L'élève passe. Sans message à envoyer, le poste reprend tout seul après 2 secondes et demie.
• Orange : « À vérifier ». L'élève est connu mais quelque chose est à contrôler : frais en retard, élève d'une autre classe au poste « Entrée en classe », aucune personne autorisée au retrait.
• Rouge : « Refusé », « Ancienne carte » ou « Hors de votre école ». La carte ne doit pas être acceptée.
• Noir : « Carte inconnue » ou « Code non reconnu ». Vérifiez l'identité de l'élève.

Au retrait, vérifiez la personne

Au poste « Retrait de l'enfant », le résultat affiche la liste « Personnes autorisées à récupérer l'enfant » : les parents autorisés et les personnes déclarées par la famille (nom, lien, téléphone, photo).

• La personne est sur la liste : touchez « Remettre » à côté de son nom. « Enfant remis à … à 12:10. » s'affiche et la sortie est enregistrée.
• Elle n'est pas sur la liste : tapez son nom dans « Personne qui n'est pas sur la liste » et touchez « Refuser ». L'enfant reste à l'école ; la direction voit l'alerte dans Petite enfance.

Touchez « Carte suivante »

Si un message est prêt, touchez d'abord « Envoyer le message au parent (WhatsApp) » : WhatsApp s'ouvre avec le texte ; touchez « Envoyer », puis revenez. Touchez ensuite « Carte suivante ». Sous la caméra, « Mes derniers scans » liste vos derniers passages de la journée à ce poste, avec une pastille de couleur.

Ouvrez « Absences et retards » et choisissez la période

Le rapport s'ouvre sur le mois en cours. Dans la barre du rapport, choisissez « Jour », « Semaine », « Mois », « Trimestre », « Année scolaire » ou « Période libre » (du … au …). Les flèches « Période précédente » et « Période suivante » font avancer ou reculer d'un cran. Sous la période, une ligne rappelle les comparaisons : « Comparée à … et à … ». Avec plusieurs écoles du groupe, deux boutons en haut choisissent entre l'école courante et « Toutes les écoles ».

Lisez les chiffres clés et la comparaison

Quatre cases : « Taux de présence » (« … marques d'appel »), « Absences » (« … justifiées · … non justifiées »), « Retards » et « Renvois (discipline) » (« hors du taux de présence »). Le tableau « Comparaison » met côte à côte la période, la période précédente et la même période de l'an passé, pour « Absences (justifiées ou non) », « dont non justifiées », « Retards » et « Taux de présence (%) », avec la variation. Les courbes « Absences par mois » et « Retards par mois » suivent l'année scolaire, contre les mêmes mois de l'an passé.

Descendez jusqu'à l'élève

La liste « Par section », puis « Par classe », puis « Par élève » donne pour chaque ligne « Présence … % · … justifiées · … non justifiées · … retards », le nombre d'absences (« … abs. ») et la variation par rapport à la période précédente. Touchez un élève : « Jours de … » liste chaque jour d'absence, de retard ou de renvoi, avec l'heure d'arrivée et le motif. Le cadre « Élèves les plus absents » donne les 10 élèves qui ont le plus d'absences (puis de retards), par exemple « 2 abs. (0 just.) · 1 ret. ».

Exportez

« PDF » (sur le papier de l'école), « Excel » (feuilles « Résumé », « Détail », « Mois » et « Plus absents ») et « Imprimer ». Les exports gardent la période et le niveau choisis.

Ouvrez l'écran et choisissez le groupe

Touchez « Petite enfance ». Le bandeau bleu donne la date, le groupe et son effectif (« Maternelle · 19 enfants ») ; touchez un autre groupe (« 2e maternelle ») pour en changer. Le bandeau donne aussi accès au « Menu » et aux « Départs ». Sous le bandeau, les retraits refusés non traités apparaissent en rouge et les fièvres en orange. Cinq volets : « Journal », « Tableau » (voir Tableau du groupe), « Santé », « Croissance », « Retraits ».

Cochez les enfants, puis touchez un geste

Dans « Journal », touchez les vignettes des enfants concernés (« Tous » : tout le groupe ; « Présents » : les enfants arrivés et pas encore partis). Les gestes apparaissent en bas. En maternelle, la première ligne « Toilettes » note « Pipi », « Selles » ou « Accident » en un geste ; dessous : « Arrivée », « Repas », « Dort », « Réveil », « Tempér. », « Médic. », « Activité », « Humeur », « Note », « Biberon ». Un geste s'applique à tous les enfants cochés, à l'heure du moment, ou il y a 10, 20 ou 30 minutes (boutons « −10 », « −20 », « −30 min »).

Un message confirme le geste, et chaque vignette se met à jour (« 1 repas », « Dort (13:05) », « 38,4 °C »…). Touchez la flèche d'une vignette pour ouvrir la fiche de l'enfant.

Envoyez les rapports du jour aux parents

Touchez « Rapports ». Pour chaque enfant dont la journée a été notée, le bouton « WhatsApp » ouvre le rapport du jour prêt à envoyer au contact principal. Après l'envoi, la ligne indique « envoyé à 16:05 ». « Sans numéro » : aucun numéro valable n'est enregistré pour le parent.

Surveillez la santé du groupe

Le volet « Santé » liste, enfant par enfant, les allergies (rouge : sévère, orange : modérée, gris : légère), les vaccins en retard et les médicaments du jour. « Liste cuisine (allergies) » imprime la liste du groupe pour la cuisine et le réfectoire ; « Tous les groupes » la donne pour toute la maternelle.

Ouvrez la fiche d'un enfant

Touchez un enfant : sa fiche regroupe ses volets « Journal », « Santé », « Croissance », « Retraits ». Le volet « Santé » se divise en « Allergies », « Vaccins », « Médicaments », « Incidents » et « Fiche » (groupe sanguin, régime, centre de santé, contact d'urgence, autorisations). Le calendrier des vaccins suit le PEV : chaque dose a sa date prévue ; touchez « Noter » pour enregistrer une dose (date et lieu), ou « Corriger » pour une dose déjà notée.

Suivez la croissance

Le volet « Croissance » donne pour chaque enfant la dernière mesure (poids, périmètre brachial, date) et ses alertes ; les enfants en alerte sont en tête. Notez une nouvelle pesée depuis la fiche de l'enfant, volet « Croissance ».

Dans la fiche de l'enfant, dès qu'une mesure existe, « Courbe en PDF » imprime sa courbe et ses mesures, avec son groupe, son âge et sa date de naissance. L'impression est notée au journal d'audit.

À la sortie, vérifiez qui vient chercher l'enfant

Dans « Retraits », chaque enfant a son heure d'arrivée et un bouton « Sortie ». Touchez « Sortie » : « Qui vient chercher Aimé ? » affiche les personnes autorisées avec leur photo, leur lien et leur pièce d'identité. Touchez la personne qui se présente, puis « Confirmer la sortie ».

« Sortie enregistrée à 12:15 avec Mme Furaha Habimana Neema. » L'heure de départ s'inscrit dans le journal du jour.

Les personnes autorisées se tiennent dans la fiche de l'enfant, volet « Retraits » : photo de chaque adulte (« Ajouter la photo »), code de retrait (« Créer le code de retrait »), et « Ajouter une personne autorisée » (nom, lien, téléphone, date de naissance, pièce d'identité, photo, dates). La direction valide les nouvelles personnes.

Un parent ou tuteur rattaché à l'enfant par le secrétariat (fiche de l'élève, inscription) porte « À valider » et la mention « En attente de la validation de la direction. » : il ne peut pas encore récupérer l'enfant. La direction (ou la responsable de la crèche) touche « Valider », ou tape le « Motif du refus » et touche « Refuser ».

Refusez une personne qui n'est pas autorisée

Si la personne n'est pas sur la liste, touchez « Personne non autorisée », notez son nom et ce qu'elle dit (« Dit être un voisin, sans pièce d'identité »), puis touchez « Refuser et alerter la direction ». L'enfant reste à l'école.

La tentative est enregistrée et apparaît en rouge en haut de l'écran pour la direction, jusqu'à ce qu'elle soit traitée.

Direction : traitez l'alerte

La direction (ou le secrétariat) touche « Traiter » sur l'alerte, note la « Suite donnée » (« Maman jointe : elle viendra elle-même à 12 h 30 ») et touche « Marquer comme traité ». L'alerte disparaît de l'écran ; la trace reste.

Ouvrez le journal du groupe

Touchez « Petite enfance ». Chaque vignette résume la journée de l'enfant : « Arrivé 07:15 », « Dort (12:30) », « 3 chg. · 2 selles », « 360 ml », « Sieste 1 h 48 », une température en rouge, « Peu mangé 2 j ». Le badge rouge « Allergie » rappelle une allergie.

Touchez les enfants, puis l'état de la couche

Touchez une ou plusieurs vignettes (« Présents » coche tous les enfants arrivés). La barre de saisie apparaît en bas. En crèche, la première ligne est le change en deux touches : « Sèche », « Mouillée », « Selles » ou « Les deux ». Cochez « crème » avant si une crème a été appliquée. En maternelle, cette ligne devient « Toilettes » : « Pipi », « Selles », « Accident ».

« Change enregistré pour 4 enfants. » Les vignettes se mettent à jour.

Notez après coup si besoin

Par défaut, l'heure est « Maintenant ». Si vous notez plus tard (coupure de réseau, feuille papier de secours), touchez « −10 », « −20 » ou « −30 min » (il y a 10, 20 ou 30 minutes) ou choisissez une heure précise, puis le geste. L'heure revient à « Maintenant » après chaque geste.

Utilisez les autres gestes

« Arrivée », « Dort » et « Réveil » s'enregistrent d'un geste (le réveil ne concerne que les enfants qui dorment). « Biberon » propose les quantités courantes (60 à 240 ml) et le contenu (lait maternel, lait artificiel…). « Repas » affiche le menu du jour (voir Menu du jour). « Tempér. », « Médic. », « Humeur » et « Note » ouvrent un petit panneau. « Activité » note une activité de groupe avec une photo facultative.

Dans « Note », cochez « Note interne (pas pour les parents) » pour une information réservée à l'équipe : elle n'apparaît ni dans le rapport WhatsApp ni dans l'espace famille.

Ouvrez la fiche d'un enfant pour voir ses compteurs

Touchez la flèche d'une vignette. En tête du volet « Journal », les compteurs du jour : « Changes » (dont selles), « Biberons » (et le total en ml), « Repas », « Sieste » (durée totale, « dort depuis… »), « Température » (la plus haute). Dessous, le fil de la journée heure par heure ; la croix retire une ligne notée par erreur.

Ouvrez le menu de la semaine

Dans « Petite enfance », touchez « Menu ». Les flèches changent de semaine. Chaque jour liste ses repas et leurs éléments ; sous un élément, « Allergènes : » et, en rouge, « Ne pas servir à : » les enfants allergiques.

Ajoutez un élément

Touchez « Ajouter » sur le jour. Choisissez le repas (« Petit-déjeuner », « Collation », « Déjeuner », « Goûter ») et le type (« Bouillie », « Thé », « Collation », « Repas », « Fruit », « Boisson »). Écrivez l'élément, touchez les allergènes courants (« Arachide », « Lait », « Œuf », « Blé »…) ou tapez-les séparés par des virgules, puis « Ajouter au menu ».

Astuce « Reprendre la semaine précédente » recopie le menu sur les jours encore vides de la semaine affichée.

Au repas, cochez la quantité mangée

Dans le journal, cochez les enfants puis touchez « Repas » : le menu du jour s'affiche, repas par repas. Touchez la quantité sous chaque élément. Un élément encadré de rouge porte « Allergie : » et le prénom de l'enfant concerné.

Dans une saisie groupée, l'enfant allergique est écarté : « Allergie : non noté pour Joël HABIMANA (Arachide) (« Bouillie de maïs et arachide »). Notez son repas de remplacement. »

Imprimez la liste pour la cuisine

Touchez « Liste cuisine du jour » : le menu du jour avec ses allergènes, le nombre d'enfants présents par groupe, et pour chaque enfant allergique la conduite à tenir et « Aujourd'hui, ne pas servir : … ».

Ouvrez le volet « Tableau »

En haut, le nombre d'enfants présents, d'adultes, le ratio (« 1 adulte pour 3 enfants · cible 1 pour 5 ») et le nombre d'enfants en retard. Les enfants en retard viennent en premier. Touchez un rappel (« Biberon en retard (3 h 20) ») : l'enfant est coché dans le journal et le geste s'ouvre.

Vérifiez le ratio adultes / enfants

Le cadre devient rouge quand il y a plus d'enfants présents que les adultes ne peuvent en garder. Touchez « Modifier » pour noter le nombre d'adultes réellement présents aujourd'hui.

Direction : réglez les rappels et les groupes

Touchez « Réglages » (bandeau bleu). Par section : « Fièvre à partir de (°C) », « Enfants par adulte (au plus) », « Change toutes les (minutes) », « Biberon toutes les (minutes) », « Sieste signalée au-delà de (minutes) », puis « Enregistrer ». Dessous, touchez les noms pour affecter les éducatrices à chaque groupe.

Notez la température ; la direction voit l'alerte

Cochez l'enfant, touchez « Tempér. », tapez la valeur (« 37,9 ») et « Valider ». À partir du seuil, Masomo répond « Fièvre enregistrée (37,9 °C) : prévenez le parent. » et ajoute une fièvre au dossier santé. En haut de l'écran, un cadre orange signale la fièvre ; la direction touche « Vu » quand elle s'en est occupée.

Donnez un médicament seulement s'il est autorisé

Cochez l'enfant et touchez « Médic. ». Seuls les médicaments autorisés par le parent et en cours aujourd'hui s'affichent, avec leur horaire et les prises déjà faites. Touchez « Donné » et confirmez. Sans autorisation, Masomo l'écrit en rouge : aucun médicament ne peut être donné.

L'autorisation se saisit dans la fiche de l'enfant, volet « Santé », « Médicaments », bouton « Autorisation du parent » : médicament, dose, horaire, « Intervalle minimal (min) » entre deux prises, nombre maximal de prises par jour, dates (30 jours au plus), le parent ou tuteur qui autorise (« Autorisé par ») et l'« Autorisation signée (photo ou PDF) », obligatoire. Une autorisation sans pièce signée est marquée « pièce jointe manquante » et ne permet aucune prise.

Anti double dose. Si une prise est déjà notée trop près, ou si le maximum du jour est atteint, Masomo s'arrête : « Une prise est déjà notée à 12:05 (moins de 60 min d'écart). » ou « Maximum du jour atteint (2 prises sur 2). » Une prise quand même nécessaire (avis du médecin) demande un motif, tracé. Les prises d'un même médicament comptent ensemble, même sous deux autorisations (« … déjà donnée aujourd'hui sous une autre autorisation »), et une deuxième autorisation en cours du même médicament est refusée : arrêtez d'abord la précédente (« Arrêter avant la fin », motif « nouvelle ordonnance »). Une prise notée par erreur, le jour même, se retire avec « Retirer la prise de 12:05 » et un motif, tracé.

Notez un incident et prévenez le parent

Fiche de l'enfant, volet « Santé », « Incidents », « Noter un incident de santé ». Décrivez ce qui s'est passé, les soins donnés et, si besoin, une « Note interne » (jamais montrée aux parents). Après l'enregistrement, le bouton « Envoyer le message par WhatsApp » ouvre le message prêt. La ligne indique ensuite « Parent informé », puis « Lu par le parent » quand il a touché « J'ai lu » dans son espace (ou « Le parent a lu » si vous l'avez eu au téléphone).

Ouvrez « Départs »

Les enfants encore présents viennent d'abord, puis ceux qui sont partis (« Parti à 13:50 avec … »). Pour chaque enfant qui part, touchez « Sortie » pour vérifier la personne autorisée, puis « WhatsApp » : le rapport s'ouvre prêt à envoyer. La ligne passe à « rapport envoyé à … ».

Relisez le rapport d'un enfant

Dans la fiche de l'enfant, volet « Journal », le cadre « Rapport aux parents » montre le texte exact qui part, puis « Envoyer par WhatsApp ». Le rapport du jour part en français tant qu'il n'est pas traduit dans la langue du parent ; les messages de santé (incident, fièvre) et l'avis d'ajout d'une personne à la liste des retraits partent dans la langue du parent dès que l'école a validé la traduction (« Messages aux parents », modèles « Santé » et « Liste des personnes autorisées au retrait »). Chaque envoi est gardé dans l'historique des messages aux parents.

Imprimez une fiche

En haut de la fiche de l'enfant (voir la capture de la fiche de l'enfant) : « Rapport de la semaine » (jour par jour, du lundi au jour même), « Fiche du mois » (fiche de suivi mensuelle : synthèse, croissance, vaccins, jour par jour, incidents, observations et signatures) et « Référence au centre de santé » (motif proposé à partir des alertes, éléments observés, allergies, vaccins en retard, et la partie « Retour du centre de santé » à remplir par le centre).

Ouvrez l'écran

Touchez « Parents » (espace Vie scolaire) ; à la caisse, « Messages aux parents » (espace Finances). L'écran « Messages aux parents » s'ouvre sur l'onglet « Envoyer ».

Choisissez le message et les destinataires

Dans « Message », choisissez le modèle : « Communiqué de l'école », « Absence », « Retard », « Rappel d'impayé », « Résultats disponibles », « Journal de la crèche ». Dans « Destinataires » : « Une classe », « Toutes mes classes », « Absents du jour », « Retards du jour » ou « Parents ayant des impayés ». Choisissez la « Classe » et, pour les absents et les retards, le « Jour ».

Dans « Langue », gardez « Langue de chaque parent » : chacun reçoit le message dans la langue enregistrée sur sa fiche. « Français pour tous » envoie le texte français à tout le monde.

Tapez le texte, si le modèle le demande, et relisez l'aperçu

Pour un communiqué, tapez le texte dans « Texte du communiqué » (1 000 caractères au plus) ; pour les résultats, la période et un lien (facultatifs) ; pour le journal de la crèche, le texte commun. L'aperçu montre le message du premier parent, le nombre d'élèves, le nombre de parents joignables et les langues. « traduction à relire » signale une traduction que l'école n'a pas encore vérifiée.

Choisissez l'envoi, puis envoyez

Si l'école a des crédits, le cadre « Envoi » propose deux choix : « Automatique : SMS ou WhatsApp selon le canal de chaque parent » (avec le solde de crédits) ou « Liens WhatsApp à ouvrir un par un » (gratuit). Sans crédits, ou si Genius ICT n'a pas réglé l'envoi, ce cadre n'apparaît pas : seuls les liens existent.

• Automatique : touchez « Envoyer 2 messages ». Le haut de l'écran annonce « 2 envoyés automatiquement » et le nombre de crédits utilisés ; chaque ligne montre le parent, le canal et l'état du message (« En file », « Envoyé », « Remis », « Lu » ou « Échec »). Un parent qui ne peut pas être joint par son canal (canal non réglé, numéro invalide, crédits insuffisants) reste un lien à ouvrir, dans la même liste.
• Liens WhatsApp : touchez « Préparer 2 messages WhatsApp ». La liste des parents apparaît, un lien par parent, avec l'élève, la langue et le numéro. Touchez « Ouvrir le suivant » (ou une ligne) : WhatsApp s'ouvre avec le message ; touchez « Envoyer », puis revenez. Le compteur avance (« 1 / 2 liens ouverts »).

En bas, « Sans numéro de parent valable » liste les élèves pour lesquels aucun message n'a pu être préparé. Touchez « Nouvel envoi » pour recommencer.

Adaptez les modèles et faites relire les traductions

Direction et administration : onglet « Modèles ». Choisissez l'événement (le chiffre orange compte les traductions « À relire »). Chaque traduction s'affiche à côté du français. Modifiez le texte en gardant les variables entre accolades et touchez « Enregistrer » ; quand une personne qui parle la langue a vérifié la traduction, elle touche « Valider cette traduction » (son nom et la date s'affichent). Tant qu'une traduction n'est pas validée, le parent reçoit le français ; modifier une traduction validée retire la validation. « Texte par défaut » revient au texte d'origine.

Retrouvez les messages dans l'historique

L'onglet « Historique » liste les messages préparés ici, au poste de scan ou à la caisse, et les messages partis automatiquement : parent, événement, élève, début du texte, état et heure. Pour un lien : « Préparé » (pas encore ouvert) ou « Lien ouvert ». Pour un envoi automatique : le canal et l'état, par exemple « SMS · Remis » ou « WhatsApp · Lu ». « Lot » rouvre la liste d'un envoi groupé pour ouvrir les liens restants.

Le bouton « Excel » de l'historique télécharge les mêmes messages que la liste (5 000 au plus, les plus récents d'abord) : date, parent, téléphone, élève, événement, destinataires, canal, état, « Préparé par » et texte. Le téléchargement est noté au journal d'audit.