Établissement

Ouvrez « Établissements »

Dans l'espace Établissement, touchez « Établissements ». En haut, la carte « Groupe scolaire » rappelle le nom du groupe et de son promoteur (« Groupe scolaire Salomon · M. Salomon Kakule Mbayahi ») ; « Modifier » ouvre ses champs « Nom du groupe scolaire », « Promoteur », « Téléphone », « E-mail » et « Adresse », puis « Enregistrer ». Cette carte n'apparaît que pour l'administration du groupe.

Dessous, une ligne compte les écoles et, si un ancien abonnement forfaitaire en fixe un, rappelle le nombre prévu (« 1 établissement · 1 prévu par l'abonnement »). Chaque école apparaît ensuite sur une carte : logo, nom, code, ville, sections actives, nombre de classes et d'élèves de l'année consultée.

Touchez la carte d'une école pour ouvrir sa fiche.

Installation neuve Sur une installation qui vient d'être faite, la carte « Groupe scolaire » est ouverte (« Pas encore renseigné : nom du groupe et du promoteur. ») et un cadre annonce « Aucune école pour l'instant ». Renseignez le groupe, puis touchez « Ajouter une école ». Tant qu'aucune école n'existe, les écrans qui en ont besoin (personnel, caisse, vitrine…) ramènent ici avec le message « Aucune école n'est encore créée : commencez par créer l'école et ses sections. » Voir Installer Masomo.

Complétez l'identité de l'école

Le premier bloc, « Identité de l'école », regroupe ce qui s'imprime sur les reçus, les cartes et la vitrine :

• « Nom de l'école » : le nom complet, par exemple « Complexe scolaire Salomon » ;
• « Code (2 à 6 lettres) » : il préfixe les matricules des élèves (SAL-26-0001 à CS SALOMON). Seules les majuscules et les chiffres sont acceptés ;
• « Nom court », « Devise », « Régime » (privée agréée, conventionnée ou publique ; le « Réseau conventionné » apparaît pour une école conventionnée), « Chef d'établissement », « Ville », « Adresse », « Téléphone », « Second téléphone », « WhatsApp » et « E-mail ».

Tapez les numéros comme vous en avez l'habitude : « 0991 234 567 », « +243 81 234 5678 », « 00243 991 234 567 ». À l'enregistrement, Masomo les écrit au format international (+243991234567), et le champ affiche aussitôt le numéro tel qu'il est enregistré. L'école peut aussi donner un numéro fixe, ou un numéro étranger avec son indicatif (+250…). Le « Second téléphone » s'affiche dans l'espace famille (bouton « Appeler … ») et sur la vitrine.

Le « Chef d'établissement » est le nom imprimé sur les bulletins des sections qui n'ont pas encore de chef enregistré. Un changement de chef ou un intérim se fait dans « Chefs d'établissement », par le lien affiché sous le champ (voir Les chefs d'établissement).

Touchez « Enregistrer » en bas du bloc.

La notification « Enregistré. » s'affiche en bas de l'écran, puis disparaît seule. Un numéro refusé est signalé en rouge sous son champ, et rien n'est enregistré.

Cochez les sections de l'école

Sous l'identité, « Sections de l'école » : cochez Crèche, Maternelle, Primaire et Secondaire selon ce que l'école organise. Chaque section est gérée séparément, avec sa propre direction : à CS SALOMON, M. Jean-Pierre Paluku dirige la maternelle et le primaire, M. Désiré Mumbere (préfet) le secondaire, Mme Jeanine Kahindo Muhasa (responsable) la crèche.

Touchez « Enregistrer ».

Remplissez l'en-tête officiel des bulletins

Le bloc « En-tête officiel des bulletins » reprend les mentions exigées sur les documents EDU-NC : « Province éducationnelle », « Sous-division », « Commune ou territoire », « Code de l'école », « Numéro d'agrément ».

Une section peut avoir son propre en-tête : touchez son nom (Maternelle, Primaire, Secondaire) pour déplier ses champs « Nom officiel de la section », « Code », « Agrément » et « Titre du responsable ». À CS SALOMON, les bulletins du secondaire portent « Institut Salomon » et « Préfet des études », ceux du primaire « EP Salomon » et « Directeur ». Un champ laissé vide reprend la valeur de l'école.

Touchez « Enregistrer ».

Choisissez l'arrondi des cotes calculées

Quand un enseignant note la période par interrogations, devoirs et exposés, Masomo calcule la cote de période : total des notes ÷ total des maxima × maximum de la période. Dans « Arrondi de la cote de période », choisissez « Au demi-point (12,57 → 12,5) », « À l'unité (12,57 → 13) » ou « Au dixième (12,57 → 12,6) », puis touchez « Enregistrer ».

Envoyez le logo, puis choisissez les couleurs

Dans « Identité visuelle », touchez « Envoyer le logo » (ou « Changer le logo ») et choisissez l'image sur le téléphone ou l'ordinateur : JPEG, PNG ou WebP. Le logo apparaît aussitôt, et Masomo propose sous « Couleurs trouvées dans votre logo » les teintes dominantes de l'image.

Touchez « Principale » ou « Secondaire » à côté d'une teinte pour l'appliquer, ou tapez un code couleur (#0A5EA8) dans « Couleur principale », « Couleur secondaire » ou « Couleur d'accent ». Choisissez aussi la « Police des titres » et la « Police du texte ».

L'« Aperçu de l'accueil » (à droite sur ordinateur, en bas sur téléphone) montre, en direct, l'accueil de l'application aux couleurs de l'école : le bandeau dans la couleur principale, avec le logo, le nom court et l'année ; la cloche et son compteur dans la couleur secondaire ; la carte de votre compte (nom, rôle, « Mon profil »), trois chiffres d'exemple et deux grands boutons ; un montant masqué (« Encaissé aujourd'hui », l'œil pour l'afficher) et « Paiement enregistré » dans la couleur d'accent. Les chiffres sont des exemples. L'aperçu suit les couleurs, les polices et le nom saisis, avant l'enregistrement ; le logo y apparaît une fois envoyé.

Touchez « Enregistrer l'identité visuelle ».

La page se recharge et la notification « Identité visuelle enregistrée. » s'affiche en bas de l'écran : l'espace école, les documents et la vitrine prennent les nouvelles couleurs.

Ouvrez « Classes et options »

Les classes de l'année en cours s'affichent par section, avec leur titulaire, leur effectif sur leur capacité (« 24 / 45 ») et un badge : « Bulletin officiel » (la grille vient du référentiel), « Bulletin à confirmer » (option préconfigurée hors bibliothèque officielle, voir plus bas), « Modèle attendu » (maternelle, en attendant le modèle officiel), « Suivi » (crèche) ou « Sans modèle ».

Vérifiez les options (secondaire)

Touchez l'onglet « Options ». Chaque option des humanités affiche son nombre de classes cette année et son état « Active » ou « Inactive » (touchez le badge pour changer). Une option inactive n'est plus proposée à la création d'une classe ; ses classes existantes ne changent pas. Une option dont les bulletins sont préconfigurés, absents de la bibliothèque officielle, porte en plus le badge « À confirmer ».

Pour corriger le nom d'une option (faute de frappe, nom officiel du référentiel), touchez son crayon (« Renommer »). Dans la fenêtre « Renommer l'option », changez le « Nom de l'option » (les noms du référentiel sont proposés pendant la saisie) et, si besoin, l'« Abréviation (pour les noms de classe) », puis touchez « Renommer ». Les classes de l'année en cours (et de l'année suivante déjà préparée) dont le nom suivait l'option prennent le nouveau nom : « 3e Com » devient « 3e CG » si l'abréviation passe de « Com » à « CG ». Les classes des années passées gardent le leur.

La page se recharge avec la notification « Option renommée « Commerciale et gestion ». 4 classes renommées. » en bas de l'écran. Si des classes de l'option n'ont pas encore de grille, la notification le dit (« 2 classes sans grille : ouvrez la grille de la classe pour appliquer la grille officielle. »).

Ajoutez une option

Touchez « Nouvelle option ». Dans la liste « Option », choisissez de préférence une option du groupe « Référentiel officiel (bulletin automatique) » : les années couvertes sont entre parenthèses. Le groupe « Préconfigurées, à confirmer (hors bibliothèque officielle) » propose les options courantes dont le client n'a pas le bulletin officiel : Commerciale et gestion, Informatique de gestion, Électronique, Mécanique générale, Coupe et couture, Imprimerie, Chimie industrielle, Pétrochimie, ainsi que Biochimie et Mathématiques-physique (anciennes options remplacées par « Scientifique » depuis 2021-2022, gardées pour les écoles qui utilisent encore ce libellé). Leurs classes reçoivent une grille complète (branches, maxima, heures de l'onglet « Cours »), reprise de sources en ligne et marquée « à confirmer ». De même, « Scientifique (1re, 2e, 3e) — 4e à confirmer » : la 4e scientifique est préconfigurée d'après le programme national de 2021. « Autre option (sans modèle officiel)… » permet de saisir un nom libre, mais ses classes n'auront pas de bulletin officiel : leur grille sera à saisir, ou à copier d'une classe d'une option proche (voir Remplir la grille d'une classe). Remplissez l'« Abréviation (pour les noms de classe) » (elle forme le nom des classes : « 3e Sc ») et, si vous le souhaitez, la « Présentation (vitrine) ».

Touchez « Ajouter l'option »

La notification « Option « Scientifique » ajoutée. » s'affiche en bas de l'écran. L'option apparaît dans la liste, prête pour la création de ses classes.

Créez une classe

Touchez « Nouvelle classe » (ou « Classe » dans le bloc d'une section). Choisissez successivement :

• la « Section », puis le « Cycle » au secondaire (« Éducation de base (7e-8e) » ou « Humanités (1re-4e) ») ;
• l'« Année » (1re, 2e, 3e…) et, aux humanités, l'« Option » ;
• une « Lettre » facultative pour les classes parallèles (A, B…), la « Capacité », le « Titulaire » ;
• au primaire (1re, 2e, 6e), « Enseignement spécial » pour un bulletin adapté (langue des signes, braille) ;
• la « Grille des branches » : celle de la même classe l'an passé (avec vos ajustements) ou la « Grille officielle », quand les deux existent.

Le cadre gris annonce le nom de la classe (« La classe s'appellera 3e Sc ») et le bulletin officiel appliqué, avec son nombre de branches et, le cas échéant, les « valeurs à confirmer ».

Touchez « Créer la classe »

La notification « Classe « 3e Sc » créée avec la grille officielle (20 branches). » s'affiche en bas de l'écran, et la classe apparaît dans sa section.

Vérifiez ensuite sa grille (voir La grille des branches d'une classe), surtout si des valeurs sont à confirmer.

Réglez la fiche de la classe

Touchez une classe. Sa fiche montre le bulletin officiel appliqué et la « Grille des branches » avec les maxima de chaque période, examen et trimestre (ou semestre). Dans « Réglages », choisissez le « Titulaire », la « Capacité » et la « Salle », puis touchez « Enregistrer » : la notification « Enregistré. » s'affiche en bas de l'écran. Le bouton « Maxima et enseignants » ouvre la grille modifiable.

La liste « Titulaire » ne propose que le personnel rattaché à la section de la classe (sections cochées sur sa fiche, voir Le personnel) : un enseignant du primaire n'apparaît pas pour une classe du secondaire. Sous la liste, « N membres du personnel sans section renseignée ne sont pas proposés : compléter leur fiche » mène directement à ces fiches.

Tant qu'aucun élève n'y est inscrit, une classe créée par erreur se supprime avec « Supprimer », en bas de la fiche.

Ouvrez la grille de la classe

Dans « Classes et options », touchez la classe, puis « Maxima et enseignants ». En haut, le bandeau rappelle le bulletin officiel, le nombre de branches et les « Maxima d'une période ». Les branches sont groupées par domaine, avec leurs maxima (« Période 10 · Examen 20 »), leur groupe de sous-total et, si des cotes existent déjà, leur nombre.

Remplissez ou remplacez la grille de la classe

Une classe sans branche (option renommée, option « Autre », classe créée avant que le référentiel ne connaisse son option) affiche en haut, ouvert, le bloc « Remplir la grille de cette classe ». Une classe qui a déjà des branches le montre replié, sous le nom « Remplacer la grille ». Il propose, quand ils existent :

• le bulletin du référentiel : « Bulletin officiel : … » ou, pour une option préconfigurée, « Bulletin préconfiguré, à confirmer : Humanités · Commerciale et gestion · 1re année · 17 branches », avec le bouton « Appliquer cette grille » ;
• « Copier la grille d'une autre classe (1re année, même cycle) » : choisissez dans la liste une classe de la même année d'étude et du même cycle (une autre option, une autre lettre, ou la même classe l'an passé), par exemple « 1re PG · Pédagogie générale · 2026-2027 · 22 branches », puis touchez « Copier cette grille ». Branches, maxima, examens, sous-totaux et ordre sont recopiés, sans les lignes de sous-total ni les enseignants.

Pour une classe qui a déjà des branches, Masomo demande de confirmer (« Remplacer les 22 branches de 1re CG par la grille préconfigurée (à confirmer) ? ») ; une branche de même nom garde son enseignant. Dès qu'une cote, une évaluation ou une feuille remise existe, le bloc affiche un cadenas avec la raison, et ses boutons sont grisés.

« Grille officielle appliquée : 17 branches. Vérifiez les maxima et attribuez les enseignants. » ou « Grille de 1re PG copiée : 22 branches. Ajustez-la à cette classe si besoin. » s'affiche en notification en bas de l'écran. Ajustez ensuite ce qui diffère, branche par branche.

Corrigez une branche

Touchez le crayon d'une branche. Vous pouvez changer son « Nom de la branche », le « Maximum d'une période », le « Maximum d'examen » (vide = 2 × la période), décocher « La branche a un examen » pour une branche pratique, et régler « Domaine », « Sous-domaine » et « Groupe de sous-total ». Les flèches ▲ ▼ changent l'ordre du bulletin ; « Ajouter » crée une branche propre à l'école (badge « ajoutée par l'école »). Après une délibération signée, ni l'ordre ni l'ajout d'une branche ne sont plus possibles pour l'année.

Si vous changez un maximum, le « Motif (obligatoire si les maxima changent) » est exigé : par exemple « correction du modèle officiel ».

Si la branche a déjà des cotes, Masomo montre leur sort avant d'enregistrer : combien de cotes sont concernées, quelques exemples (« 8/10 → 16/20 »), combien sont sur des feuilles déjà validées. Choisissez :

• « Convertir les cotes déjà saisies (recommandé) » : chaque cote suit le nouveau maximum, à l'arrondi de l'école (8/10 devient 16/20, 8,5/10 devient 13/15). L'élève garde le même pourcentage dans la branche.
• « Garder les cotes telles quelles » : les cotes ne bougent pas (8/10 devient 8/20). Impossible si une cote dépasse le nouveau maximum : l'écran le dit tout de suite.

Si des périodes de l'année sont déjà clôturées, un bandeau orange l'annonce : « Changement en cours d'année : les cotes des périodes déjà clôturées (…) seront converties et les bulletins délivrés devront être réimprimés. » Il liste les cotes touchées, les bulletins délivrés à réimprimer et les élèves dont un pourcentage change (« 49,96 % → 50,02 % »). Cochez « Je confirme : convertir aussi les cotes des périodes clôturées » et écrivez un motif précis (15 caractères au moins) avant d'enregistrer.

Sous la liste, le bloc « Mise en page du bulletin » prévient quand l'ordre choisi coupe un domaine en deux, sépare les branches d'un même sous-total ou multiplie les lignes « MAXIMA » : remettez ces branches côte à côte avec les flèches.

Traitez les valeurs à vérifier

Quand le modèle officiel contient une valeur douteuse (erreur d'impression, total incohérent), le bloc orange « À vérifier avant la saisie » l'explique. Touchez « Garder ces valeurs » si elles sont justes, ou « Corriger » pour les modifier. Le bloc signale aussi un examen qui ne vaut pas 2 × la période et un maximum manquant. Il signale enfin une ligne qui n'est pas une branche, recopiée d'un ancien modèle : le « Sous – Total » des mathématiques en Humanités scientifiques (1re à 3e), ou « sportive », fin de « Education phys. & sportive » en Pédagogie générale 1re. Touchez « Retirer cette ligne » : elle ne compte plus dans le total, les maxima, le pourcentage ni la place, et les branches de mathématiques retrouvent leur sous-total. Ses cotes éventuelles sont recopiées dans le journal d'audit, et les bulletins déjà émis ne changent pas (ils apparaissent à réimprimer).

Attribuez les branches aux enseignants

Dans « Qui enseigne quoi », choisissez un « Enseignant » puis touchez « Branches sans enseignant (n) » pour lui donner toutes les branches encore libres, ou « Toutes » pour lui donner toute la grille (pratique au primaire, où le titulaire enseigne presque tout). Branche par branche, la liste sous chaque branche permet de choisir un autre enseignant. Ces listes ne proposent que le personnel rattaché à la section de la classe (fiche du personnel) ; un enseignant d'une autre section est refusé avec un message qui dit quelle section cocher sur sa fiche.

La branche apparaît aussitôt dans « Mes cours » de l'enseignant. Un enseignant sans compte est signalé : « … n'a pas encore de compte : créez-lui un accès pour qu'il saisisse ses cotes. »

Ouvrez l'onglet « Cours »

Dans « Classes et options », touchez la classe, puis l'onglet « Cours » (à côté de « Grille et réglages »). Le bandeau compare le total des heures aux créneaux de la semaine. Dessous, en orange, « À compléter avant de générer l'horaire » liste chaque cours sans heures saisies ou sans enseignant responsable ; en vert, « Cours complets : la classe est prête pour l'horaire. ».

Sur ordinateur, l'écran a deux colonnes : à gauche, la liste des cours (« 25 cours »), avec pour chacun ses heures (ou « heures à saisir ») et son enseignant (ou « sans enseignant ») ; à droite, les réglages du cours choisi. Touchez un cours dans la liste pour l'afficher ; « Tous les cours » les montre tous, l'un sous l'autre, et « Un cours à la fois » revient à la liste. Un cours à corriger porte un triangle rouge dans la liste. Sur téléphone, les cours restent empilés.

Réglez chaque cours

Pour chaque cours : « Heures / semaine » (vide = à saisir, 0 = pas à l'horaire), « Responsable des cotes », « Salle », « Maximum par jour » (celui de l'école par défaut), « Doubles heures » (blocs de 2 h qui se suivent), « Plutôt en début de journée (matin) » et « Jamais en fin de journée ». Touchez « Enregistrer les cours » : un seul bouton enregistre tous les cours, même ceux qui ne sont pas affichés. S'il reste une erreur, la barre du bas l'annonce : « Des cours sont à corriger (signalés dans la liste). »

« Proposer les heures officielles » remplit les cases vides avec les heures des programmes nationaux (le badge « officielles » donne la source et la confiance) ; un cours absent des programmes reçoit des heures « (déduit) » des maxima du bulletin. « Total proposé » compare aussitôt le total aux créneaux de la semaine ; rien n'est enregistré avant « Enregistrer les cours ». Une heure déjà saisie n'est remplacée qu'après « Remplacer aussi ces heures ». « Pas d'horaire pour les cours vides » met 0 h aux cours sans heures (une classe de maternelle hors horaire, par exemple).

« Cours de 3e primaire enregistrés (4 modifiés). »

Si le total dépasse les créneaux, un bandeau orange l'annonce, par exemple « 40 h de cours pour 35 créneaux par semaine » : Masomo ne réduit rien d'office. Deux solutions : réduire des heures, ou ajouter des créneaux (8e heure, samedi) dans les réglages de l'horaire (lien dans le bandeau). Au secondaire, les programmes officiels dépassent souvent 35 h par semaine. Sur ordinateur, ces réglages s'affichent eux aussi sur deux colonnes : « La semaine de l'école » à côté des journées, et, dans « Enseignants », la liste à gauche et les créneaux de l'enseignant choisi à droite.

Répartissez un cours entre plusieurs enseignants

Touchez « Enseignants » sur le cours, choisissez un autre enseignant et ses heures (« Un autre enseignant » pour en ajouter), puis « Enregistrer les enseignants ». Le responsable garde le reste des heures et seul saisit les cotes ; la ligne « Heures réparties » rappelle qui a quoi.

Partagez un cours avec une autre classe

Touchez « Partager », choisissez le cours d'une autre classe de la même section et de la même vacation (l'éducation physique de la 5e A pour la 5e B), puis « Partager ». Heures, enseignant, salle et règles de ce cours sont repris ; les deux classes l'auront au même créneau. « Ne plus partager » les sépare (chacune garde ses heures et son enseignant).

Ajoutez un cours hors bulletin

En bas, « Ajouter un cours hors bulletin » : nom (catéchèse, étude dirigée…), heures par semaine, enseignant, puis « Ajouter ». Le cours a le badge « Hors bulletin » : il est à l'horaire, dans « Mes cours » et le cahier de textes de l'enseignant, mais jamais sur les bulletins, les fiches de cotes, le palmarès ou les délibérations. La croix le retire tant qu'il n'a ni séance au cahier de textes, ni plan de cours, ni heure dans un horaire publié.

Renommez une branche

Touchez le crayon du cours, tapez le nouveau nom ; « Aussi dans les classes parallèles du niveau » renomme la même branche dans les autres classes de la même année et option de vos sections. Touchez « Renommer ».

« Nouveau nom enregistré pour 5e primaire A, 5e primaire B. Les bulletins déjà émis gardent l'ancien nom ; les prochains prendront le nouveau. »

Choisissez l'année puis le niveau

Dans « Grilles de l'année suivante », touchez « Maxima et ordre par niveau ». En haut, choisissez l'année : l'année en cours, ou l'année suivante si elle est déjà en préparation. Touchez ensuite le niveau : chaque ligne rappelle ses classes (« 5e primaire A, 5e primaire B »).

La grille du niveau s'affiche dans l'ordre du bulletin, groupée par domaine et sous-domaine, avec les maxima de période et d'examen de chaque branche.

Depuis une classe Dans la grille d'une classe, le bouton « Modifier pour tout le niveau » ouvre directement cet écran sur le bon niveau.

Changez un maximum

Touchez la case « Période » ou « Examen » d'une branche et tapez la nouvelle valeur. Quand l'examen valait 2 × la période, il suit tout seul : l'anglais passe de 10 à 20, son examen passe de 20 à 40. La ligne devient jaune et rappelle l'ancienne valeur (« était 10 / 20 »). En bas, le total « Maxima généraux (une période) » se met à jour.

Classes réglées autrement Si une classe du niveau n'a pas les mêmes maxima que les autres, la branche l'indique en orange (« 5e primaire B : période 15, examen 30 au lieu de période 10, examen 20 »). Par défaut, cette classe garde ses valeurs. Cochez « Appliquer aussi aux classes réglées autrement » pour l'aligner sur les autres.

Réordonnez les branches en les glissant

Saisissez la poignée ⠿ à gauche d'une branche et glissez-la à sa nouvelle place, à la souris ou au doigt : les autres lignes s'écartent pour lui faire de la place. La poignée d'un titre de domaine déplace tout le domaine d'un coup ; celle d'un sous-domaine déplace le sous-domaine à l'intérieur de son domaine. Les flèches ▲ ▼ de chaque ligne font la même chose, une place à la fois. Échap annule un glissement en cours.

Pendant le glissement, une bulle prévient si la nouvelle place abîme la mise en page du bulletin : domaine ou sous-domaine coupé en deux, branches d'un même sous-total séparées.

Au relâchement, le nouvel ordre est proposé ; le bloc orange « Mise en page du bulletin à vérifier » reste affiché tant qu'un problème demeure.

Vérifiez avant d'enregistrer

Touchez « Vérifier et enregistrer ». La fenêtre « Vérifier avant d'enregistrer » récapitule :

• Maxima : chaque branche changée, ancienne valeur → nouvelle valeur ;
• Ordre du bulletin : les branches déplacées ;
• Effet sur les classes : pour chaque classe, « Sera modifiée », « Inchangée » ou « Bloquée » avec la raison, et le nombre de cotes déjà saisies ;
• Cotes déjà saisies : combien seront converties, dont combien sur des feuilles validées.

Choisissez « Convertir les cotes (recommandé) » ou « Garder les cotes telles quelles », puis écrivez le « Motif du changement de maxima » (par exemple « Décision du conseil de l'école du 30 septembre »). Touchez enfin « Enregistrer pour … classe(s) » (le bouton compte les classes modifiées : « Enregistrer pour 2 classes » en 5e primaire, « Enregistrer pour 1 classe » en 7e EB).

Changement en cours d'année Si une période est déjà clôturée, un bloc orange « Changement en cours d'année » s'ajoute : il dit quelles périodes sont touchées, combien de bulletins déjà remis seront à réimprimer et quels élèves voient leur pourcentage bouger à cause de l'arrondi. Seule la conversion des cotes est alors possible ; cochez « Je confirme ce changement en cours d'année » et écrivez un motif d'au moins 15 caractères.

Regardez le bulletin avant d'enregistrer

Touchez « Aperçu du bulletin » (dans la barre du bas ou dans la fenêtre de vérification). Choisissez la classe et l'élève : le bulletin s'affiche avec la grille proposée, les maxima et l'ordre de la page et, si vous avez choisi de convertir, les cotes converties. « Grille actuelle » montre le même bulletin tel qu'il est aujourd'hui, pour comparer. Rien n'est enregistré.

Maternelle Le bulletin de la maternelle se calcule autrement : l'aperçu n'existe pas avant l'enregistrement. Enregistrez, puis ouvrez le bulletin d'un enfant dans « Bulletins ».

Préparez plutôt l'année suivante

Les maxima et l'ordre se changent normalement au début de l'année. Quand l'année suivante est préparée (voir Préparer les grilles de l'année suivante), touchez « Passer à 2027-2028 » dans le conseil bleu, ou le bouton « 2027-2028 · en préparation » en haut. Vous travaillez alors sur les classes de l'année prochaine, que vous pouvez modifier librement : aucun bulletin de l'année en cours ne bouge.

Lisez le rapport, classe par classe

Après l'enregistrement, le « Rapport, classe par classe » dit pour chaque classe ce qui a été fait : « Appliqué » avec la liste des changements, « Refusé » avec la raison, « Laissée telle quelle » pour une classe réglée autrement, ou « Rien à changer ». Une classe refusée n'empêche pas les autres d'être modifiées. Si des bulletins déjà remis doivent être réimprimés, la ligne de la classe le rappelle.

Réglez d'abord l'école (administration)

Ouvrez « Réglages des bulletins ». L'onglet « École » montre l'en-tête de toute l'école : « Nom du ministère », province, ville, commune, sous-division, code et agrément. Ce sont les mêmes valeurs que dans Établissements : les changer ici les change là-bas. Cochez « Imprimer la sous-division » ou « Imprimer l'agrément » si vous voulez ces lignes sur le bulletin du primaire et du secondaire. Plus bas : « Fait à », les textes du pied et l'ordre du nom de l'élève. Touchez « Enregistrer ».

La notification « Réglages de l'école enregistrés. Ils s'appliquent aux sections réglées « Comme l'école ». » s'affiche en bas de l'écran.

Choisissez une section et son en-tête

Touchez l'onglet de la section (« Maternelle », « Primaire », « Secondaire »). La direction ne voit que ses sections. Dans « En-tête · Primaire », un champ vide reprend la valeur de l'école, écrite en gris. Le « Nom officiel de la section » (EP Salomon), son code et son agrément sont les mêmes que dans Établissements.

Renseignez la signature et le pied de page

Dans « Signature », indiquez le titre (« Directeur », « Directrice », « Préfet des études ») et le nom du chef d'établissement : ils s'impriment sous « Chef d'Etablissement » sur tous les bulletins de la section. Ce nom est le même que celui des signataires des certificats (modèles de certificats) : le changer à un endroit le change à l'autre. Il corrige le nom du chef en fonction aujourd'hui ; un nouveau chef ou un intérim s'enregistre avec sa date dans Les chefs d'établissement. « Fait à » vaut, par défaut, la ville de l'école ; une section installée ailleurs (Karisimbi, Nyiragongo) peut avoir le sien. Dans « Pied de page », modifiez un texte si votre inspection l'exige ; « Valeur officielle » le rétablit.

Vérifiez les règles de la section

Au primaire et au secondaire : « Seuil de réussite (%) » (50 par défaut, de 40 à 70), « Branches au plus au repêchage » (2 par défaut) et « Cas à discuter : ± points » (3 par défaut : un élève à 47 % ou à 53 % est signalé dans la délibération). Ce sont les mêmes règles que dans l'écran « Délibérations ».

Maternelle : réglez le total, la légende et la décision de fin de cycle

Dans l'onglet « Maternelle », la rubrique « Règles » regroupe : le calcul du TOTAL annuel d'une activité, l'arrondi de la moyenne d'un trimestre (au demi-point par défaut), le moment où TOTAL, QUAL et COULEUR s'impriment (fin d'année seulement, ou dès qu'un trimestre est complet), le seuil « apte » (50 %) et les libellés des deux décisions. La « Légende » a cinq niveaux : pour chacun, la borne (« Dès (%) »), le libellé, l'abréviation imprimée dans la colonne QUAL, le mot de la légende, le nom de la couleur et sa teinte. « Légende officielle » remet 80, 70, 50, 40 et 0.

Regardez l'aperçu, puis enregistrez

Touchez « Aperçu d'un bulletin » : le bulletin d'un élève de la section s'affiche avec les réglages tels que vous les avez saisis, même pas encore enregistrés. Rien n'est imprimé ni archivé. Si tout est juste, touchez « Enregistrer ».

La notification « Réglages des bulletins de la section primaire enregistrés. Les délibérations déjà signées et les documents déjà émis ne changent pas. » s'affiche en bas de l'écran.

Images des documents (administration)

En bas de l'écran, « Images des documents officiels » montre quatre emplacements : « Image de gauche » (le drapeau), « Image du centre » (facultative, par exemple le logo du ministère), « Image de droite » (le logo de l'école) et « Cachet ». Dans l'onglet « École », le réglage vaut pour tous les documents de l'école. Dans un onglet de section, choisissez « Tous les documents » ou un seul type : « Bulletins (primaire, secondaire) », « Bulletin de la maternelle (IGE/PS.002) », « Certificats et attestations », « Procès-verbaux de délibération et de repêchage », « Fiches de la crèche ». Sous chaque image, une ligne grise dit d'où elle vient (« image par défaut », « réglée pour l'école », « réglée pour la section », « réglée pour ce document »).

Envoyez une image ou choisissez-en une

Pour un emplacement, la liste propose « Drapeau de la RDC », « Logo de l'école », « Armoiries (dessin provisoire — remplacez-le par l'image officielle) » et « Aucune image ». « Envoyer une image » accepte un PNG, un JPG ou un SVG de 2 Mo au plus : l'image est enregistrée tout de suite. Pour le cachet, scannez-le sur fond blanc, ou mieux transparent (PNG). « Revenir à l'image par défaut » retire le réglage de ce niveau.

La notification « Cachet : image enregistrée. » s'affiche en bas de l'écran. Le cachet s'imprime désormais dans la case « Sceau de l'Ecole » des bulletins du primaire, comme le montre l'aperçu.

Ouvrez l'écran et préparez l'année

Touchez « Grilles de l'année suivante ». Si l'année suivante n'existe pas encore, l'écran l'annonce (« L'année 2027-2028 n'est pas encore préparée. ») : touchez « Préparer l'année 2027-2028 » et confirmez. L'année est créée en préparation : elle ne devient pas l'année en cours.

Choisissez la grille de chaque niveau

Bloc « 1. Grille des nouvelles classes » : pour chaque niveau de l'année en cours (7e EB, 1re PG, 3e Élec…), choisissez « Grille de 2026-2027 » (reprendre votre grille) ou « Grille officielle ». Avec la grille de l'an passé, cochez « Garder les enseignants » si chaque branche doit garder son enseignant. La grille de l'an passé reprend aussi les cours de la classe : heures et règles de l'horaire, cours hors bulletin, cours partagés (dès que les deux classes sont créées) et, avec « Garder les enseignants », les autres enseignants des cours. Le choix est enregistré aussitôt ; il sert aussi au passage de classe. Un badge dit combien de classes sont « à créer » ou déjà créées.

Créez les classes de l'année suivante

Touchez « Créer les N classes ». Chaque classe de cette année qui n'a pas encore d'équivalent l'an prochain est créée avec la grille choisie.

« 20 classes créées pour 2027-2028 : vérifiez les différences ci-dessous. » (le nombre varie) Le bloc « 2. Comparer avant l'ouverture » liste chaque classe avec son badge : « Reprise de l'an passé », « Officielle appliquée », « Gardée » ou « À revoir ».

Comparez et décidez, classe par classe

Touchez « Détails » : deux listes montrent les « Changements depuis » la même classe de cette année, et « Votre grille face à la grille officielle » (branches ajoutées, retirées, maxima différents). Puis touchez :

• « Garder » : la grille actuelle convient ;
• « Appliquer la grille officielle » : remplacer par la grille officielle (vos ajustements sur cette classe sont perdus) ;
• « Reprendre 2026-2027 » : recopier la grille de la même classe de cette année.

Validez les grilles

Bloc « 3. Valider les grilles de 2027-2028 » : touchez « Valider les grilles ». Les classes que vous n'avez pas revues gardent leur grille actuelle.

« Grilles de 2027-2028 validées. » La clôture de l'année pourra s'appuyer sur des grilles vérifiées.

Ouvrez le calendrier

Touchez « Calendrier ». Le bandeau bleu montre l'année (« 2026-2027, du 1 sept. 2026 au 2 juil. 2027 »), son avancement (« Jour 32 sur 305 ») et la période du jour (« Aujourd'hui : 1re période · jusqu'au 4 nov. »). Dessous, la frise de chaque trimestre : périodes, examens, congés entre deux périodes, vacances et grandes vacances. Chaque période indique son nombre de cotes saisies.

Modifiez les dates

Touchez « Modifier les dates ». Chaque trimestre et chaque période affiche ses champs de début et de fin. Changez les dates utiles, puis touchez « Enregistrer les dates » (en bas de l'écran).

La notification « 2 dates modifiées. Les cotes déjà saisies restent inchangées. » (le nombre varie) s'affiche en bas de l'écran.

Corrigez les dates refusées

Avant d'enregistrer, Masomo vérifie que tout se suit : une période dans son trimestre, pas deux périodes qui se chevauchent, un trimestre après le précédent, le repêchage après les examens, tout dans l'année. Le message s'affiche sous la date fautive.

Réglez la rentrée et la fin de l'année (administration)

Dans le bandeau, touchez « Dates » : « Dates de l'année 2026-2027 » permet de changer la rentrée et la fin de l'année, communes à toutes les écoles du groupe. Masomo vérifie que le calendrier de chaque école tient dans les nouvelles bornes.

Préparez l'année suivante (administration)

En bas de l'écran, le bloc « Préparer l'année 2027-2028 » et son bouton « Préparer 2027-2028 » créent l'année suivante et, pour chaque école, son calendrier repris du calendrier officiel (ou, s'il n'est pas encore publié, du calendrier de cette année décalé d'un an). L'année en cours ne change pas. Une fois préparée, l'année suivante apparaît en haut de l'écran (« 2027-2028 · en préparation ») : touchez-la pour ajuster ses dates.

Consultez le régime des autres sections

Le préfet voit, lui, les « Semestres » du secondaire, avec le repêchage. Une école qui a les deux régimes affiche un sélecteur pour passer de l'un à l'autre ; chacun ne modifie que le sien.

Ouvrez « Personnel »

La liste montre chaque membre avec sa fonction, ses rôles dans Masomo (badge « Enseignant », « Caisse », « Secrétariat · Caisse » pour qui cumule…) ou « Sans accès », et les classes dont il est titulaire. Cherchez par nom ou téléphone, ou filtrez « Avec accès à Masomo Mepesi » / « Sans accès ». Chaque ligne indique aussi ses sections (« Primaire, Secondaire ») ou, en orange, « sans section » ; le filtre « Sans section renseignée » liste les fiches à compléter.

Ajoutez un membre

Touchez « Ajouter un membre » (sur téléphone : le bouton rond en bas à droite). Remplissez « Nom », « Postnom », « Prénom », touchez « Femme » ou « Homme », choisissez la « Fonction » (« Autre » permet de la préciser) et le « Téléphone ». « Date d'engagement » est obligatoire : avant elle, aucune absence n'est comptée. « Matricule SECOPE », « N° de sécurité sociale (CNSS) » (imprimé sur le bulletin de paie), « Qualification » et la photo sont facultatifs.

Sous « Sections où il enseigne / travaille », cochez la ou les sections de l'école (Maternelle, Primaire, Secondaire…). Le membre ne sera proposé comme titulaire ou enseignant que dans les classes de ces sections ; cochez-en plusieurs s'il enseigne au primaire et au secondaire. Une école d'une seule section la coche d'office.

Donnez-lui un accès (administration)

Dans « Accès à Masomo Mepesi », cochez « Donner un accès à Masomo Mepesi ». Sous « Rôles », le rôle de la fonction est déjà coché (Secrétaire → Secrétariat, Percepteur → Caisse, Comptable → Comptable, Préfet des études → Direction, Directeur ou Directrice des études → Directeur des études) ; chaque case dit en une ligne ce que le rôle ouvre. Une personne qui cumule plusieurs fonctions reçoit plusieurs rôles : cochez-les tous (la secrétaire qui tient aussi la caisse : « Secrétariat » et « Caisse » ; le comptable qui encaisse aussi : « Comptable » et « Caisse » ; le directeur qui enseigne : « Direction » et « Enseignant »). Au moins un rôle est obligatoire. Choisissez le « Périmètre » : « Toute l'école » ou « Certaines sections » (par exemple un directeur de la maternelle et du primaire).

Touchez « Ajouter au personnel », puis transmettez l'accès

La fenêtre « Accès créé » affiche l'identifiant (de la forme prenom.nom, ici daniel.kasereka) et le mot de passe provisoire, facile à dicter (« kivu-4827 »). Touchez « Envoyer par WhatsApp » : le message de bienvenue, avec l'adresse de Masomo, l'identifiant et le mot de passe, s'ouvre dans WhatsApp, prêt à partir. Sinon « Copier le message ».

La personne se connecte avec ces informations et choisit aussitôt son propre mot de passe (voir Se connecter). Sans accès à créer, la fiche s'enregistre avec la notification « … a été ajouté(e) au personnel. » (« Fiche mise à jour. » pour une correction) en bas de l'écran.

Mettez une fiche à jour

Touchez un membre pour corriger sa fiche. Le bloc « Accès à Masomo Mepesi » montre ses rôles (« Secrétariat · Caisse ») et son périmètre, et le bouton « Gérer l'accès » (administration) ouvre son compte dans Comptes. Quand la personne quitte l'école, utilisez plutôt « Départ… » (étape suivante) : ses classes et ses cours sont confiés à d'autres et son compte est fermé ; sa fiche et son historique sont gardés.

Départ, intérim, réaffectation : l'assistant de la fiche

En bas de la fiche, le bloc « Départ et remplacements » propose « Départ… », « Intérim… », « Réaffecter des cours… » et « Permuter des cours… ». Pour un départ, choisissez le « Motif » (démission, révocation, fin de contrat, décès, mutation, autre) et la « Date de départ » : Masomo liste tout ce que la personne tient cette année, école par école : titulariat, chaque cours avec ses heures (et « Responsable des cotes »), cours partagés par plusieurs classes, heures réparties d'un cours, encadrement d'un groupe, créneaux de l'horaire en vigueur, feuilles de cotes non validées. Suivent les autres responsabilités à régler (caisse ouverte, demandes en attente, rôles de son compte).

Pour un intérim, choisissez le « Motif » (maladie, congé, congé de maternité, suspension, formation, autre motif) et les dates de début et de fin. Avec « Maladie », « Congé » ou « Congé de maternité », Masomo crée en même temps le congé accordé de la personne remplacée (voir la logique ci-dessous) : elle n'apparaît pas absente pendant l'intérim.

Choisissez un remplaçant et touchez « Tout donner à… », puis changez élément par élément : plusieurs remplaçants sont possibles, et un élément peut rester « À attribuer plus tard ». Seul le personnel actif de la section de la classe est proposé. Si le remplaçant a déjà cours à la même heure, Masomo l'écrit sous l'élément (« Créneaux à déplacer ») sans rien refuser. Touchez « Enregistrer le départ ».

Date passée ou du jour : tout est appliqué aussitôt, la fiche passe hors service avec sa date de sortie et son compte est fermé, connexions ouvertes comprises (un compte qui est aussi parent garde son espace famille). Date à venir : le départ est planifié, puis appliqué automatiquement ce jour-là, une seule fois. Chaque remplaçant est prévenu par courriel de ce qu'il reçoit ; la direction, des éléments restés à attribuer. Tout se retrouve dans « Établissement › Départs et remplacements », où une passation planifiée peut encore être annulée.

Groupe de plusieurs écoles : rattachez un membre d'une autre école

Dans « Personnel » de la seconde école, touchez « Rattacher un membre d'une autre école » (visible pour qui gère au moins deux écoles du groupe). Cherchez la personne par son nom ou son téléphone et touchez « Choisir ». Choisissez sa fonction dans cette école ; si elle a un compte, cochez « Ouvrir aussi son accès dans cette école », puis « Toute l'école » ou « Certaines sections ». Cochez ses « Sections où il enseigne / travaille » dans cette école, puis touchez « Rattacher à … ». À l'inverse, « Détacher un membre de cette école » la retire de cette école seulement.

Ouvrez « Chefs d'établissement »

Une carte par section : le chef « En fonction aujourd'hui », puis l'historique, du plus récent au plus ancien, avec ses dates (« depuis le 10/01/2027 », « du 01/09/2025 au 09/01/2027 »). À la mise à jour, le nom qui s'imprimait déjà a été repris « depuis l'origine » ; une ligne marquée « Repris automatiquement de l'ancien réglage » est à vérifier : corrigez le nom et la date de prise de fonction avec le crayon.

Une section qui n'a encore aucun chef reçoit, à l'enregistrement de la fiche de l'école, le nom du champ « Chef d'établissement » (voir Les établissements du groupe) : la ligne porte la note « Repris de la fiche de l'établissement » et commence à la rentrée de l'année en cours. Corrigez sa date avec le crayon si besoin.

Nommez un nouveau chef

Touchez « Nouveau chef (nomination) ». Choisissez le « Membre du personnel » ou écrivez le « Nom imprimé sur les documents », le « Titre » (vide : celui de la section) et la date de « Prise de fonction le ». Laissez cochée « Mettre aussi à jour le chef d'établissement de la fiche de l'école (vitrine) ». Touchez « Enregistrer ». Le mandat en cours se termine la veille de la prise de fonction.

« Nomination enregistrée : les documents datés à partir du … portent ce nom. »

Organisez un intérim de direction

Touchez « Intérim de direction », choisissez le membre du personnel qui assure l'intérim, les dates « Du » et « Au (dernier jour) » et le « Motif » (congé, congé de maternité, maladie, mission…). Pendant l'intérim, les documents portent son nom et son titre suivi de « a.i. » (« Préfet des études a.i. »). Son compte reçoit le rôle Direction sur la section le premier jour et le perd le lendemain du dernier jour, automatiquement ; un compte qui avait déjà ce rôle le garde. « Terminer » arrête un intérim plus tôt (dernier jour : hier). Lier un compte à la fonction, terminer ou retirer un mandat est réservé à l'administration, à Genius ICT et au chef de la section (titulaire ou en fonction) : les autres comptes de la direction ne peuvent que noter un nom pour les documents. Un tel intérim au nom seul (sans compte lié) ne transfère pas l'héritage des droits de l'administration : les documents portent le nom de l'intérimaire avec « a.i. », mais le titulaire garde ses droits et sa fiche de compte le signale.

Imprimez la fiche de remise et reprise

« Fiche de remise et reprise » imprime l'inventaire Masomo de la section à remettre au chef entrant : effectifs par classe et titulaires, feuilles de cotes en attente, délibérations et recours, caisses ouvertes, approbations en attente (frais, dépenses, paie, congés, pré-inscriptions), documents émis de l'année, droits clés sans détenteur. Le chef sortant et le chef entrant la signent.

Ouvrez « Comptes »

Cherchez par nom, identifiant, téléphone ou e-mail, ou filtrez par rôle. Les badges signalent un compte « Désactivé » ou avec « Mot de passe provisoire » (pas encore changé par la personne).

Modifiez les rôles et le périmètre

Touchez un compte. Sous « Rôles », cochez un ou plusieurs rôles (Administration, Promoteur, Direction, Directeur des études, Secrétariat, Caisse, Comptable, Enseignant, Éducatrice, Présences du personnel, Surveillant, Directeur de discipline) : une personne peut en cumuler, ses droits sont alors ceux de tous ses rôles. Par exemple, la secrétaire qui tient aussi la caisse : cochez « Secrétariat » et « Caisse » ; elle inscrit les élèves et encaisse avec le même compte. Décochez un rôle pour le retirer (il en faut au moins un). Puis choisissez le « Périmètre », commun à tous ses rôles : « Tout le groupe » (si tous les rôles cochés sont administration ou promoteur), « Une école » ou « Des sections » (pas quand l'administration ou le promoteur est coché). Touchez « Enregistrer l'accès ». Un compte de plusieurs écoles du groupe (enseignant partagé) s'ouvre sur l'école courante : ses rôles valent pour toutes ses écoles, et le périmètre ne change que l'école choisie, les autres sont conservées. Pour lui retirer une école : « Personnel » de cette école › « Détacher un membre de cette école ».

Sur le compte du chef d'établissement en fonction, un cadre bleu le rappelle : « Hérite des droits de l'administration (chef d'établissement de : …) ». S'il ne dirige pas toutes les sections, la mention ajoute ce qui reste à l'administration : la trésorerie, la paie, l'approbation et le paiement des dépenses, le journal financier.

La notification « Accès de … mis à jour : … » (suivie de ses rôles) s'affiche en bas de l'écran. Le changement vaut dès la page suivante de la personne.

Le rôle « Présences du personnel » confie la présence du personnel à une personne de confiance (conseiller d'éducation, surveillant, secrétaire), en plus de son rôle habituel : cochez par exemple « Secrétariat » et « Présences du personnel ». Il ouvre le poste « Personnel (arrivée / départ) » de « Scanner une carte », « Présence du personnel » (le jour, l'heure d'arrivée retenue, les absences, le rapport de présence en PDF et Excel), « Permissions et congés » (saisir une demande pour un agent, sans pouvoir l'accorder) et « Cartes du personnel ». Il ne donne ni les réglages de la présence, ni le droit d'accorder ou de refuser une permission ou un congé : cela reste à la direction et à l'administration. Voir Présence du personnel : le jour.

Donnez un nouveau mot de passe provisoire

Quand une personne a oublié son mot de passe, ouvrez son compte et touchez « Nouveau mot de passe », puis confirmez. Le nouveau mot de passe provisoire s'affiche une seule fois, avec « Envoyer par WhatsApp » et « Copier le message ». Touchez « Terminer ».

Désactivez ou réactivez un compte

Au départ d'une personne (ou si son téléphone est perdu), ouvrez son compte et touchez « Désactiver le compte », puis confirmez. « Réactiver le compte » le rouvre.

La notification « Compte de … désactivé : la personne est déconnectée. » s'affiche en bas de l'écran. La personne est déconnectée sur tous ses appareils et ne peut plus entrer ; rien de son travail n'est effacé.

Regardez « Personnel aujourd'hui » dans « À traiter »

Sur l'accueil (et derrière la cloche), la ligne « Personnel aujourd'hui : 47 / 52 présents » de « À traiter » résume la journée : retards, « absents ou non arrivés », agents « en permission ou en congé » et, pour la direction et l'administration, les demandes « à décider ». Touchez-la pour ouvrir la journée. Dans l'espace Établissement, la carte de l'accueil donne aussi le chiffre « Personnel présent » (« 47 / 52 »).

Ouvrez le poste « Personnel (arrivée / départ) »

Touchez « Scanner » (sur téléphone : le bouton rond central), puis le poste « Personnel (arrivée / départ) ». Écrivez éventuellement le lieu (« Entrée principale »). Laissez le sens sur « Arrivée puis départ » : le premier scan du jour d'un agent est son arrivée, le suivant son départ. « Arrivée » ou « Départ » imposent le sens (par exemple, le soir, pour éviter qu'un agent qui a oublié de pointer le matin soit compté comme arrivé).

Chaque agent présente sa carte à la caméra, ou à un lecteur de codes branché sur l'appareil. L'écran affiche sa photo, son nom, sa fonction et « Arrivée enregistrée » ou « Départ enregistré ». L'en-tête compte les agents arrivés aujourd'hui.

Une même carte relue dans les 10 minutes qui suivent l'arrivée (ou le départ) enregistrée donne « Déjà scanné » : « Déjà scanné à 07:41 : rien n'a changé. » Personne n'est compté parti par un double passage. Les relectures ne repoussent pas ce délai : passé 10 minutes après l'arrivée, le scan suivant enregistre bien le départ.

Ouvrez « Présence du personnel »

L'onglet « Le jour » montre tous les agents actifs de l'école, scannés ou non. Sous chaque nom : la fonction, « scan 07:41 » (heure du scan), « retenue 07:25 (corrigée) » (heure retenue), le départ, le motif. À droite, le statut : « Présent », « En retard » (avec « +42 min »), « Absent », « Absence justifiée », « En permission », « En congé », « Journée pédagogique », « Pas encore arrivé ».

Un congé en cours est nommé sous le nom (« En congé de maladie », « En congé annuel »). Pendant un intérim, la personne remplacée porte aussi « remplacé par … » et l'intérimaire « Intérim de … » : « Enseignante titulaire · En congé de maternité · remplacé par MUHINDO KOMBI Paul ».

Les pastilles du haut comptent et filtrent : « Tous · 47 / 52 présents », « En retard », « Pas encore arrivés », « Absents », « Présents », « Congé, permission, journée péd. ». Les flèches et la date changent de jour (jamais un jour à venir).

Mois verrouillé Quand la paie du mois est soumise à l'administration (ou approuvée), un bandeau orange l'annonce : « Consultation seule : la paie de ce mois est soumise ou approuvée, ses présences sont verrouillées. » Les heures et les absences se lisent, mais ne se corrigent plus.

Corrigez la file d'attente en une fois

Cochez les agents passés dans la file (ou « Tout cocher »). Un bandeau sombre apparaît : « 3 agents cochés ». Indiquez l'heure à retenir (07:25), un motif si vous voulez (« File d'attente au poste de scan »), puis touchez « Arrivés à cette heure ».

« 3 heures d'arrivée retenues : 07:25. » Les statuts sont recalculés aussitôt. Le même bandeau sert à noter plusieurs absences : cochez « justifiée » si besoin (motif obligatoire), puis « Absents ».

Ouvrez la journée d'un agent

Touchez le nom d'un agent. La feuille rappelle l'heure attendue, le statut et les scans (« Scans : arrivée 07:41 · départ — »). Vous pouvez :

• changer l'« Arrivée retenue » ou le « Départ » (départ oublié), avec un « Motif » facultatif, puis « Enregistrer les heures » ;
• sous « Absent ce jour », cocher « Absence justifiée » (motif obligatoire) et toucher « Noter absent » ;
• toucher « saisir la demande » pour une permission ou un congé (l'agent et la date sont déjà remplis) ;
• toucher « Revenir au scan » pour annuler les corrections : l'heure retenue redevient celle du scan.

En bas, « Corrections » liste chaque changement : date, auteur, avant → après, motif.

Vérifiez qui n'est pas encore arrivé

Touchez la pastille « Pas encore arrivés ». Pour chacun, cherchez la raison : oubli de carte (fixez son heure retenue), absence (notez-la, justifiée ou non), permission ou congé (saisissez la demande). Un agent qui a son propre horaire affiche son heure : « Sentinelle · attendu 18:00 ».

Le lendemain, un jour passé sans arrivée ni motif compte automatiquement comme « Absent » non justifié.

Ouvrez « Rapport » et choisissez la période

Dans « Présence du personnel », touchez l'onglet « Rapport ». En haut, choisissez la période :

• un raccourci : « Cette semaine » (du lundi à aujourd'hui), « Semaine dernière », « Ce mois » (du 1er à aujourd'hui) ou « Mois précédent » ;
• un « Mois » de l'année consultée, de la rentrée au mois en cours : le mois entier, ses jours à venir comptés « à venir » ;
• ou une période libre : « Du » et « Au (inclus) », par exemple du 05/10/2026 au 09/10/2026. La liste « Mois » affiche alors « Période libre ».

Le titre rappelle la période (« Rapport de présence · Septembre 2026 », « Rapport de présence · Du 05/10/2026 au 09/10/2026 »). En « Récapitulatif », une ligne par agent : « Ouvrés », « Présents », « Retards » (avec les minutes entre parenthèses), « Abs. justif. », « Abs. non justif. » (en rouge), « Permissions », « Congés », « J. péd. ». La dernière ligne totalise l'école. Sur téléphone, faites glisser le tableau de côté.

Passez en « Jour par jour »

À côté du titre, touchez « Jour par jour » (« Récapitulatif » revient au tableau). Une ligne par agent, une colonne par date, jusqu'à aujourd'hui, avec un code dans chaque case ; la dernière colonne, « Abs. », compte ses absences non justifiées. Les codes, rappelés sous la grille :

• « P » présent, « R » en retard, « A » absent non justifié, « AJ » absence justifiée ;
• « Pe » permission, « C » congé, « JP » journée pédagogique ;
• « SP » jour sans pointage, « ? » scan à vérifier, « HS » hors service, « · » à venir ;
• case grise : jour non ouvré.

Survolez une case (ordinateur) pour lire le statut en toutes lettres, avec le type de congé. Touchez le nom d'un agent pour ouvrir son détail. Sur téléphone, faites glisser la grille de côté : les noms restent visibles.

Ouvrez le détail d'un agent

Touchez le nom d'un agent : sous le tableau, son détail (« Septembre 2026 · jour par jour ») liste chaque jour de la période, jusqu'à aujourd'hui, avec la date complète (« Mer. 23 sept. 2026 »), le scan, l'heure retenue, le départ, le congé ou la journée particulière, le motif et le statut (« En retard +15 min », « Absence justifiée »). « Fermer » referme le détail.

Imprimez ou exportez

« PDF » et « Excel » reprennent la période choisie à l'écran. « PDF » télécharge, en paysage, le récapitulatif (avec « Période du … au … »), puis la grille « Jour par jour » de tous les agents, par blocs de 31 jours, avec la légende des codes ; si le détail d'un agent est ouvert, son jour par jour s'y ajoute. « Excel » télécharge un classeur : Le PDF est signé au nom du chef d'établissement en fonction ce jour-là (l'intérimaire pendant son intérim, avec « a.i. »), tel qu'enregistré dans Les chefs d'établissement.

• « Récapitulatif » : une ligne par agent, avec en plus les « Minutes de retard », une colonne par type de congé, « Jour sans pointage », « Scan à vérifier » (case orange quand il y en a : un scan hors de la plage habituelle n'est jamais compté absent), « À venir » et « Jours non ouvrés travaillés » ; ces colonnes font ensemble les jours ouvrés. Sous le tableau, une légende reprend les règles de l'écran ;
• « Jours » : une ligne par agent et par jour passé, avec l'heure attendue, le scan d'arrivée, l'arrivée retenue, les minutes de retard, le départ et le motif (celui du congé compris) ; le statut « Scan à vérifier » y est surligné en orange ;
• « Grille » : les agents en lignes, les dates en colonnes, avec les codes de l'écran « Jour par jour », la colonne « Absences non justifiées » et les jours non ouvrés en gris ;
• « Détail de l'agent » : seulement si le détail d'un agent est ouvert, tous ses jours de la période.

Le récapitulatif porte en deuxième ligne la période et la date d'édition (« Période du 01/09/2026 au 30/09/2026 · édité le 02/10/2026 à 16:05 »). Les jours à venir ne sont jamais détaillés.

Ensuite, ouvrez l'onglet « Réglages » (direction, administration).

Réglez l'heure attendue et les jours ouvrés

Sous « Heure d'arrivée et jours ouvrés » : « Arrivée attendue », « Tolérance (min) » (de 0 à 120), « Départ habituel » (facultatif). Sans autre choix, les jours ouvrés sont les jours de cours de l'horaire (« Lun, Mar, Mer, Jeu, Ven ») ; cochez « Jours ouvrés propres au personnel » pour en choisir d'autres. « Journée pédagogique de l'horaire : dispensé de pointage » dispense l'enseignant de pointer le jour pédagogique que lui donne l'horaire. Touchez « Enregistrer ».

Puis, plus bas :

• « Horaire propre à un agent » : choisissez l'agent dans « Ajouter un horaire pour un agent… », indiquez son « Arrivée attendue » (vide : celle de l'école), sa « Fin de service » si besoin (une fin avant l'arrivée, par exemple 18:00 → 06:00, est une garde de nuit), cochez ses jours (aucun : ceux de l'école), une note, la date « Valable à partir du », puis « Enregistrer ». « Retirer » le remet à l'horaire de l'école.
• « Journées particulières » : choisissez la « Nature » (« Journée pédagogique » ou « Jour férié ou école fermée »), le « Libellé », « Du » et « Au (inclus) ». Pour une journée pédagogique, laissez cochée « Personnel attendu à l'école (il pointe comme d'habitude) », ou décochez-la pour une formation à l'extérieur. Touchez « Ajouter ».

Avant « Enregistrer », choisissez la date « Valable à partir du » : les nouvelles règles s'appliquent à partir de ce jour.

La notification « Réglages de présence enregistrés, valables à partir du 01/10/2026. » s'affiche en bas de l'écran. Le jour, le rapport et « Mes présences » sont recalculés à partir de cette date ; les jours d'avant gardent l'ancien réglage.

Réglez les types de congé (administration)

Sous « Types de congé », chaque type a un nom, un « Solde » annuel en jours ouvrés (vide : sans limite), une « Durée » par défaut avec son unité (« jours ouvrés », « jours calendaires » ou « semaines ») et une case « actif ». Masomo propose au départ « Congé annuel », « Congé de maladie », « Congé de maternité » (durée par défaut : 14 semaines), « Congé de circonstance » et « Autre congé ». La durée par défaut remplit la date de fin à la saisie d'un congé ; elle reste modifiable sur chaque demande. Laissez-la vide pour un type sans durée habituelle. Modifiez puis touchez « Enregistrer les types », ou ajoutez un « Nouveau type (ex. Congé de paternité) » avec « Ajouter » (sa durée se règle ensuite).

La notification « Types de congé enregistrés. » s'affiche en bas de l'écran. Un type décoché « actif » n'est plus proposé pour une nouvelle demande ; les congés déjà accordés gardent leur type et leurs dates.

Ouvrez « Permissions et congés »

L'onglet « En attente » montre les demandes à décider, avec leur nombre. Chaque demande indique l'agent, la nature, la période, le nombre de « jour(s) ouvré(s) » (« prévus » tant qu'elle attend ; figé à l'accord), pour un congé compté au calendrier aussi les « jour(s) calendaire(s) », qui l'a faite (« demandée par l'agent » ou « saisie par … ») et le motif entre guillemets. Un congé créé par un intérim porte « liée à l'intérim ».

Accordez ou refusez

Touchez « Accorder » : une « Note » facultative peut accompagner l'accord ; touchez « Accorder ». Ou touchez « Refuser » : le « Motif » est « obligatoire, visible par l'agent » ; touchez « Refuser ».

La notification « Demande accordée. » ou « Demande refusée : l'agent voit votre motif. » s'affiche en bas de l'écran. La décision apparaît aussitôt dans « Mes présences » de l'agent.

Saisissez une demande pour un agent

Touchez « Saisir une demande ». Dans la fenêtre « Permission ou congé », choisissez l'« Agent », puis :

• « Permission (heures ou un jour) » : la « Date », et si besoin « De » et « À » (les deux heures, ou aucune pour la journée entière) ;
• « Congé (période) » : le « Type de congé » (sa durée par défaut et son solde restant s'affichent dans la liste, par exemple « Congé de maternité · 14 semaines » ou « Congé annuel (12 j restants sur 12) »), « Du » et « Au (inclus) ». Quand le type a une durée par défaut, choisir le type puis la date « Du » remplit « Au (inclus) » tout seul : 14 semaines à partir du lundi 02/11/2026 donnent le dimanche 07/02/2027. Corrigez la date de fin si le certificat dit autre chose.

Pendant la saisie, un cadre bleu donne le nombre de jours de la demande : « 5 jours ouvrés · du 05/10/2026 au 09/10/2026 », ou, pour un congé compté au calendrier, « 98 jours calendaires (14 semaines) · … jours ouvrés · du 02/11/2026 au 07/02/2027 ». Les jours ouvrés sont ceux de l'agent choisi (week-ends, jours fériés et vacances exclus).

Écrivez le « Motif » (« Rendez-vous médical, deuil, mariage… »). La direction et l'administration voient en plus « Accorder dès maintenant », déjà coché. Touchez « Enregistrer ».

La notification « Congé annuel de … du … au … : enregistrée, en attente de décision. » (ou « : accordée. » quand elle est accordée dès la saisie) s'affiche en bas de l'écran.

Consultez les demandes accordées, annulez si besoin

L'onglet « Accordées » liste les permissions et congés accordés en cours, à venir ou terminés depuis moins d'un mois, avec qui les a accordés et quand. Si l'agent revient plus tôt ou si le congé n'a plus lieu, touchez « Annuler », écrivez le motif (obligatoire) et touchez « Annuler la demande ».

La notification « Demande annulée. » s'affiche en bas de l'écran. Les jours concernés redeviennent des jours ordinaires.

Retrouvez l'historique

L'onglet « Historique » garde toutes les demandes, y compris refusées, annulées ou retirées, avec la décision et son motif. Une demande en attente que vous avez saisie se retire par « Retirer la demande ».

En haut de l'historique, filtrez par « Statut » (En attente, Accordée, Refusée, Annulée), par « Genre » (Permission, Congé, ou les deux) et par dates « Du » et « Au ». La ligne de totaux donne le nombre de demandes, de demandes accordées et de jours accordés ; quand « Du » et « Au » sont remplis tous les deux, elle les compare à la période précédente de même durée. « Excel » et « PDF » donnent exactement la liste filtrée ; « Imprimer » imprime la page. Chaque export est noté au journal d'audit.

Ouvrez « Cartes du personnel »

Chaque ligne montre l'agent, sa fonction et sa carte : « carte n° 1 du 01/09/2026 », ou « carte pas encore imprimée » ; « sans photo » signale une fiche sans photo. Cherchez un agent dans « Rechercher un agent ».

Regardez l'aperçu d'une carte

Touchez « Aperçu » (sur téléphone, l'icône en forme d'œil) : le recto et le verso de la carte s'ouvrent dans un nouvel onglet, tels qu'ils seront imprimés. Vérifiez la photo, le nom et la fonction avant d'imprimer.

Imprimez les cartes

Sans rien cocher, « Toutes les cartes (PDF) » prépare les cartes de tous les agents actifs ; « ZIP » donne les mêmes cartes en images. Pour quelques agents seulement, cochez-les : les boutons deviennent « PDF (3) » et « ZIP » ; « Décocher » vide la sélection.

• PDF : une page par face, au format de la carte, pour une imprimante ordinaire.
• ZIP : une image recto et une image verso par agent (« Agent 6 KALONJI Blaise - recto.jpg »), pour le logiciel d'une imprimante à cartes PVC.

Le fichier se télécharge. La première impression d'un agent lui crée sa carte n° 1.

Réémettez une carte perdue

Sur la ligne de l'agent, touchez « Réémettre ». La fenêtre « Réémettre la carte de … » rappelle : « La carte n° 1 sera refusée au scan ; la carte n° 2 la remplace. » Écrivez le « Motif » (« Carte perdue, volée, abîmée… »), puis touchez « Réémettre ». Imprimez ensuite la nouvelle carte (étape précédente).

« Carte n° 2 émise pour … : l'ancienne carte est désormais refusée au scan. Imprimez la nouvelle. »

Vérifiez une carte avec n'importe quel téléphone

Le code QR de la carte contient une adresse de Masomo. Lu par l'appareil photo d'un téléphone quelconque, il ouvre une page qui dit seulement si la carte est valable : le nom de l'école, « Carte du personnel en cours de validité pour l'année 2026-2027 ». Aucun nom, aucune photo, aucun téléphone n'apparaît.

Choisissez le modèle et mettez en ligne

Onglet « Modèle » : huit modèles, tous avec vos couleurs, votre logo et vos textes. Touchez « Aperçu » pour voir votre vitrine dans ce modèle, puis « Choisir ce modèle » :

• « Horizon » : institutionnel et rassurant ;
• « Éveil » : chaleureux, pour les petits (crèche, maternelle, primaire) ;
• « Prestige » : élégant et éditorial ;
• « Campus » : moderne et dynamique ;
• « Essentiel » : sobre et ultra-léger, pour les connexions très lentes.

Trois modèles plus récents sont pensés d'abord pour le téléphone :

• « Journal » (« Le journal de l'école ») : une photo plein cadre, puis la vie de l'école racontée comme un journal (à la une, sections en chapitres, galerie, visages de l'équipe). Pour une école qui publie souvent des actualités et des photos ;
• « Appli » (« L'appli de l'école ») : comme l'application, une carte d'identité de l'école, des accès rapides (appeler, WhatsApp, itinéraire) et des blocs courts. Le plus léger sur téléphone et très bien sans photo : pour une école qui a peu d'images, ou dont les parents viennent surtout du téléphone ;
• « Institution » (« L'institution et le parcours ») : agrément et régime en tête, parcours de la crèche aux humanités, options détaillées, infos pratiques et services, contact sur l'accueil. Pour une école à plusieurs sections, ou un établissement agréé ou conventionné qui veut rassurer les parents.

Ces trois modèles affichent en plus la fiche de présentation publiée (horaires des cours, services, langues d'enseignement, effectif par classe) et l'agrément, des chiffres clés (année de création, sections, classes, options) et, sur téléphone, une barre d'actions en bas de l'écran (appeler, WhatsApp, s'inscrire ou écrire). Les frais, les résultats et les effectifs ne s'affichent que si l'école les publie : « Publier les frais indicatifs » et « Publier les résultats » dans la fiche de présentation, « Afficher les effectifs » dans l'onglet « Sections ». Leurs polices restent sobres et ne suivent pas celles de la charte : Poppins pour les titres et Source Sans 3 pour le texte (« Institution » : Source Sans 3 partout).

Sous « Mise en ligne et adresse », « Vitrine en ligne » publie ou retire le site ; le « Nom de domaine de l'école » (facultatif, par exemple csalomon.cd) affiche la vitrine directement à cette adresse. Touchez « Enregistrer » : la notification « Enregistré. » s'affiche en bas de l'écran. Le choix d'un modèle se confirme de même (« Modèle « Horizon » appliqué à votre vitrine. »).

Réglez la charte

Onglet « Charte » : logo, couleurs et polices, les mêmes que dans Établissements (mêmes contrôles de fichier et de lisibilité). Si vos polices diffèrent de celles du modèle, « Polices conseillées pour le modèle … » propose « Les utiliser ». Avec Journal, Appli ou Institution, l'onglet rappelle plutôt que le modèle garde sur la vitrine ses polices sobres : vos polices servent alors dans l'espace école et sur les documents imprimés.

Rédigez les textes

Onglet « Textes » : « Page d'accueil » (grand titre, accroche, texte de bienvenue, photo), « Présentation et histoire », « Mot du promoteur » (la page n'apparaît que si un texte est saisi), les coordonnées (adresse, téléphones, WhatsApp, horaires, lien de la carte, réseaux sociaux) et la description pour les moteurs de recherche. Chaque bloc a son bouton « Enregistrer », confirmé par la notification « Enregistré. » en bas de l'écran.

Présentez les sections et les options

Onglet « Sections » : un texte et une photo par section, une description et une photo par option, avec « Afficher sur la vitrine » pour chaque option et « Afficher les effectifs ». Les classes et options affichées viennent de la vraie structure de l'école. Touchez « Enregistrer les sections ».

Remplissez la fiche de présentation

Onglet « Fiche de présentation » : ce que l'école publie dans « Nos écoles » et dans la comparaison des écoles du site du groupe. Les niveaux, sections, options, l'adresse et le régime viennent déjà de l'école : on ne les retape pas.

• « Services proposés » : cochez ce que l'école offre réellement (« Cantine », « Transport scolaire », « Internat », « Bibliothèque », « Laboratoire », « Salle informatique », « Terrain de sport », « Infirmerie », « Garderie (avant et après les cours) », « Activités parascolaires »), et au besoin « Autres services » ;
• « Vie de l'école » : « Horaires des cours », « Langues d'enseignement », « Effectif indicatif par classe ». Sous l'effectif, Masomo rappelle la « Moyenne réelle de vos classes cette année » ;
• « Frais et résultats (facultatif) » : cochez « Publier les frais indicatifs » ou « Publier les résultats » seulement si l'école veut les montrer, et tapez le texte dessous (montants avec leur devise, résultats de l'Examen d'État ou de l'ENAFEP).

Touchez « Enregistrer la fiche ». Le lien « Voir « Nos écoles » » ouvre le catalogue du groupe dans un nouvel onglet.

La notification « Fiche enregistrée. » s'affiche en bas de l'écran, puis disparaît seule. Les parents voient aussitôt la fiche dans « Nos écoles » et dans « Comparer ».

Une seule école ? L'onglet existe toujours, mais la fiche ne sert qu'au site du groupe, qui n'apparaît qu'à partir de deux écoles en ligne.

Publiez une actualité

Onglet « Actualités », « Nouvelle actualité » : « Titre », photo, « Résumé », « Texte ». « Publier sur la vitrine » décoché, l'actualité reste en brouillon. Dans la liste, « Modifier », « Publier » / « Retirer » et la corbeille.

Alimentez la galerie

Onglet « Galerie » : « Choisir une photo », une « Légende » et un « Album » facultatifs, puis « Ajouter à la galerie ». Les flèches changent l'ordre, l'œil masque une photo sans la supprimer.

Droit à l'image Pour publier une photo (galerie, actualités de l'école ou du groupe, et aussi photo d'accueil, de présentation, du mot du promoteur ou du coordinateur, photos des sections et des options, sur la vitrine comme sur le site du groupe), cochez la case « Seuls des élèves dont les parents ont donné leur accord figurent sur cette photo, ou aucun élève n'est reconnaissable ». Un rappel compte les élèves de l'année dont les parents ont donné leur accord (« 12 élèves sur 569 avec l'accord… ») ; l'accord se note sur la fiche de chaque élève (« Accord des parents reçu »). L'attestation est datée et tracée. Les photos publiées avant cette règle ne sont pas republiées sans confirmation. Pour les photos d'accueil, de présentation, du mot, des sections et des options, la case se coche avant de choisir la photo (sinon : « Cochez d'abord l'attestation du droit à l'image, puis choisissez de nouveau la photo. ») ; pour le portrait, la case dit que la personne accepte d'être publiée. Une ancienne photo sans attestation est signalée « Photo non publiée » : cochez la case puis « Publier cette photo », ou remplacez-la.

Composez la page Équipe, avec l'accord de chacun

Onglet « Équipe » : cochez « Afficher la page « Équipe » sur la vitrine ». Seuls les membres qui ont donné leur accord y figurent. Pour un membre, touchez le crayon : « Titre affiché », « Matières enseignées », « Présentation », photo, et « Apparaît sur la page « Équipe » ». Si l'accord a été recueilli par l'école (et non dans le profil du membre), cochez aussi « J'atteste que ce membre m'a donné son accord pour apparaître sur la vitrine ».

Lisez les messages reçus

Onglet « Messages » : les messages envoyés depuis la page « Contact », les non lus marqués d'un point orange. Touchez un message pour l'ouvrir (nom, téléphone ou e-mail, objet, message), puis répondez avec « Appeler », « Répondre sur WhatsApp » ou « Répondre par e-mail » ; « Marquer non lu » et « Supprimer » rangent la boîte. Le nombre de messages non lus apparaît sur l'onglet.

Vérifiez la vitrine publique

Ouvrez l'adresse de la vitrine (lien sous « Mise en ligne et adresse ») comme le ferait un parent, sur téléphone de préférence.

Ouvrez « Site du groupe »

Dans l'espace Établissement, touchez « Site du groupe ». Le bandeau du haut montre le nom du groupe, son état (« En ligne » ou « Hors ligne ») et le nombre d'écoles présentées, avec deux liens : « Voir le site du groupe » et « Voir la comparaison ». Quatre onglets suivent : « Identité et mise en ligne », « Textes », « Actualités » et « Écoles ».

Bandeau orange Tant que moins de deux écoles ont leur vitrine en ligne, un bandeau rappelle : « Le site du groupe s'affiche à la racine du site dès que deux écoles au moins ont leur vitrine en ligne (aujourd'hui : 1). » Mettez d'abord en ligne la vitrine de chaque école (onglet « Modèle » de sa vitrine).

Mettez le site en ligne, ou gardez-le en préparation

Onglet « Identité et mise en ligne », bloc « Mise en ligne » :

• « Site du groupe en ligne » : cochée, tout le monde voit le site ; décochée, seuls les comptes de l'administration du groupe le voient, avec un bandeau d'aperçu ;
• « Afficher le nombre total d'élèves dans les chiffres clés » : décochée par défaut. Les chiffres clés montrent alors le nombre d'écoles, les niveaux couverts, les années d'existence et les communes.

Touchez « Enregistrer ».

La notification « Enregistré. » s'affiche en bas de l'écran, et le bandeau du haut passe à « En ligne » ou « Hors ligne ».

Donnez au site l'identité du groupe

Bloc « Identité du groupe » : touchez « Envoyer le logo du groupe » (photo JPEG, PNG ou WebP, 5 Mo au plus). Masomo propose alors les « Couleurs trouvées dans le logo » : « Principale » ou « Secondaire » les reprend en un toucher. Remplissez le « Slogan du groupe », réglez « Couleur principale », « Couleur secondaire », « Couleur d'accent », « Police des titres » et « Police du texte ». L'« Aperçu » à droite (en dessous sur téléphone) change aussitôt. Touchez « Enregistrer l'identité » : la notification « Enregistré. » s'affiche en bas de l'écran. L'envoi du logo est confirmé de même (« Logo du groupe enregistré. Des couleurs vous sont proposées à partir du logo. »).

Le nom du groupe ne se change pas ici, mais dans Établissements. Ce logo et ces couleurs habillent aussi la page de connexion ouverte depuis le site du groupe (voir Se connecter).

Rédigez les textes

Onglet « Textes ». Chaque bloc a son bouton « Enregistrer », confirmé par la notification « Enregistré. » en bas de l'écran :

• « Page d'accueil » : « Photo d'accueil », « Grand titre », « Accroche », « Texte de bienvenue » ;
• « Qui sommes-nous, mission et valeurs » : « Photo de présentation », « Titre », « Année de création », « Présentation », « Notre mission », « Nos valeurs » (une par ligne, sous la forme « Titre : explication ») ;
• « Mot du coordinateur ou du promoteur » : « Portrait », « Titre », « Message », « Signature », « Fonction », et « Afficher le mot sur l'accueil » ;
• « Contact du groupe » : adresse de la coordination, téléphones, WhatsApp, e-mail, heures d'ouverture, lien Google Maps et réseaux sociaux ;
• « Description pour Google et le partage » : 300 caractères au plus.

Astuce Un champ laissé vide n'est pas un trou sur le site : Masomo affiche un texte sobre construit à partir des écoles, visible en gris dans le champ.

Publiez les actualités du groupe

Onglet « Actualités », « Nouvelle actualité » : « Titre », photo (« Ajouter une photo »), « Résumé » (facultatif, affiché sur les cartes), « Texte ». Laissez « Publier sur le site du groupe » coché pour publier, décochez-le pour garder un brouillon. Touchez « Enregistrer ». Dans la liste : « Modifier », « Publier » ou « Retirer », et la croix pour supprimer.

Ici, on publie les nouvelles du groupe (rentrée commune, ouverture d'une école). Celles d'une école se publient dans sa vitrine.

Vérifiez ce que publie chaque école

Onglet « Écoles » : chaque école dont la vitrine est en ligne, avec sa commune, son régime, ses niveaux, et un badge par partie de sa fiche : « Services », « Horaires », « Langues », « Effectif », « Frais », « Résultats ». Un badge grisé porte « : non publié ». Le bouton « Fiche de présentation » ouvre directement la fiche de cette école (Masomo passe sur cette école).

Une école dont la vitrine est hors ligne est citée sous la liste : « Vitrine hors ligne, donc absente du site du groupe : … ».

Regardez le site comme un parent

Touchez « Voir le site du groupe » dans le bandeau du haut : le site s'ouvre dans un nouvel onglet. Parcourez l'accueil, « Nos écoles », « Comparer » et « Pré-inscription », de préférence sur un téléphone. Le parcours d'un parent est décrit dans Le site du groupe, côté parents.

Ouvrez « Messagerie automatique » et lisez le solde

Le cadre bleu « Crédits de messages · CS SALOMON » donne le solde en grand, puis « Quota du paquet de l'année : reste … sur … », « recharges : reste … sur … » et « consommés ce mois-ci ». Dessous, une ligne dit quels canaux sont prêts (« Canaux disponibles : WhatsApp et SMS. »), ou que « Aucun fournisseur SMS ni WhatsApp n'est encore réglé par Genius ICT » : vos réglages sont alors gardés, mais rien ne part tant que Genius ICT ne l'a pas fait.

Si le solde est bas, un cadre orange l'annonce (« Solde bas : … crédits (seuil …). ») ; s'il est épuisé, un cadre rouge : « Crédits épuisés : les envois automatiques sont arrêtés. »

Cochez les messages qui partent seuls

Sous « Messages envoyés automatiquement », cochez :

• « Reçu de paiement » : à chaque encaissement à la caisse, avec le montant (en chiffres et en toutes lettres), le numéro du reçu et le reste à payer ;
• « Absence du jour » : dès que l'élève est noté absent (appel ou poste de scan), une fois par élève et par jour ;
• « Retard du jour » : dès que l'élève est noté en retard, une fois par élève et par jour (pas en plus d'une absence) ;
• « Rappels d'impayés » : chaque matin, selon le calendrier de l'étape suivante ;
• « Résultats et bulletins » : à la première émission du bulletin ; par WhatsApp, le PDF du bulletin peut être joint.

Ce qui n'est pas coché reste manuel : communiqués, convocations, messages du portail, journal de la crèche… se préparent toujours par des liens WhatsApp.

Réglez le délai, les rappels et l'alerte, puis enregistrez

• « Délai avant l'envoi d'une absence ou d'un retard (minutes) » : de 0 à 60, 10 par défaut. Un appel corrigé pendant ce délai n'envoie rien.
• « Rappel avant l'échéance (jours) » : de 1 à 60 (3 par défaut). Laissez vide pour ne pas prévenir avant l'échéance.
• « Rappels après l'échéance (jours) » : des nombres séparés par des virgules (« 1, 7, 30 » ; « 1, 7 » par défaut).
• « Alerte sous (crédits) » : le solde à partir duquel Masomo prévient. Vide : le seuil fixé par Genius ICT, affiché en grisé.

Touchez « Enregistrer ».

La notification « Réglage enregistré : 3 événements partent automatiquement. » s'affiche en bas de l'écran (ou « Réglage enregistré : aucun envoi automatique, tous les messages restent des liens WhatsApp à ouvrir. » si rien n'est coché).

Consultez les quotas et les recharges

« Quotas et recharges » liste les crédits reçus : « Quota du paquet 2026-2027 » (accordé automatiquement pour l'année en cours), chaque « Recharge » avec sa référence, son montant et sa date, et les « Ajustement » de Genius ICT avec leur motif. Pour recharger, contactez Genius ICT : c'est lui qui enregistre la recharge après votre paiement.

Suivez l'historique des envois

« Historique des envois automatiques » montre chaque message : parent, événement, élève, canal, début du texte, heure, crédits, et son état : « En file », « Envoyé », « Remis », « Lu » ou « Échec ». Les pastilles du haut comptent les messages du mois par état (« Remis ce mois-ci · 42 »). Filtrez par état (« Revenus au lien manuel » pour ceux qui ne sont pas partis seuls) et par canal (« WhatsApp automatique », « SMS », « Lien WhatsApp (manuel) »).

Un message en échec ou revenu au lien manuel affiche la raison en dessous (par exemple « Numéro SMS du parent invalide : à envoyer par le lien WhatsApp. ») et le lien « Envoyer par le lien WhatsApp » : touchez-le pour l'envoyer vous-même, gratuitement.

Ouvrez « Abonnement »

Le bandeau de couleur donne l'état de l'école : « Utilisation libre jusqu'au comptage » (avec la date de comptage), « À jour », « Facture à payer » (reste à payer et échéance), « Facture échue, délai de grâce » ou « Facture impayée, consultation seule ». Dessous, « Tarif 2026-2027 » : prix par élève, date de comptage, échéance, délai de grâce, et « Comment l'abonnement est calculé ».

Suivez vos crédits de messages

Dès que la messagerie automatique des parents est disponible pour l'école (voir La messagerie automatique), la carte « Crédits de messages (SMS et WhatsApp) » apparaît sous l'état de l'abonnement. Le badge « Solde » donne les crédits restants (vert ; orange quand le solde est bas ; rouge quand il est épuisé). Dessous :

• « Quota du paquet de l'année : reste … sur … (expire en fin d'année scolaire) » : les crédits inclus dans l'abonnement, accordés pour l'année scolaire en cours ;
• « recharges : reste … sur … (jamais perdues) » : les crédits achetés en plus à Genius ICT.

Un solde bas affiche « Solde bas (seuil …) : pensez à une recharge. » ; un solde épuisé, « Crédits épuisés : les envois automatiques sont arrêtés, les messages repassent par les liens WhatsApp manuels. ». Le bouton « Messagerie automatique » (administration) ouvre les réglages des envois.

Consultez et imprimez vos factures

« Factures » liste chaque facture : numéro, type (« Comptage de l'année » ou « Complément »), nombre d'élèves comptés et prix, échéance, payé, reste, état (« À payer », « Payée en partie », « Payée », « Échue », « Rien à payer », « Annulée »). « Détail » montre l'effectif par section et par classe et les paiements reçus ; « PDF » imprime la facture, avec en annexe la liste des élèves comptés. Les « Anciens abonnements forfaitaires », s'il y en a, restent affichés en historique.

Ouvrez « Rentrée » et lisez les deux blocs

« Fin de l'année 2026-2027 » : périodes clôturées, procès-verbaux de délibération signés, repêchages tranchés, résultats de l'Examen d'État (information), passage de classe fait, grilles de l'année suivante validées, clôture de l'année par le groupe.

« Rentrée 2026-2027 » : année précédente clôturée, frais fixés, titulaires désignés, grilles validées, horaire publié, réinscriptions confirmées, arrivées d'autres écoles du groupe reçues.

Au premier trimestre, la rentrée s'affiche d'abord ; ensuite, la fin d'année. Touchez une ligne pour ouvrir l'écran concerné.

Ouvrez « Clôture de l'année » et lisez les pré-requis

Le bandeau annonce « Clôture de l'année 2026-2027 » avec le nombre de pré-requis remplis et d'inscrits. Le bloc « Pré-requis » coche ou non les quatre conditions bloquantes, avec le détail de ce qui manque et un bouton vers l'écran concerné (« Clôtures des périodes », « Délibérations », « Passage de classe ») :

• « Toutes les périodes clôturées » (par la direction de chaque section) ;
• « Délibérations de fin d'année signées » (primaire, CTEB, humanités ; la maternelle n'est pas concernée) ;
• « Repêchages tranchés » ;
• « Passage de classe validé pour chaque classe ».

Un élève de 4e des humanités « en attente du résultat national » (Examen d'État pas encore publié), un élève admis dans une autre école du groupe et un élève non réadmis n'ont pas de classe dans l'année suivante : ils ne bloquent pas la clôture. Le résultat de l'Examen d'État se saisit ensuite, même sur l'année clôturée (voir Examens nationaux).

Lisez les avertissements

« À savoir (non bloquant) » liste ce qui ne bloque pas mais mérite un regard : élèves avec un reste à payer (reporté en arriérés sur l'année suivante), paiements banque ou mobile money non vérifiés, caisses de l'année non clôturées (école par école), grilles de l'année suivante pas encore prêtes, réinscriptions à confirmer, élèves de 4e en attente du résultat de l'Examen d'État, apports en nature non reçus. Chaque ligne a son lien.

Clôturez l'année

Quand les quatre pré-requis sont cochés, le bouton de clôture apparaît (sinon : « La clôture sera possible quand les 4 pré-requis seront remplis. »). Retapez exactement le nom de l'année dans « Pour confirmer, retapez le nom de l'année : 2026-2027 », puis touchez le bouton rouge.

La notification « Année 2026-2027 clôturée. 2027-2028 est maintenant l'année en cours (… inscriptions 2026-2027 archivées en lecture seule, … frais affectés, … réinscriptions à confirmer). » s'affiche en bas de l'écran.

Le bloc « Années passées » liste ensuite chaque année clôturée, sa date et son auteur, avec le badge « Lecture seule ».

Ouvrez « Journal d'audit »

Les traces s'affichent de la plus récente à la plus ancienne, 25 par page : la date et l'heure, l'action (« Reçu annulé », « Accès modifié (rôles, périmètre) », « Cotes validées »…), l'objet touché (« Paiement · R26-000994 », « Classe · 3e Sc »), le motif entre guillemets, et l'auteur. « Masomo (automatique) » désigne une action faite par le système lui-même. Au-dessus de la liste, un bandeau rappelle que « Chaque trace porte une empreinte liée à la précédente : la moindre retouche en base se voit. », avec le bouton « Vérifier l'intégrité ».

Filtrez

Tapez un mot dans la recherche (un nom, un numéro de reçu, un motif, une valeur) ou touchez « Aujourd'hui », « 7 jours », « 30 jours », « Tout ». Touchez « Filtres » pour préciser « Du » et « Au », l'« Auteur » (ou « Masomo (automatique) »), le « Module et action » et l'« Objet » (paiement, classe, compte d'accès…). La liste « Module et action » est rangée par module : choisissez un module entier (« Finances : tout », « Comptes et accès : tout », « Cotes, bulletins et délibérations : tout »…) ou une action précise (« Reçu annulé »). Un groupe de plusieurs écoles ajoute le filtre « École ». « Effacer les filtres » revient à la liste complète.

Deux filtres servent au contrôle des chefs et des rapports :

• la case « Droits hérités de l'administration » ne garde que les actions du chef d'établissement faites avec ces droits. Dans la liste, ces traces portent le badge orange « Droits hérités de l'administration » ;
• le module « Rapports consultés et imprimés » réunit les ouvertures et les impressions des rapports : « Rapport financier consulté », « Rapport pédagogique imprimé ou exporté », « Rapport des effectifs consulté »…

Ouvrez le détail d'une trace

Touchez une ligne. Le détail donne la date complète, l'auteur et son rôle, l'école, l'objet, le motif, l'« Appareil » (navigateur et système, par exemple « Chrome 124 · Android 13 », ou « Ligne de commande » pour une commande lancée sur le serveur, puis l'adresse IP), le numéro de la trace et son « empreinte », puis « Avant et après », champ par champ : l'ancienne valeur barrée, la nouvelle en gras, et le badge « modifié » sur ce qui a changé. Les mots de passe et codes secrets ne sont jamais affichés (« •••• (masqué) »).

Pour une action faite avec les droits hérités de l'administration, le détail ajoute « Droits utilisés » : « Droits hérités de l'administration », suivi des droits qui ont servi (par exemple frais.gerer, finances.voir). La même mention figure dans le PDF et dans l'Excel, à côté du rôle de l'auteur.

Vérifiez l'intégrité du journal

Touchez « Vérifier l'intégrité ». Masomo recalcule l'empreinte de chaque trace, de la première à la dernière, et la compare à celle qui est enregistrée.

Le bandeau dit « Journal intact » avec le nombre de traces vérifiées, ou, en rouge, « Rupture à l'entrée n° … » : cette trace, ou une trace qui la précédait, a été modifiée ou supprimée en dehors de Masomo. La date de la vérification est affichée, et la vérification est elle-même inscrite au journal.

Imprimez ou exportez la liste

Au-dessus de la liste, touchez :

• « PDF » : le journal imprimable, en paysage, avec l'en-tête de l'école, la période et les filtres, les traces regroupées par jour avec un résumé de l'avant et de l'après, « page X / Y », « Imprimé par … le … », l'état d'intégrité au moment de l'impression et l'empreinte de la dernière trace. Il s'ouvre dans un nouvel onglet ; 500 traces au plus par impression ;
• « Excel » ou « CSV » : exactement les traces filtrées à l'écran, avec les colonnes N°, date, heure, auteur, rôle, école, action, objet, n° de l'objet, motif, avant, après, adresse IP et appareil. Le CSV s'ouvre dans Excel en français (séparateur point-virgule).

Le fichier s'ouvre ou se télécharge (« journal-audit-cs-salomon-2026-10-02.xlsx »). L'impression et l'export sont eux-mêmes inscrits au journal.