Finances

Ouvrez « Encaisser »

Dans l'espace Finances, touchez « Encaisser ». Sur téléphone, c'est le gros bouton rond jaune au milieu de la barre du bas.

En haut, une ligne vous rappelle l'état de votre caisse et le taux du jour : « Caisse ouverte depuis 07:00 · 1 $ = 2 885 FC ». Plus bas, « Mes reçus d'aujourd'hui » liste vos dix derniers reçus : touchez-en un pour le réimprimer.

Caisse du jour Votre caisse s'ouvre toute seule au premier encaissement de la journée, avec le fonds de caisse fixé par l'administration (la monnaie remise le matin). Vous n'avez rien à faire pour l'ouvrir. Mais si votre caisse d'un jour précédent n'a pas été clôturée, l'encaissement est bloqué : faites-la d'abord compter et clôturer (voir Clôturer la caisse du jour).

Retrouvez l'élève

Dans « Quel élève ? », tapez au moins deux lettres du nom, ou le matricule (par exemple SAL-25-0020). Touchez l'élève dans la liste.

Avec un lecteur de QR, présentez simplement la carte de l'élève : le lecteur remplit le champ et Masomo ouvre directement sa situation. Vous pouvez aussi coller l'adresse lue sur la carte.

La recherche retrouve aussi les élèves sortis cette année (transférés, abandons, exclus) et les anciens élèves non réinscrits qui doivent encore de l'argent : la liste porte la mention orange « Ancien élève (2025-2026) ». Leurs arriérés s'encaissent ici, sur leur dernière inscription (voir la question « Un ancien élève vient payer ses arriérés » plus bas).

Vérifiez ce qu'il doit

Le bandeau bleu affiche le « Reste à payer », séparé par devise : par exemple « 88 500 FC + 132 $ » pour Grâce MBUSA KAVIRA, en 6e primaire.

Dessous, la liste « Frais » donne chaque frais avec son échéance, ce qui est déjà payé et ce qui reste. Les frais d'une année précédente portent l'année (« 2025-2026 ») et passent en premier. Un badge rouge « En retard » signale une échéance dépassée.

Astuce Le parent veut tout solder ? Touchez « Tout en USD » ou « Tout en CDF » : le montant exact de la devise se met dans « Montant reçu ».

Saisissez le montant et la devise

Dans « Montant reçu », tapez la somme que le parent vous remet. À droite, choisissez la devise reçue : « $ USD » ou « FC ». Le parent peut payer en francs un frais fixé en dollars, et inversement.

Masomo affiche aussitôt l'« Imputation automatique » : sur quels frais l'argent va, et combien. Quand il faut convertir, le montant dans l'autre devise est indiqué entre parenthèses, avec le rappel « Conversion au taux du jour : 1 $ = 2 885 FC. Le reçu garde ce taux. »

Choisissez le mode de paiement

Sous « Mode de paiement », touchez :

• « Espèces » : l'argent entre dans la caisse. Rien d'autre à remplir ;
• « Mobile money » : choisissez le « Compte mobile money » de l'école qui a reçu l'argent (M-Pesa, Airtel Money…), puis tapez l'« ID de la transaction » lu dans le SMS de confirmation. Le « Numéro de l'expéditeur » est facultatif ;
• « Banque » : choisissez la « Banque où le parent a déposé », puis tapez le « N° du bordereau » et la « Date du dépôt ».

« Payé par » est déjà rempli avec le nom du parent principal. Si c'est quelqu'un d'autre qui vient payer, touchez « L'élève lui-même », le nom d'un autre parent, ou « Autre personne » puis tapez son nom (un enfant, un oncle, un voisin). Ce nom est imprimé sur le reçu.

Au besoin, modifiez l'imputation

Si le parent veut payer un frais précis (par exemple la 2e tranche des frais scolaires avant l'arriéré), touchez « Modifier » dans le cadre « Imputation automatique ». Une case s'ouvre devant chaque frais : tapez le montant à y mettre, dans la devise du frais. Touchez « Revenir à l'automatique » pour annuler vos changements.

Touchez « Encaisser »

Vérifiez le montant écrit sur le bouton (« Encaisser 100 000 FC »), puis touchez-le une seule fois.

Un cadre vert, en haut de l'écran, annonce le reçu, par exemple « Reçu R26-001006 », avec le montant, l'élève et le compte. La situation de l'élève se met à jour tout de suite.

Imprimez ou envoyez le reçu

Dans le cadre vert, touchez :

• « Ticket » : reçu de 80 mm pour l'imprimante de caisse ;
• « A5 » : demi-feuille, avec une place pour la signature et le cachet ;
• « PDF » : le fichier, à garder ou à partager ;
• « WhatsApp » : un message tout prêt pour le parent, avec le montant en chiffres et en toutes lettres (« Soit : Cent mille francs congolais »), les frais payés et le reste à payer. Vous l'envoyez vous-même depuis WhatsApp.

Sur la page du reçu, touchez « Imprimer » pour lancer l'impression.

Reçu envoyé automatiquement Si l'administration a activé « Reçu de paiement » dans la messagerie automatique de l'école (voir Messagerie automatique), le parent reçoit le reçu tout seul, juste après l'encaissement, par WhatsApp ou par SMS selon le canal choisi sur sa fiche : montant en chiffres et en toutes lettres, numéro du reçu, reste à payer. Vous n'avez rien à faire. Si l'envoi automatique n'est pas possible (pas de crédits, numéro non valable, échec), le message reste à envoyer par le lien WhatsApp : le bouton « WhatsApp » sert toujours.

Ouvrez « Reçus »

La liste montre les reçus du plus récent au plus ancien. Chaque ligne donne l'élève, le numéro, la date et l'heure, le compte (avec la référence) et le percepteur. En haut, deux cadres totalisent les reçus valides affichés : un pour les dollars, un pour les francs. Quand vous choisissez un jour, ils suivent la même règle que la clôture et le tableau de bord : reçus émis ce jour-là, moins les reçus annulés ce jour-là (même émis un autre jour, ils apparaissent alors dans la liste avec « Annulé le … »). Les reçus d'arriérés d'un ancien élève, encaissés cette année, y figurent aussi et se vérifient sur relevé comme les autres.

Un reçu dont l'annulation est demandée reste valide, donc compté, jusqu'à la décision. Le cadre de sa devise le dit en orange : « dont 120 $ (1 reçu) en attente d'annulation ». Dans la liste, il porte le badge « Annulation demandée par … ».

Cherchez un reçu

Tapez dans « N° de reçu, élève, matricule, référence ». Pour affiner, choisissez un jour dans le calendrier ou un compte dans « Tous les comptes ». Le bouton « Annulés » ne montre que les reçus annulés. Avec un jour choisi, ce sont les reçus annulés ce jour-là, même émis un autre jour : les cadres donnent alors leur montant, en rouge (« USD · 2 reçus annulés ce jour-là »). Pour le comptable et l'administration, le bouton orange « Annulations à approuver (1) » apparaît quand des demandes d'annulation du percepteur attendent leur décision.

Touchez une ligne : le reçu s'ouvre, prêt à imprimer en « Ticket 80 mm » ou en « A5 », en « PDF », ou à envoyer par « WhatsApp ».

Pour remettre la liste sur papier, touchez « État imprimable (PDF) », au bout des filtres. Le PDF « État des reçus » reprend exactement la liste affichée (recherche, jour, compte, vérification, annulés) et ses totaux par devise, en A4 paysage, avec « Imprimé par … le … ». Au-delà de 600 reçus, seuls les plus récents sont listés : choisissez un jour ou un compte pour un état complet. Pour le percepteur, l'état ne contient que ses propres reçus.

Vérifiez les paiements sur le relevé

Touchez « Banque / mobile money à vérifier ». Relevé M-Pesa ou bancaire en main, retrouvez chaque paiement par sa référence et son montant, puis touchez « À vérifier · marquer vérifié ». Confirmez le message « Confirmer que … figure bien sur le relevé de M-Pesa ? ».

Le badge devient « Vérifié ». Le nom de la personne et la date restent attachés au paiement.

Une autre personne Celui qui a encaissé un paiement ne peut pas le vérifier lui-même : « Vous avez encaissé ce paiement : sa vérification sur relevé revient à une autre personne. » Il en va de même pour un versement de la caisse à la banque : il est rapproché du relevé par quelqu'un d'autre que celui qui l'a fait.

Annulez un reçu erroné, ou demandez son annulation

Comptable, administration. Ouvrez le reçu, puis touchez « Annuler le reçu ». Écrivez le « Motif de l'annulation (obligatoire) », par exemple « Mauvais élève : le parent payait pour Grâce, pas pour David ». Sous le motif, Masomo rappelle « Annulation immédiate, sans seconde approbation. Le reçu reste dans l'historique, marqué ANNULÉ ; les montants imputés redeviennent dus. » Une ligne orange dit ce que l'annulation change à la caisse (voir Annuler un reçu et ses effets sur la caisse). Si c'est votre propre reçu, ou si son montant dépasse le plafond de l'école, une ligne de plus le dit, par exemple « Signalé au journal : c'est votre propre reçu. » : l'annulation se fait quand même. Touchez « Confirmer l'annulation », puis confirmez « Annuler définitivement le reçu R26-001007 ? ».

Le message « Reçu R26-001007 annulé. Les montants imputés sont de nouveau dus. » s'affiche au-dessus du reçu. Le reçu reste consultable, barré « ANNULÉ », avec la date, le nom de la personne et le motif.

Percepteur. Sur le reçu, le bouton s'appelle « Demander l'annulation ». Écrivez le motif. Sous le motif, Masomo rappelle « Votre demande part à l'administration et à la comptable (seules l'administration et la comptable annulent un reçu) : le reçu reste valide et compté jusqu'à leur décision. » Touchez « Envoyer la demande », puis confirmez « Demander l'annulation du reçu R26-001007 ? ».

Le message « Annulation du reçu R26-001007 demandée : l'administration ou la comptable décide. Le reçu reste valide d'ici là. » s'affiche au-dessus du reçu. Dans la liste, le reçu porte le badge « Annulation demandée par … ». Le comptable et l'administration sont prévenus.

Acceptez ou refusez une demande (comptable, administration)

Touchez « Annulations à approuver », puis ouvrez le reçu. Le cadre « Annulation à approuver » donne le demandeur, la date et le motif, et ce que l'annulation changera à la caisse. Touchez « Approuver l'annulation » et confirmez, ou écrivez un « Motif du refus » et touchez « Refuser la demande ».

Si l'argent a déjà été rendu au parent alors que la caisse est clôturée, cochez « L'argent est rendu au parent : préparer la dépense « Remboursements aux parents » » : la sortie d'argent est préparée comme une dépense, à payer et à justifier.

Approuvée : « Annulation approuvée : le reçu R26-000827 est annulé, les montants imputés sont de nouveau dus. » L'annulation porte le motif du demandeur et le nom de la personne qui l'a approuvée. Refusée : « Demande d'annulation refusée : le reçu R26-000827 reste valide. » Le refus et son motif sont notés au journal. Dans les deux cas, le percepteur est prévenu de la décision.

Ouvrez « Clôture de caisse »

L'écran s'ouvre sur aujourd'hui. Changez de jour avec le calendrier en haut. Chaque caisse du jour a sa carte : le percepteur, l'heure d'ouverture, le nombre de reçus, puis :

• deux cadres « Espèces USD » et « Espèces CDF » : l'argent attendu en caisse ;
• un tableau par compte et par devise : caisse, M-Pesa, Airtel Money, banque… Un badge orange « 3 à vérifier » mène aux paiements à contrôler sur le relevé ;
• sous le tableau, « Dont rachats d'apports (hors frais) » et, si des dépenses ont été payées en espèces depuis cette caisse, la ligne « Sorties (dépenses payées) » : leur montant, le nombre de bons, « déduits des espèces attendues ». Dans le tableau, la ligne de la caisse indique aussi « − 15 $ sorties ».

Caisse oubliée Une caisse d'un jour précédent restée ouverte est signalée en haut, en orange : « Caisse de … du … non clôturée ». Touchez l'alerte pour l'ouvrir. Clôturez-la vite : tant qu'elle reste ouverte, son percepteur ne peut plus encaisser.

Annulations à approuver Pour le comptable et l'administration, un cadre orange compte les demandes d'annulation du percepteur qui attendent leur décision (« 1 annulation de reçu à approuver ») ; il mène au filtre « Annulations à approuver » des Reçus (voir Annuler un reçu). Dans la carte de la caisse concernée, un cadre orange le rappelle aussi : « Dont 1 reçu en attente d'annulation (120 $) : toujours compté tant que l'administration ou la comptable n'a pas décidé. » Plus bas, le cadre « Annulations demandées par l'encaisseur » liste les annulations demandées ou faites par le percepteur sur les reçus de sa caisse.

Enregistrez un versement en banque

Quand des espèces partent à la banque, touchez « Verser en banque ». Choisissez le « Compte qui reçoit », tapez le « Montant versé » et sa « Devise », le « N° du bordereau » et la « Date du dépôt », puis touchez « Enregistrer le versement ».

La notification « Versement enregistré : les espèces attendues dans la caisse diminuent d'autant. » s'affiche en bas de l'écran. Le versement apparaît sous « Versements en banque ». Il paraît aussi dans la trésorerie, onglet « Transferts », avec les autres mouvements entre comptes (voir Les transferts entre comptes).

Comptez et clôturez (comptable, administration)

En fin de journée, comptez les espèces avec le percepteur. Sur sa carte, touchez « Clôturer ». Tapez les « Espèces comptées en USD » et « en CDF » : sous chaque montant, Masomo affiche l'écart tout de suite (« juste », « excédent » ou « manquant »). Ajoutez une observation si besoin, touchez « Clôturer », puis confirmez « Clôturer définitivement cette caisse ? ».

Reçu en attente d'annulation Si un reçu de cette caisse attend une décision d'annulation, la feuille de clôture le rappelle : « L'attendu comprend 1 reçu en attente d'annulation (120 $) : s'il est annulé après la clôture, l'annulation figurera dans la clôture du jour de l'annulation. » Comptez l'argent tel qu'il est dans le tiroir.

La notification « Caisse de M. Gilbert Muhindo Kombi clôturée. Plus aucune opération possible sur cette caisse. » s'affiche en bas de l'écran. La carte porte le badge « Clôturée ».

Relisez une caisse clôturée

Pour une caisse clôturée, chaque devise montre l'attendu, le « Compté » et l'« Écart », puis, en bas, la date, l'heure et le nom de la personne qui a clôturé, avec « (l'encaisseur lui-même) » s'il a clôturé sa propre caisse.

Si un reçu d'une caisse déjà clôturée est annulé plus tard, un cadre orange « Annulations après clôture » apparaît dans la clôture du jour de l'annulation (voir Annuler un reçu et ses effets sur la caisse). De même, une dépense payée en espèces puis annulée après la clôture de sa caisse apparaît dans le cadre orange « Dépenses annulées après clôture » du jour de l'annulation, avec « + » et le montant rendu. Cet argent est compté dans le compte choisi à l'annulation : une caisse ouverte ce jour-là l'ajoute à ses espèces attendues, ligne « Retours de dépenses annulées » (voir Les dépenses). Si les espèces attendues d'une caisse deviennent négatives (dépense payée au-delà), la clôture l'affiche en rouge.

Imprimez le récapitulatif

Touchez « Récapitulatif » : une page A4 s'ouvre avec les espèces (attendu, compté, écart), les totaux par compte et par devise, la liste des reçus, les versements et les observations. Touchez « Imprimer », puis faites signer l'encaisseur et le contrôleur.

Ouvrez « Tableau de bord »

Le grand cadre bleu donne l'« Encaissé aujourd'hui » : les dollars en blanc, les francs en jaune, le nombre de reçus valides et le taux du jour. Dessous, « Ce mois-ci en dollars » et « Ce mois-ci en francs ». Comme les espèces attendues de la clôture, l'encaissé compte les reçus de frais et les rachats d'apports (ligne « dont rachats d'apports ») ; un reçu annulé compte en moins le jour de son annulation. Si le percepteur a demandé l'annulation de reçus, une ligne le signale : « Dont 1 reçu en attente d'annulation (120 $) : compté jusqu'à la décision de l'administration ou de la comptable. »

Dessous, pour qui voit les dépenses et toute l'école (promoteur, administration, comptable), le bloc « Recettes − dépenses » donne, « Ce mois-ci » et « Depuis la rentrée », les recettes, les dépenses payées et le « Solde » de chaque devise (voir Rapports des dépenses et « Recettes − dépenses »).

Le graphique « 14 derniers jours » montre l'encaissé jour par jour. Touchez « USD » ou « CDF » pour changer de devise.

Plusieurs écoles Si vous suivez plusieurs écoles, deux onglets apparaissent en haut : le nom de l'école courante et « Toutes les écoles ». En vue « Toutes les écoles », un bloc « Par école » détaille chacune, et un équivalent en dollars est donné « à titre indicatif ».

Lisez le recouvrement

Le cadre « Recouvrement » donne, pour les frais en francs puis pour les frais en dollars :

• le pourcentage payé sur tout ce qui est dû pour l'année (« Payé » sur « Dû sur l'année ») ;
• « Échu à ce jour » : ce qui devait déjà être payé, et la part réellement payée ;
• « Impayés échus » : ce qui manque sur les échéances passées.

En rouge, le nombre d'élèves en retard de paiement. Le lien « Impayés » ouvre la liste nominative. Plus bas, « Effectifs » compte les élèves inscrits par section, filles et garçons.

Regardez les comptes et les dernières opérations

« Par compte » détaille l'encaissé d'aujourd'hui et du mois pour la caisse, chaque banque et chaque compte mobile money, dans les deux devises, avec la même règle (rachats d'apports compris, annulations à leur date) : la caisse du jour y donne le même montant que la clôture. Sous le nom de chaque compte, « Solde : … $ · … FC » donne aussi son solde à la date du tableau (voir La trésorerie). Un badge orange compte les paiements pas encore vérifiés sur le relevé. « Dernières opérations » liste les derniers reçus, annulés compris (barrés).

Choisissez la période et comparez

Sous le nom de l'école, la barre de période règle le bloc « Évolution » : « Jour », « Semaine », « Mois » (choisi d'office), « Trimestre », « Année scolaire » ou « Période libre » (une date de début et une date de fin). Le calendrier choisit le jour de référence, et les deux flèches passent à la période précédente ou suivante. La barre rappelle la période (par exemple « Octobre 2026 (au 22 octobre) ») et ses deux comparaisons.

Le bloc « Évolution » donne, pour chaque devise, l'encaissé de la période, puis l'encaissé de la période précédente et celui de la même période de l'an passé, avec la variation (flèche verte si l'encaissé monte, rouge s'il baisse). Pour qui voit les dépenses et toute l'école, un petit tableau compare aussi les « Dépenses payées » (là, une hausse est en rouge). Dessous, l'année scolaire à date est comparée à l'an passé à la même date, et deux courbes « Encaissé par mois en USD » et « Encaissé par mois en CDF » montrent chaque mois de l'année (barres foncées) à côté du même mois de l'an passé (barres claires).

Descendez dans le détail

Sous le bloc « Évolution », « Détail par section » donne une ligne par section : l'encaissé de la période et sa variation, le taux recouvré de l'année, le nombre d'élèves en retard et les impayés échus. Touchez une section pour voir ses classes, puis une classe pour voir ses élèves ; touchez un élève pour ouvrir l'onglet « Frais » de sa fiche. En vue « Toutes les écoles », le détail commence par les écoles.

Le fil d'Ariane, en haut du bloc « Évolution » (par exemple « CS SALOMON › Primaire › 6e primaire A »), montre où vous êtes. Touchez un niveau pour remonter. Tout le tableau suit le niveau choisi : les chiffres de l'évolution et des courbes sont alors ceux de cette section ou de cette classe.

Imprimez ou enregistrez en PDF

Dans la barre de période, « PDF » ouvre le « Tableau de bord financier » sur le modèle commun des rapports : en-tête de l'école, période et comparaisons, évolution, année à date, recouvrement de l'année, encaissé mois par mois et détail du niveau choisi, « Imprimé par … le … » et « Page X / Y ». « Imprimer » imprime l'écran tel qu'il est, avec le même en-tête.

Ouvrez « Impayés »

Le cadre bleu donne le « Reste à payer » de l'école, une ligne par devise, « dont … en retard ». Dessous, trois boutons comptent les élèves : « À jour », « À surveiller », « En retard ». Touchez-en un pour ne garder que ces élèves ; touchez-le encore pour tout revoir.

La liste est rangée par classe. Elle montre tous les élèves qui ont encore quelque chose à payer, même si ce n'est pas encore exigible : ceux-là sont verts, « À jour ». Pour chaque élève : son matricule, son parent, ses frais impayés (quatre au plus, puis « + … autres frais »), son reste total et sa situation.

Filtrez la liste

Choisissez une section, une classe, un frais (par exemple « Frais scolaires — 1re tranche ») ou une situation. Le nombre d'élèves s'affiche au-dessus de la liste.

Lisez le détail par section et par classe, et l'évolution

Au-dessus de la liste, « Par section » donne une ligne par section (s'il y en a plusieurs dans votre périmètre) : le nombre d'élèves qui doivent, combien sont en retard, et le reste à payer de chaque devise, « dont … en retard ». Touchez une section : le cadre devient « Par classe », et la liste ne garde que cette section. Touchez une classe pour n'avoir que ses élèves. Le fil d'Ariane (par exemple « CS SALOMON › Primaire › 6e primaire A ») sert à remonter.

Le cadre « Évolution du recouvrement » montre, mois par mois, la part du dû de l'année déjà payée, une courbe pour les frais en dollars et une pour les frais en francs. Les barres claires donnent le même mois de l'an passé. Sous chaque courbe : « Payé à ce jour : … sur … dû (… %) ». Ce cadre n'apparaît pas dans l'onglet « Années précédentes ».

Voyez les arriérés des années précédentes

Touchez l'onglet « Années précédentes » : la liste montre les frais non soldés des années passées, élève par élève, avec l'année dans le nom du frais (« Frais scolaires — 3e tranche · 2025-2026 »). Les anciens élèves qui ne sont plus inscrits sont regroupés à la fin, sous « Anciens élèves (non inscrits en 2026-2027) ».

Envoyez un rappel ou exportez

Sur la ligne d'un élève, touchez « Rappel » : WhatsApp s'ouvre avec le message prêt pour le parent, dans sa langue, avec chaque frais dû et le total. Relisez, puis envoyez-le vous-même.

Touchez « Exporter (Excel) » pour télécharger la liste affichée, avec les mêmes filtres.

Pour une réunion ou pour le promoteur, touchez « PDF » dans la barre du rapport, au-dessus du détail : le PDF « Impayés » reprend les mêmes filtres, avec le reste à payer, le détail par section ou par classe, l'évolution du recouvrement et la liste des élèves. Au-delà de 600 élèves, la liste n'est pas imprimée : choisissez une section ou une classe, ou exportez en Excel. « Imprimer » imprime l'écran tel qu'il est.

Pour prévenir beaucoup de parents d'un coup, touchez « Rappels aux parents » en haut de la liste : l'écran « Messages aux parents » s'ouvre avec le modèle « Rappel d'impayé » et la cible « Parents ayant des impayés » déjà choisis. Chaque parent reçoit un seul message, même s'il a plusieurs enfants qui doivent (voir Écrire aux parents).

Vue de l'enseignant

L'enseignant ouvre le même écran depuis l'espace Finances. Il ne voit que ses classes : M. Espoir Kambale, professeur de mathématiques, voit la 7e EB, la 8e EB et ses autres classes du secondaire, mais pas le reste de l'école. Il n'a ni « Rappel » ni « Exporter (Excel) ».

Ouvrez la grille des frais

Les frais sont rangés par section (« Toute l'école », « Maternelle », « Primaire », « Secondaire »). Pour chaque frais : la devise ($ ou FC), le libellé, à qui il s'applique, « Obligatoire » ou « Facultatif », le total, le nombre d'élèves, et chaque tranche avec son échéance. Le total d'un frais en tranches est donné dans sa devise ; si ses tranches avaient des devises différentes, il s'écrirait devise par devise (« 25 000 FC + 10 $ »), avec le badge « Devises mélangées ». Les boutons en haut filtrent par section.

Créez un frais

Touchez « Nouveau frais » (sur téléphone : le bouton rond « + » en bas à droite). Remplissez :

• « Type de frais » : Masomo propose le libellé et coche ou décoche « Obligatoire » et « Nouveaux élèves seulement » selon le type. Avec « Frais scolaires », il passe d'office « Par tranches », trois tranches (voir l'étape suivante) ;
• « Examen », pour le type « Frais d'examen (ENAFEP, TENASOSP, EXETAT) » seulement : touchez « ENAFEP », « TENASOSP » ou « EXETAT ». Masomo remplit le libellé et la portée de l'examen (par exemple « Primaire · 6e » pour l'ENAFEP). Tout reste modifiable ;
• « Libellé (sur le reçu) » : ce que le parent lira, par exemple « Frais de bibliothèque » ;
• « Devise du frais » : « Dollar ($) » ou « Franc congolais (FC) » ;
• « S'applique à » : « Toute l'école », « Une section », « Un niveau » (cycle, année d'étude, option) ou « Des classes » ;
• « Paiement » : « En une fois », avec le « Montant » et l'« Échéance ».

Touchez « Créer le frais ».

La notification « 1 ligne de frais créée, affectée aux élèves concernés. » s'affiche en bas de l'écran. Chaque élève du primaire doit désormais 5 000 FC de plus.

Découpez un frais en tranches

Dans « Paiement », touchez « Par tranches ». Trois tranches sont proposées, à l'image des trimestres : mi-septembre, mi-janvier et mi-avril. Changez chaque échéance au besoin. Tapez le montant et l'échéance de chacune, ou tapez le « Total annuel » puis touchez « Répartir » : Masomo partage en parts égales. « + Tranche » en ajoute une (dix au plus), la croix en retire une (deux au moins).

Une tranche = un frais Chaque tranche devient un frais à part, « Cantine — 1re tranche », « Cantine — 2e tranche »… Elle a son échéance, sa couleur dans les impayés et sa ligne sur le reçu.

Copiez un frais sur d'autres classes

Sous un frais, touchez « Copier vers d'autres classes », cochez les classes, puis « Copier ». Le frais, avec toutes ses tranches, est recréé à l'identique pour chaque classe cochée.

Modifiez ou annulez un frais

Touchez le crayon d'une tranche pour la modifier : montant, échéance, libellé… Le cadre gris compte les élèves touchés : « 42 élèves concernés, dont 17 ayant déjà payé (9 soldés) ». Pour une hausse, choisissez à qui l'appliquer : « Seulement les élèves qui n'ont encore rien payé » (par défaut) ou « Aussi les élèves déjà payés (ils doivent le complément) ». Une baisse s'applique à tous : le trop-perçu devient un avoir imputé sur les frais suivants.

Le « Motif de la modification » est obligatoire si le montant, la devise ou l'échéance change. Touchez « Enregistrer ».

Changer la devise. Tant qu'aucun élève n'a rien payé sur ce frais, ni sur aucune de ses tranches, touchez l'autre devise dans « Devise du frais ». Le montant se vide : il n'est jamais recopié tel quel. Pour un frais en tranches, la devise change pour toutes les tranches ensemble, et la liste « Nouveaux montants ($), toutes les tranches » demande le nouveau montant de chacune, avec l'ancien à côté (« avant : 25 000 FC »). Tapez-les, ou touchez « Convertir au taux de l'école (1 $ = 2 885 FC) » : Masomo propose les montants convertis, arrondis au dollar près ou à 500 FC près, et le rappelle (« Montants convertis au taux 1 $ = 2 885 FC : arrondis au dollar ou à 500 FC près ; vérifiez-les (modifiables), puis enregistrez. »). Corrigez au besoin, écrivez le motif, puis touchez « Enregistrer ». La notification de confirmation précise alors « Nouvelle devise : $, pour les 3 tranches. »

Dès qu'une tranche est payée, la devise est figée : le bouton de l'autre devise est grisé, un cadenas marque la devise du frais et Masomo explique « Devise figée : des élèves ont déjà payé une tranche de ce frais (toutes les tranches gardent la même devise). ».

Touchez la croix pour l'annuler : écrivez le « Motif », puis « Annuler le frais ». Retirer un frais à un seul élève (onglet « Frais » de sa fiche) demande aussi le droit de gérer les frais et un motif de 5 caractères au moins.

La notification confirme l'annulation et le nombre d'élèves dont le frais est retiré, par exemple « Frais « Transport scolaire · 1er trimestre » annulé ; retiré de 0 élève. Il reste visible dans l'historique. » Elle s'affiche en bas de l'écran. Les frais annulés restent consultables en bas de la grille, dans « Frais annulés ».

Ouvrez l'onglet « Réductions » et vérifiez les règles

Touchez « Règles de l'école » pour les déplier : « 2e enfant (%) », « 3e et suivants (%) », « Personnel (%) » et « Frais visés par ces réductions ». À CS SALOMON : 10 %, 20 % et 50 %, sur les « Frais scolaires ». Modifiez au besoin, puis touchez « Enregistrer les règles » : la notification « Règles enregistrées. » s'affiche en bas de l'écran.

Dessous, Masomo liste les élèves qui ont droit à une réduction et ne l'ont pas encore :

• « Fratries sans réduction » : touchez « Appliquer à tous » ;
• « Enfants du personnel détectés » : touchez « Appliquer » sur chaque ligne.

Plus bas, la liste « En cours » montre les réductions accordées ; « Historique annulé » montre celles qui ont été annulées.

Accordez une bourse ou une autre réduction

Touchez « Accorder une réduction ». Cherchez l'élève par son nom ou son matricule et touchez-le. Choisissez ensuite :

• le « Type » : « Fratrie », « Enfant du personnel », « Bourse » ou « Autre réduction » ;
• la « Réduction » : « Pourcentage » ou « Montant fixe » (avec sa devise) ;
• « Sur quels frais » : un type de frais, ou « Tous les frais obligatoires » ;
• le « Motif (obligatoire, journal d'audit) ».

Touchez « Accorder ».

La notification « Réduction accordée à MBUSA KITSA Anuarite : ses frais sont recalculés. » s'affiche en bas de l'écran. Chaque tranche des frais scolaires, de 45 $, passe à 22,50 $. Comme Anuarite avait déjà payé sa 1re tranche, une notification d'avertissement signale le trop-perçu, devenu avoir (voir « Attention »).

Annulez une réduction

Sur la ligne de la réduction, touchez « Annuler », écrivez le motif et confirmez. La réduction passe dans « Historique annulé » et les frais de l'élève retrouvent leur montant plein.

Ouvrez « Taux de change »

Le cadre bleu montre le « Taux en vigueur » (« 1 $ = 2 885 FC »), depuis quand et qui l'a fixé. En bas, l'« Historique » liste les taux précédents, avec la hausse ou la baisse par rapport au précédent.

Si le comptable a proposé un taux, un bandeau orange l'annonce : « Taux proposé en attente d'approbation : 1 $ = 2 905 FC (demande n° 3 …) ». Le lien « Approuver ou refuser » ouvre la demande (voir Approuver ou refuser les demandes du comptable).

Tapez le nouveau taux

Dans « 1 $ vaut (FC) », tapez le taux du jour, par exemple 2 890. Vous pouvez écrire « 2 890 » ou « 2890 », et une virgule pour les décimales. Ajoutez une « Note » si vous voulez (« Taux du marché de Goma, ce matin »).

Masomo affiche un contrôle : « 10 $ = 28 900 FC · 100 000 FC = 34,60 $ · +0,2 % par rapport au taux en vigueur ».

Enregistrez le taux

Touchez « Enregistrer le taux ».

La notification « Nouveau taux enregistré : il s'applique dès maintenant aux encaissements. » s'affiche en bas de l'écran. Il prend la tête de l'historique avec le badge « En vigueur ».

Si le nouveau taux s'écarte de plus de 10 % du taux en vigueur, Masomo s'arrête : « Écart de plus de 10 % avec le taux en vigueur. Vérifiez qu'il n'y a pas de zéro en trop ou en moins, puis confirmez. » Touchez « Corriger » pour reprendre le taux, ou « Confirmer ce taux » s'il est vraiment juste.

Ouvrez « Comptes de l'école »

La liste montre chaque compte : la « Caisse (espèces) », puis les comptes mobile money et bancaires, avec le numéro, le titulaire et le badge « Indiqué aux parents ». Sous chaque compte, dans chaque devise :

• « Solde USD » et « Solde CDF » : l'argent que le compte doit contenir, suivi par Masomo (solde d'ouverture et tous les mouvements depuis) ;
• « Encaissé USD » et « Encaissé CDF » : les frais encaissés sur ce compte cette année ;
• « Ouverture au … » : le solde d'ouverture saisi, s'il y en a un.

Un badge orange « 12 à vérifier » mène aux paiements pas encore vérifiés sur le relevé. Sous la liste, le lien « trésorerie » ouvre le détail de chaque solde (voir La trésorerie).

Ajoutez un compte

Touchez « + Mobile money » ou « + Compte bancaire ». Choisissez ou tapez l'« Opérateur » (M-Pesa, Airtel Money, Orange Money, Afrimoney) ou la « Banque » (Rawbank, Equity BCDC, TMB…). Le « Libellé » se remplit tout seul. Tapez le « Numéro de téléphone » du portefeuille ou le « Numéro de compte », le « Titulaire » si vous voulez, puis touchez « Enregistrer ».

Laissez « Indiquer ce compte aux parents » coché si les familles peuvent y payer.

La notification « Compte ajouté : il est proposé dès maintenant à l'encaissement. » s'affiche en bas de l'écran.

Modifiez ou désactivez un compte

Touchez le crayon pour corriger un compte. Touchez « Désactiver » pour qu'il ne soit plus proposé à la caisse ; « Réactiver » le remet en service. Un compte qui n'a jamais rien reçu peut être supprimé (« Supprimer »). Dès qu'un compte a servi, son type et son numéro ne changent plus.

Le cadre « Solde d'ouverture » reçoit, une fois, le solde du compte le jour où l'école commence à le suivre dans Masomo : dollars, francs et la date, dans « Solde au début de la journée du ». Pour une banque ou un mobile money, prenez le relevé (« relevé, saisi une fois »). Pour la caisse, comptez les espèces du coffre (« espèces comptées au coffre, saisi une fois »). C'est le point de départ du solde : seuls les mouvements de ce jour et des jours suivants s'y ajoutent. Il rend juste le solde de la trésorerie et l'avertissement « solde insuffisant » au paiement d'une dépense. Pour corriger un solde déjà saisi, un motif est demandé (« Motif, si vous corrigez un solde déjà saisi »).

La notification « Compte mis à jour. » s'affiche en bas de l'écran. Sur la ligne du compte, « Ouverture au 01/09/2026 : … » rappelle le solde d'ouverture saisi.

Réglez la caisse (fonds de caisse, annulations signalées)

Sous la liste des comptes, le cadre « Réglages de la caisse » contient deux réglages :

• « Fonds de caisse remis à l'ouverture » : la monnaie remise à chaque encaisseur le matin, en dollars et en francs. Elle est figée à l'ouverture de chaque caisse et comptée dans les espèces attendues à la clôture ;
• « Annulation signalée au-delà de » : un montant en dollars et un en francs (100 $ et 250 000 FC par défaut ; 0 : pas de signalement). Le comptable et l'administration annulent directement un reçu, avec un motif, même au-delà de ce montant : l'annulation n'est pas bloquée, elle est signalée au journal (« Au-delà du plafond »). Le percepteur, lui, demande toujours l'annulation.

Touchez « Enregistrer les réglages ». La notification « Réglages de la caisse enregistrés : le fonds de caisse s'applique aux caisses ouvertes à partir de maintenant. » s'affiche en bas de l'écran.

Partez de la réception (si vous cumulez secrétariat et caisse)

Après la réception, touchez « Racheter en espèces » : l'écran de rachat s'ouvre pour le même élève.

Choisissez les articles rachetés

Sinon, ouvrez « Rachat (caisse) » et cherchez l'élève. Saisissez la quantité rachetée de chaque article, ou touchez « Tout racheter ». Choisissez la « Devise reçue » : « Francs (FC) » ou « Dollars ($) ».

Dans « Compte où entre l'argent », la caisse espèces est choisie d'office. Si le parent paie par mobile money ou à la banque, choisissez le compte de l'école qui a reçu l'argent, puis tapez l'« ID de la transaction » (mobile money) ou le « N° du bordereau ou du virement » (banque).

Touchez « Encaisser le rachat »

Le montant à recevoir est exactement la valeur des articles. Le reçu de rachat est créé (par exemple « RA26-000009 ») : imprimez-le ou envoyez-le par WhatsApp.

Remettez le reçu de rachat

Le reçu indique le montant reçu, les articles rachetés avec leur valeur, le taux appliqué s'il y a conversion, et ce qui reste à apporter.

Retrouvez les rachats à la clôture

Dans « Clôture de caisse », la ligne « Dont rachats d'apports (hors frais) » donne le total du jour ; les espèces attendues incluent les rachats payés en espèces, et chaque rachat par mobile money ou par banque compte sur la ligne de son compte. Touchez-la pour ouvrir le journal des rachats du jour.

Dans ce journal, choisissez le jour dans le calendrier, puis touchez « PDF » : le « Journal des rachats d'apports » de ce jour s'imprime en A4 paysage, avec chaque reçu (numéro, heure, élève, classe, articles rachetés, percepteur, statut, montant) et le total de chaque devise, reçus valides seulement. Pour un percepteur, il ne contient que ses propres rachats. L'impression est notée au journal financier.

Connectez-vous et choisissez l'espace Finances

La page « Choisir un espace » propose deux espaces : « Élèves », pour retrouver un élève et consulter sa fiche, et « Finances ». La tuile Finances donne déjà ce qui a été encaissé aujourd'hui dans toute l'école ; au-dessus, le cadre « Encaissé aujourd'hui » le donne aussi, montants masqués tant que vous ne touchez pas l'œil.

Lisez l'accueil des Finances

Votre carte donne trois chiffres : « Reçus du jour », « Élèves en retard » et « Fin de période », avec deux grands boutons, « Tableau de bord » et « Impayés ». À côté, « Encaissé aujourd'hui » donne le total de toute l'école, dollars et francs séparés ; touchez le bouton rond à l'œil pour afficher les montants, masqués par défaut. Dans « À traiter », la ligne « Mes demandes » résume vos propositions : « 1 en attente d'approbation · 2 décidées cette semaine ». Touchez-la pour suivre vos demandes (voir Proposer un changement de frais ou de taux).

Repérez vos écrans

Dans le menu de l'espace Finances (sur téléphone : « Plus »), vous trouvez :

• « Tableau de bord » et « Impayés » : les recettes et ce qui reste dû (voir Tableau de bord financier et Suivre les impayés) ;
• « Reçus » : contrôler, réimprimer, vérifier sur le relevé, annuler, et accepter ou refuser les demandes d'annulation du percepteur (voir Annuler un reçu et ses effets sur la caisse) ;
• « Clôture de caisse » : compter et clôturer avec le percepteur (voir Clôturer la caisse du jour) ;
• « Mes demandes », « Frais » et « Taux de change » : proposer et suivre les changements ;
• « Dépenses » : préparer les bons de dépense, puis payer ceux que l'administration a approuvés (voir Les dépenses) ;
• « Paie » : calculer et soumettre la paie du mois, accorder les avances, payer les salaires approuvés (voir Préparer et approuver la paie du mois) ;
• « Trésorerie » : le solde de chaque compte, le journal de tous les mouvements, les transferts entre comptes, les recettes diverses et les crédits de l'école (voir La trésorerie) ;
• « Journal financier » : tout ce qui s'est passé dans les finances, imprimable (voir Le journal financier).

Dans l'espace Élèves, menu « Apports en nature », il ouvre aussi « Rapports des apports » : demandé, reçu, racheté et manquant, avec les valeurs, en Excel ou en PDF. Il consulte seulement : il ne reçoit ni ne gère les apports (voir Stock et rapports des apports).

Sur téléphone, le bouton rond central de l'espace Finances devient « Reçus » : c'est l'écran que le comptable ouvre le plus souvent.

Retrouvez le reçu

Ouvrez « Reçus » et tapez le numéro du reçu (par exemple R26-000973), le nom de l'élève ou la référence M-Pesa. Touchez la ligne pour ouvrir le reçu. Le percepteur peut aussi partir de « Mes reçus d'aujourd'hui », dans « Encaisser ».

Touchez « Annuler le reçu » et écrivez le motif

Sur la page du reçu, touchez « Annuler le reçu ». Écrivez le « Motif de l'annulation (obligatoire) » : ce qui était faux, et ce qui sera fait ensuite. Masomo rappelle « Annulation immédiate, sans seconde approbation. Le reçu reste dans l'historique, marqué ANNULÉ ; les montants imputés redeviennent dus. » Si c'est votre propre reçu, ou si son montant dépasse le plafond de l'école, il ajoute par exemple « Signalé au journal : le montant dépasse le plafond 100 $. » : l'annulation se fait quand même.

Dessous, une ligne orange dit l'effet sur la caisse. Pour un reçu de la caisse du jour, encore ouverte : « Le montant sort des espèces attendues de la caisse de M. Gilbert Muhindo Kombi du 02/10/2026 (ouverte). » Pour un paiement par banque ou mobile money, le montant sort du total du compte.

Percepteur : le bouton s'appelle « Demander l'annulation ». Écrivez le motif ; Masomo rappelle « Votre demande part à l'administration et à la comptable (seules l'administration et la comptable annulent un reçu) : le reçu reste valide et compté jusqu'à leur décision. »

Lisez l'effet si la caisse est déjà clôturée

Pour un reçu d'un jour précédent, la caisse est en général déjà clôturée. Le message devient : « La caisse de M. Gilbert Muhindo Kombi du 01/10/2026 est déjà clôturée : ses chiffres de clôture ne changent pas. L'annulation apparaît dans la clôture du jour (« Annulations après clôture ») ; si l'argent est rendu au parent, notez-le en dépense « Remboursements aux parents ». »

Si vous pouvez préparer des dépenses et que le paiement était en espèces, la case « L'argent est rendu au parent : préparer la dépense « Remboursements aux parents » » apparaît : cochez-la si vous rendez l'argent.

Confirmez l'annulation

Touchez « Confirmer l'annulation », puis confirmez « Annuler définitivement le reçu R26-000973 ? ».

Le message « Reçu R26-000973 annulé. Les montants imputés sont de nouveau dus. » s'affiche au-dessus du reçu. Le reçu reste consultable, barré « ANNULÉ », avec la date, votre nom et le motif.

Percepteur : touchez « Envoyer la demande », puis confirmez « Demander l'annulation du reçu R26-000973 ? ». Le message « Annulation du reçu R26-000973 demandée : l'administration ou la comptable décide. Le reçu reste valide d'ici là. » s'affiche au-dessus du reçu. Le reçu porte « Annulation demandée par … : en attente de l'administration ou de la comptable ». Vous êtes prévenu de la décision.

Retrouvez l'annulation dans la clôture du jour

Ouvrez « Clôture de caisse » sur le jour de l'annulation. Le cadre orange « Annulations après clôture » liste les reçus annulés ce jour-là alors que leur caisse était déjà clôturée : numéro, élève, caisse d'origine, mode, heure, auteur, motif et montant. Dans « Reçus », le bouton « Annulés », avec ce jour choisi, liste toutes les annulations du jour.

Ouvrez « Frais »

Vous voyez la même grille que l'administration, avec un bandeau : « Vous proposez les changements : nouveau frais, montant, échéance, tranches ou annulation. Ils s'appliquent seulement quand l'administration les approuve. » Le lien « Suivre mes demandes » ouvre vos demandes.

Un frais qui a déjà une demande en cours porte le badge « Demande en attente ». Les nouveaux frais proposés et pas encore approuvés sont listés en haut, dans « Nouveaux frais en attente d'approbation ».

Proposez un nouveau frais, en une fois ou par tranches

Touchez « Proposer un frais » (sur téléphone : le bouton rond « + »). Le formulaire « Proposer un nouveau frais » est celui de l'administration : type, libellé, devise, « S'applique à », « En une fois » ou « Par tranches » (voir Fixer les frais). Ajoutez une « Note pour l'administration (facultatif) », puis touchez « Envoyer la demande ».

La notification « Nouveau frais « Frais de laboratoire » proposé à l'administration : il sera créé dès son approbation. » s'affiche en bas de l'écran.

Proposez une modification ou une annulation

Touchez le crayon d'un frais (ou d'une tranche) : le panneau « Proposer une modification » rappelle que « rien ne change avant l'approbation de l'administration ». Changez le montant, l'échéance ou le libellé, puis « Envoyer la demande ». Pour changer la devise d'un frais que personne n'a encore payé, tapez le nouveau montant de chaque tranche, ou touchez « Convertir au taux de l'école », comme l'administration (voir Modifiez ou annulez un frais) : toutes les tranches changent ensemble à l'approbation.

Touchez la croix pour proposer de l'annuler : écrivez le « Motif », puis touchez « Proposer l'annulation ».

La notification « Annulation de « Transport scolaire · 1er trimestre » proposée à l'administration : le frais reste dû jusqu'à son approbation. » s'affiche en bas de l'écran.

Proposez le taux du jour

Ouvrez « Taux de change ». Le cadre bleu montre le taux en vigueur. Dans « Proposer le taux du jour », tapez le taux dans « 1 $ vaut (FC) », ajoutez une note (la source du taux), puis touchez « Envoyer la proposition ». Le même contrôle que pour l'administration s'affiche (« 10 $ = … FC », écart en %), avec la même confirmation au-delà de 10 % d'écart.

Tant que la demande attend, un bandeau orange la rappelle à tous : « Taux proposé en attente d'approbation : 1 $ = 2 905 FC (demande n° 3 de M. Bienvenu Kambere Sivihwa, le 02/10/2026 à 08:10). »

La notification « Taux proposé à l'administration : il s'appliquera aux encaissements dès son approbation. » s'affiche en bas de l'écran.

Suivez « Mes demandes »

Ouvrez « Mes demandes » (ou touchez la ligne « Mes demandes » de « À traiter », sur l'accueil ou derrière la cloche). L'onglet « En attente » montre chaque demande avec son résumé : ce qui change, avant et après. Tant qu'elle attend, vous pouvez toucher « Retirer ma demande » ; confirmez « Retirer la demande n° 3 ? Elle restera dans l'historique, marquée « Retirée ». ».

L'onglet « Traitées » garde l'historique : qui a décidé et quand, le motif d'un refus (en rouge), et pour une demande approuvée ce qui a été appliqué (« Appliquée le … : 1 ligne de frais créée »). Touchez « Détail » pour revoir le résumé.

Repérez les demandes qui vous attendent

Sur l'accueil, la liste « À traiter » annonce « 1 demande à approuver », et le nombre rouge de la cloche la compte, sur toutes les pages. La tuile Finances de la page « Choisir un espace » porte la même alerte orange. Touchez la ligne (sur l'accueil ou dans la cloche).

Lisez la demande

Chaque demande montre son titre (« Nouveau taux du jour · 1 $ = 2 905 FC »), son numéro, son auteur et sa date, puis le résumé calculé par Masomo : « Taux : 1 $ = 2 885 FC → 1 $ = 2 905 FC (+0,7 %) ». La note du comptable est en italique.

Approuvez

Touchez « Approuver ». La feuille « Approuver la demande n° 3 » rappelle : « Le changement s'applique dès maintenant, à votre nom. Si le frais ou le taux a changé depuis la demande, elle sera refusée automatiquement. » Ajoutez une « Note » si vous voulez, puis touchez « Approuver et appliquer ».

La notification « Demande n° 3 approuvée et appliquée : Taux enregistré : 1 $ = 2 905 FC. » s'affiche en bas de l'écran. Le nouveau taux est en vigueur pour les encaissements qui suivent.

Ou refusez, avec un motif

Touchez « Refuser ». Écrivez le « Motif du refus (obligatoire, visible par le comptable) », puis touchez « Refuser ».

La notification « Demande n° 3 refusée. Le comptable voit votre motif. » s'affiche en bas de l'écran.

Retrouvez une demande devenue obsolète

Si le frais ou le taux a changé entre la demande et votre décision, Masomo refuse la demande tout seul au moment où vous l'approuvez, et dit pourquoi dans une notification d'avertissement, qui reste jusqu'à ce que vous la fermiez : « Demande n° 3 refusée automatiquement. Demande obsolète : un taux plus récent a été enregistré depuis la demande (…). » Elle passe dans « Traitées » avec le statut « Refusée (obsolète) ».

Consultez l'historique

L'onglet « Traitées » liste toutes les demandes décidées ou retirées : qui les a proposées et décidées, quand, avec le motif d'un refus et ce qui a été appliqué.

Ouvrez « Journal financier »

Les traces s'affichent de la plus récente à la plus ancienne. Chaque ligne donne l'action (« Paiement encaissé », « Reçu annulé », « Demande refusée »…), l'objet, le motif s'il y en a un, l'auteur, la date et l'heure. Les boutons « Aujourd'hui », « 7 jours », « 30 jours » et « Tout » choisissent la période.

Filtrez

Ouvrez « Filtres » (déjà ouvert sur ordinateur) : « Du », « Au », « Auteur », « Module et action », « Objet ». « Module et action » regroupe les actions par module : « Caisse : encaissements, annulations, clôtures », « Frais, tranches et réductions », « Taux de change », « Comptes de l'école », « Rachats d'apports », « Demandes d'approbation », « Dépenses et catégories de dépenses », « Paie du personnel (paies, fiches salariales, avances, rubriques) », « Trésorerie : transferts, recettes diverses, crédits », « Impressions du journal financier », « Rapports financiers consultés et imprimés ». Choisissez « … : tout » pour un module entier, ou une seule action. La recherche (« Nom, reçu, motif, valeur… ») trouve le nom d'un auteur, un numéro de reçu, un motif ou une valeur enregistrée. « Effacer les filtres » remet tout à zéro.

Ouvrez le détail d'une trace

Touchez une ligne. Le détail donne la date, l'auteur et son rôle, l'école, l'objet, le motif, l'appareil utilisé, le numéro de la trace et son empreinte, puis « Avant et après » : chaque valeur changée, l'ancienne et la nouvelle. Pour une annulation de reçu faite directement par le comptable ou l'administration, le détail signale aussi « Annulation directe » et, s'il y a lieu, « Son propre reçu » ou « Au-delà du plafond ».

Imprimez ou exportez

Au-dessus de la liste, le nombre de traces (« … traces pour ces filtres ») et trois boutons, qui reprennent exactement les filtres affichés :

• « PDF » : un document A4 en paysage, aux couleurs de l'école, avec la période et les filtres, les traces groupées par jour, l'avant et l'après résumés, « Page X / Y », « Imprimé par … le … » et l'état de la chaîne d'empreintes au moment de l'impression ;
• « Excel » : un classeur, une ligne par trace (N°, date, heure, auteur, rôle, école, action, objet, motif, avant, après, adresse IP, appareil) ;
• « CSV » : le même contenu, pour un tableur.

Ouvrez « Trésorerie »

Dans l'espace Finances, ouvrez le sous-menu « Suivi », puis touchez « Trésorerie ». Sur téléphone, touchez « Plus » en bas de l'écran, puis « Trésorerie » sous « Suivi ».

L'écran s'ouvre sur l'onglet « Comptes et soldes », sous la phrase « Toutes les entrées et sorties d'argent de l'école, compte par compte. ». Le comptable et l'administration voient en plus trois boutons, présents sur tous les onglets : « Transfert », « Recette diverse » et « Emprunt ».

Lisez les totaux

Deux cadres donnent le « Total des comptes (USD) » et le « Total des comptes (CDF) » : la somme des soldes de tous les comptes, désactivés compris.

Si un crédit est en cours dans cette devise, une ligne s'ajoute dessous : « dont crédits à rembourser : … ». C'est le capital que l'école doit encore à ses prêteurs.

Lisez le solde de chaque compte

Chaque compte a sa ligne : son libellé, son type (« Caisse (espèces) », « Mobile money » ou « Banque »), son numéro et, s'il y en a un, la date de son solde d'ouverture (« ouverture au 01/09/2026 »). À droite, le solde en dollars, puis en francs.

Un solde négatif s'affiche en rouge. Un compte désactivé est grisé, avec le badge « Désactivé » : son solde reste compté dans les totaux.

Regardez le coffre de la caisse

Sous « Caisse (espèces) », la mention « Coffre : … $ · … FC » donne les espèces qui ne sont pas dans le tiroir d'une caisse du jour encore ouverte. C'est ce qui peut sortir de la caisse par un transfert, ou par une dépense payée depuis le « Coffre de l'école (hors caisses du jour) ». Voir Coffre.

Allez au détail d'un compte

Sous chaque compte :

• « Journal du compte » ouvre l'onglet « Journal » sur ce seul compte, avec son solde après chaque mouvement ;
• « Transférer depuis ce compte » (comptable et administration, comptes actifs) ouvre la fenêtre du transfert, avec ce compte déjà choisi dans « De ».

Ouvrez l'onglet « Journal »

Dans « Trésorerie », touchez « Journal ». Vous pouvez aussi toucher « Journal du compte » sous un compte, dans l'onglet « Comptes et soldes ».

Sans autre choix, le journal montre tous les comptes, du 1er du mois en cours jusqu'à aujourd'hui, du mouvement le plus ancien au plus récent.

Choisissez les filtres

En haut, cinq choix ; la liste se met à jour à chaque changement :

• « Compte » : « Tous les comptes » ou un seul compte, avec son numéro ;
• « Du » et « Au » : la période (si « Au » est avant « Du », Masomo les inverse) ;
• « Devise » : « Les deux », « USD » ou « CDF » ;
• « Nature » : « Tous les mouvements », « Recettes (frais, rachats, recettes diverses) », « Dépenses et paie », « Avances aux agents », « Transferts entre comptes », « Crédits de l'école » ou « Écarts de clôture ».

Lisez les mouvements

Chaque ligne donne le libellé (« Frais · KATEMBO Justin », « Transfert vers Equity BCDC Goma · Dépôt des recettes », « Paie : salaire (détail dans la paie) »), la date et l'heure, la nature, le numéro de la pièce (reçu, bon de dépense, RD…, EM…), la référence, le compte et l'auteur. À droite, le montant : « + » en vert pour une entrée, « − » en rouge pour une sortie.

Natures possibles : « Reçu de frais », « Reçu de frais annulé », « Rachat d'apports », « Recette diverse », « Recette diverse annulée », « Dépense payée », « Paie (salaire) », « Avance sur salaire versée », « Retour de fonds (dépense annulée) », « Remboursement d'avance », « Transfert envoyé », « Transfert reçu », « Transfert annulé (contre-passation) », « Emprunt reçu », « Emprunt annulé », « Remboursement d'emprunt », « Remboursement d'emprunt annulé », « Écart de clôture de caisse ».

Sans mouvement : « Aucun mouvement sur cette période. ».

Suivez le solde d'un compte

Au-dessus de la liste, une ligne par devise : « USD · entrées … · sorties … · net … », puis la même pour CDF. Sous chaque ligne, « Période précédente : net … » donne le net de la période juste avant, de même durée et avec les mêmes filtres, et sa variation (flèche verte si le net monte, rouge s'il baisse). La phrase « Comparé à la période précédente, mêmes filtres : du … au …. » rappelle les dates comparées : pour un mois entier, c'est le mois entier d'avant.

Quand un seul compte est choisi, deux cadres s'ajoutent : « Solde au début du 01/09/2026 » et « Solde à la fin du 22/10/2026 », en dollars et en francs. Chaque ligne montre alors, sous le montant, le solde courant du compte après ce mouvement (« solde 15 934 $ »). Ce solde courant n'apparaît que si « Nature » est sur « Tous les mouvements ».

Exportez ou imprimez

Les deux boutons reprennent exactement les filtres affichés :

• « Excel » : un classeur avec une feuille « Journal » (Date, Compte, Nature, N°, Libellé, Référence, Par, Devise, Entrée, Sortie, Solde du compte, puis le total de chaque devise) et une feuille « Soldes » (solde de chaque compte au début et à la fin, en USD et en CDF) ;
• « PDF » : un document A4 aux couleurs de l'école, « Journal de trésorerie », avec la période, « imprimé le … par … », le tableau « Soldes des comptes » puis « Mouvements » et les totaux.

Le fichier s'ouvre ou se télécharge. L'impression ou l'export est noté au Journal financier (« Journal de trésorerie imprimé (PDF) » ou « Journal de trésorerie exporté »).

Ouvrez l'onglet « Transferts »

La liste montre les 60 transferts les plus récents, versements des caisses du jour compris. Chaque ligne donne « compte de départ → compte d'arrivée », la nature (« Transfert entre comptes », « Retrait vers la caisse » ou « Versement de la caisse du jour »), la date, la référence (« réf. … »), l'auteur, le motif entre guillemets et le montant. Un versement vérifié sur le relevé porte le badge « Vérifié ».

Touchez « Transfert »

Le bouton est en haut de l'écran, sur tous les onglets. Vous pouvez aussi toucher « Transférer depuis ce compte » sous un compte, dans l'onglet « Comptes et soldes ». La fenêtre « Transfert entre comptes » s'ouvre.

Choisissez « De » et « Vers »

« De » : le compte d'où part l'argent. « Vers » : le compte qui le reçoit. Seuls les comptes actifs sont proposés ; la caisse apparaît comme « Caisse (espèces) (coffre) ».

Tapez le montant et la devise

Tapez le « Montant » et choisissez la « Devise » (USD ou CDF). Dessous, Masomo affiche ce que le compte de départ contient dans cette devise : « Disponible sur M-Pesa : 2 421,80 $. ». Pour la caisse : « Disponible sur Caisse (espèces) (coffre, hors caisses du jour) : … ».

Indiquez la date, la référence et le motif

« Date » : aujourd'hui par défaut, jamais dans le futur. « Bordereau, chèque ou ID de transaction » : la preuve du mouvement, obligatoire. « Motif » : en quelques mots (« Dépôt des recettes, retrait pour la paie… »), obligatoire.

Touchez « Enregistrer »

La notification « Transfert entre comptes enregistré : 2 500 $ de M-Pesa vers Equity BCDC Goma. » s'affiche en bas de l'écran. Vers la caisse, elle commence par « Retrait vers la caisse enregistré ». Le transfert s'ajoute en tête de la liste et les deux soldes changent.

Annulez un transfert erroné

Touchez « Annuler » sur sa ligne. La fenêtre « Annuler le transfert » rappelle : « Il reste dans l'historique, marqué « annulé » ; la contre-passation compte aujourd'hui, les jours passés ne changent pas. ». Tapez le « Motif (obligatoire) », 5 caractères au moins, puis touchez « Annuler » (« Retour » referme sans rien faire).

La notification « Annulation enregistrée, avec votre motif : la contre-passation compte aujourd'hui, les jours passés ne changent pas. » s'affiche. La ligne est grisée, son montant barré, avec « Annulé : » et votre motif. Dans le journal, deux lignes « Transfert annulé (contre-passation) » datées d'aujourd'hui rendent l'argent au compte de départ et le retirent du compte d'arrivée.

Le bouton « Annuler » n'existe pas pour un versement de la caisse du jour (il s'annule depuis la clôture de caisse) ni pour un transfert déjà vérifié sur le relevé.

Ouvrez l'onglet « Recettes diverses »

La liste montre les 60 recettes les plus récentes : le motif, le numéro, la nature, la date, qui a versé, le compte, la pièce et qui a reçu l'argent, puis le montant. Chaque ligne a un lien « Reçu », un lien « Pièce » si un fichier est joint, et « Annuler ».

Touchez « Recette diverse »

Le bouton est en haut de l'écran. La fenêtre « Recette diverse (hors frais) » s'ouvre.

Décrivez la recette

Choisissez la « Nature » : « Don », « Location (salle, terrain, bus…) », « Vente (uniformes, fournitures, objets…) », « Subvention », « Apport du promoteur » ou « Autre recette ». Tapez le « Motif » (« Location de la salle polyvalente, don de l'association des parents… ») et, si vous le connaissez, le nom dans « Versé par (facultatif) ».

Indiquez le montant et le compte

Tapez le « Montant », choisissez la « Devise », puis le « Compte où l'argent est entré » (la caisse est proposée d'abord). Pour la caisse, Masomo précise : « Les espèces entrent dans le coffre de l'école, pas dans une caisse du jour. ».

Ajoutez la pièce et la date

« Pièce : n° du reçu, du contrat, du bordereau ou de la transaction » : obligatoire pour une banque ou un mobile money, facultative pour la caisse. « Date » : le jour où l'argent est arrivé, jamais dans le futur. « Photo ou PDF de la pièce (facultatif) » : un PDF ou une photo (JPEG, PNG, WebP), 5 Mo au plus.

Touchez « Enregistrer »

La notification « Recette RD26-000001 enregistrée dans Caisse (espèces) : imprimez le reçu si besoin. » s'affiche en bas de l'écran. La recette s'ajoute à la liste et au solde du compte.

Imprimez le reçu

Touchez « Reçu » sur la ligne. Un reçu A5 s'ouvre, aux couleurs de l'école : « Reçu · recette diverse », le numéro, « Reçue le … », la nature, le motif, qui a versé, le montant en chiffres et en lettres, le compte, la pièce et « Reçu par ». Il se réimprime à tout moment.

Annulez une recette erronée

Touchez « Annuler » sur sa ligne. Dans la fenêtre « Annuler la recette », tapez le « Motif (obligatoire) », 5 caractères au moins, puis touchez « Annuler ».

La notification « Annulation enregistrée, avec votre motif : la contre-passation compte aujourd'hui, les jours passés ne changent pas. » s'affiche. La ligne est grisée, son montant barré, avec « Annulée : » et votre motif. Son reçu porte désormais « ANNULÉ », la date et le motif de l'annulation. Dans le journal, une ligne « Recette diverse annulée » retire l'argent du compte à la date d'aujourd'hui.

Ouvrez l'onglet « Crédits »

Chaque crédit a sa carte, les crédits en cours d'abord : le prêteur et le numéro (EM26-0001), l'objet, « Reçu le … sur … », le taux, les intérêts prévus et le contrat s'ils sont connus. À droite : « Emprunté », « Encours » et le badge « En cours », « Remboursé » ou « Annulé ». Dessous, l'« Échéancier » et la liste des remboursements.

Touchez « Emprunt »

Le bouton est en haut de l'écran. Dans la fenêtre « Emprunt de l'école », tapez le « Prêteur » (« Rawbank, le promoteur, la coopérative… »), l'« Objet » (« Construction de deux classes, paie de septembre… »), le « Capital reçu » et sa « Devise ». Choisissez le « Compte où l'emprunt est versé » : le premier compte bancaire est proposé, sinon la caisse.

Indiquez la date et les conditions

« Date » : le jour où l'argent est arrivé, jamais dans le futur. Puis, si vous les connaissez : « N° du contrat (facultatif) », « Taux % (facultatif) » et « Intérêts prévus (facultatif) ».

Notez l'échéancier

Dans « Échéancier (facultatif) », chaque ligne est une échéance : sa date et son « Montant ». Touchez « Ajouter une échéance » pour une ligne de plus (36 au plus), ou la croix pour en retirer une. Une ligne laissée vide est ignorée ; Masomo range les échéances par date.

Joignez le contrat et enregistrez

Ajoutez si vous le voulez la photo ou le PDF du contrat (« Contrat (photo ou PDF, facultatif) »), puis touchez « Enregistrer l'emprunt ».

La notification « Emprunt EM26-0001 enregistré : 5 000 $ entrés dans Equity BCDC Goma. » s'affiche en bas de l'écran. La carte du crédit apparaît, « En cours ». Le contrat joint s'ouvre ensuite par le bouton « Contrat » (comptable et administration).

Enregistrez un remboursement

Sur la carte, touchez « Rembourser ». La fenêtre « Rembourser » suivie du nom du prêteur rappelle le numéro et l'encours. Choisissez le « Compte d'où sort l'argent » (chaque compte est affiché avec son solde ; le compte de l'emprunt est proposé). Le « Capital » est déjà rempli avec la prochaine échéance, sans dépasser l'encours ; tapez les « Intérêts » payés, puis la « Date » et la « Référence ». Touchez « Enregistrer ».

La notification « Remboursement de l'emprunt EM26-0001 enregistré. Encours : 4 000 $. » s'affiche. Le remboursement s'ajoute sous la carte : « capital 1 000 $ + intérêts 40 $ ».

Annulez un remboursement ou un emprunt erroné

Pour un remboursement, touchez « Annuler » sur sa ligne (fenêtre « Annuler le remboursement »). Pour un emprunt saisi par erreur, touchez « Annuler l'emprunt » (fenêtre « Annuler l'emprunt ») : ce bouton n'existe que tant qu'aucun remboursement n'est valide. Tapez le « Motif (obligatoire) », 5 caractères au moins, puis touchez « Annuler ». Masomo refuse aussi l'annulation quand le capital ne se trouve plus sur le compte d'arrivée (argent déjà dépensé ou transféré) : « Impossible d'annuler cet emprunt : son capital (…) ne se trouve plus sur … ». Ramenez d'abord l'argent sur ce compte par un transfert, ou enregistrez plutôt un remboursement au prêteur.

La notification « Annulation enregistrée, avec votre motif : la contre-passation compte aujourd'hui, les jours passés ne changent pas. » s'affiche. Un remboursement annulé est barré, et son argent revient dans le compte aujourd'hui (« Remboursement d'emprunt annulé ») ; un crédit « Remboursé » redevient « En cours ». Un emprunt annulé est grisé, « Annulé : » et le motif ; son capital sort du compte aujourd'hui (« Emprunt annulé ») et son encours tombe à zéro.

Ouvrez « Dépenses »

En haut, « Payé aujourd'hui » totalise ce qui est sorti depuis ce matin, devise par devise. Trois onglets classent les bons : « Toutes » (l'année en cours), « À approuver » et « À payer », avec leur nombre. « Mes brouillons » apparaît si vous avez des bons pas encore soumis.

Chaque ligne donne le libellé, le bénéficiaire, la catégorie, le numéro du bon, la date, le compte et le montant, avec un badge : « Brouillon », « À approuver », « Approuvée, à payer », « Payée en partie », « Payée », « Refusée » ou « Annulée ». Sous une dépense « Payée en partie », la ligne rappelle ce qui reste à payer (« reste 87 920 FC ») : elle reste dans l'onglet « À payer » jusqu'à son dernier paiement. Cherchez un bon par son numéro, son libellé ou son bénéficiaire, ou filtrez par catégorie.

Préparez une nouvelle dépense

Touchez « Nouvelle dépense ». Remplissez :

• le « Libellé » (« Facture SNEL de septembre ») et la « Catégorie » ;
• le « Montant » et sa « Devise » : USD ($) ou CDF (FC) ;
• le « Bénéficiaire » : « Fournisseur, autre » (tapez son nom) ou « Agent du personnel » (choisissez-le dans la liste) ;
• la « Date de la dépense » (jamais dans le futur) et le « Compte touché » : la caisse, la banque ou le mobile money d'où sortira l'argent. Il faut toujours en choisir un ; la caisse est proposée d'office. Au moment de payer, vous pourrez encore choisir un autre compte ;
• si besoin, la « Section », le « Détail » (n° de facture, quantités) et la « Pièce justificative » : une photo ou un PDF de 5 Mo au plus.

La phrase sous le titre vous dit ce qui va se passer : « Moins de 50 $ (144 250 FC au taux du jour) : validée sans approbation, sauf si elle s'ajoute à d'autres dépenses récentes du même bénéficiaire ou de la même catégorie. Au-delà, l'administration l'approuve. »

La date de la dépense peut être passée ; mais une dépense datée de plus de 30 jours (réglage de l'école) part à l'administration, signalée « Antidatée ». Si le bénéficiaire, c'est vous, elle part aussi à l'administration.

Soumettez, ou gardez en brouillon

Touchez « Soumettre ». Selon le montant, la notification « Bon BD26-000019 soumis : il attend l'approbation de l'administration. » ou « Bon … validé (…) : il peut être payé. » s'affiche en bas de l'écran. Touchez « Brouillon » si la dépense n'est pas complète : vous la reprendrez avec « Modifier », puis « Soumettre ».

Tant que l'administration n'a pas tranché, « Reprendre pour corriger » remet votre bon en brouillon.

Dépense qui revient chaque mois Ouvrez le loyer du mois dernier et touchez « Dupliquer » : le formulaire se remplit avec la même catégorie, le même bénéficiaire et le même montant, à la date du jour.

Approuvez ou refusez (administration)

Ouvrez « Dépenses à approuver » : la liste s'ouvre sur l'onglet « À approuver ». Touchez un bon pour lire le détail, l'historique et la pièce justificative, puis touchez « Approuver » ou « Refuser ».

Pour approuver, une « Note » est facultative. Pour refuser, le « Motif du refus » est obligatoire : le comptable le lira.

La notification « Dépense BD26-000016 approuvée : elle peut être payée. » s'affiche en bas de l'écran. Le bon passe dans l'onglet « À payer ».

Payez la dépense approuvée

Dans « À payer », ouvrez le bon et touchez « Payer » (« Payer le reste » pour une dépense déjà payée en partie). Choisissez :

• « L'argent sort de » : la caisse, la banque ou un compte mobile money ;
• pour la caisse, la « Caisse du jour » d'où sortent les espèces : « Ma caisse », la caisse d'un percepteur, ou « Coffre de l'école (hors caisses du jour) », c'est-à-dire les espèces de l'école qui ne sont dans le tiroir d'aucune caisse ouverte (voir Coffre). Payée depuis le coffre, la dépense ne change aucune caisse du jour ;
• pour la banque, le « Mode » (virement ou chèque) et le « N° du chèque ou du virement » ; pour le mobile money, l'« ID de la transaction » ;
• « Payée en » : si vous payez dans l'autre devise, Masomo affiche le montant converti au taux de l'école. Le reste d'une dépense déjà payée en partie se paie dans la devise de son premier paiement, au même taux ;
• « Montant payé maintenant » : Masomo propose ce qui reste à payer, limité à ce que contient le compte choisi, et l'écrit dessous (« Disponible sur ce compte : … »). Vous pouvez taper un montant plus petit.

Touchez « Enregistrer le paiement ». Si le montant dépasse ce que contient la caisse ou le compte selon Masomo, un cadre orange vous le dit. Touchez « Payer en partie (…) » : Masomo paie jusqu'au disponible, et le reste demeure à payer. Vous pouvez aussi choisir un autre compte.

Seule l'administration peut payer plus que le solde : elle coche « Je confirme : l'argent sort bien de ce compte (dépassement tracé). » et enregistre de nouveau. Le comptable lit à la place : « Seule l'administration peut confirmer un dépassement du solde : payez en partie, ou choisissez un autre compte. »

La notification « Dépense BD26-000015 payée : l'argent est sorti du compte. Imprimez le bon et faites-le signer par le bénéficiaire. » s'affiche en bas de l'écran. Pour un paiement en partie, c'est « Dépense BD26-000015 payée en partie (228 370 FC) : le reste, 637 130 FC, demeure à payer (onglet « À payer »). »

Pour payer le reste, rouvrez le bon dans « À payer » et touchez « Payer le reste ». Le bon affiche « Déjà payé » et « reste à payer », puis, sous « Paiements », chaque paiement avec sa date, son compte, sa référence et la personne qui l'a fait.

Imprimez le bon et faites-le signer

Sur le bon, touchez « Bon de dépense ». Une feuille A5 s'ouvre : numéro, bénéficiaire, objet, catégorie, montant en chiffres et en lettres, compte et référence, puis quatre cases de signature : « Préparé par », « Approuvé par », « Payé par » et « Reçu par le bénéficiaire (nom, date et signature) ». Une dépense payée en plusieurs fois porte une ligne par paiement (« Paiement 1 », « Paiement 2 »…) et, tant qu'il en reste, le « Reste à payer ».

La facture arrive souvent après le paiement : ouvrez le bon et touchez « Joindre » sous « Joindre la pièce (facture, reçu) ». À partir de 100 $ (réglage de l'école), la pièce est obligatoire au plus tard 7 jours après le paiement. L'onglet « Payées sans pièce » (badge rouge) liste les bons en retard. Passé le délai, le comptable ne peut plus soumettre de nouvelle dépense : « Joignez d'abord la pièce justificative de BD26-000012 (payée le 21/09/2026) : elle est obligatoire au plus tard 7 jours après le paiement. » Une pièce jointe ne se remplace plus après la soumission.

Annulez une dépense, avec un motif

Ouvrez le bon et touchez « Annuler la dépense ». Si elle est déjà payée, même en partie, un cadre orange dit ce que l'annulation change à l'argent, et vous choisissez où revient l'argent rendu : « Compte qui reçoit l'argent » (par défaut, celui d'où il est sorti) et, pour des espèces, « Caisse ouverte qui reçoit les espèces ». Tapez le « Motif (obligatoire) », puis touchez « Annuler la dépense ».

La notification « Dépense BD26-000014 annulée : l'argent rendu est compté aujourd'hui dans le compte choisi ; la sortie reste à la date du paiement. » s'affiche en bas de l'écran (pour un bon pas encore payé : « Dépense … annulée. Elle reste dans l'historique, avec votre motif. »). Le bon est barré dans la liste, avec le badge « Annulée ».

Réglez les règles des dépenses

Dans « Règles des dépenses » :

• « Seuil d'approbation (en dollars) » : un seul montant, en dollars. Sous ce montant, la dépense du comptable est validée sans approbation ; 0 fait tout passer par vous. Une dépense en francs est convertie au taux de l'école : l'écran affiche l'équivalent du jour (« aujourd'hui 144 250 FC » pour 50 $ à 2 885 FC).
• « Le percepteur (caisse) peut saisir une petite dépense de caisse » : cochez pour l'autoriser, puis fixez le « Plafond par jour et par percepteur, en dollars (les francs sont convertis au taux) ».
• « Bloquer une dépense en espèces plus grande que les espèces de la caisse » : cochée, personne ne peut payer plus que les espèces d'une caisse du jour, pas même l'administration ; on paie en partie, depuis le coffre ou par un autre compte. Non cochée, la dépense se paie en partie, ou l'administration confirme le dépassement.
• « Antidatage permis (jours) » (30 par défaut) : une dépense datée de plus longtemps passe par l'administration, signalée « Antidatée ».
• « Pièce obligatoire dès ($) » (100 $ par défaut ; 0 : jamais obligatoire) et « Délai après paiement (jours) » (7 par défaut) : au-delà de ce montant, la facture ou le reçu du fournisseur doit être joint au plus tard N jours après le paiement. Passé ce délai, le comptable ne peut plus soumettre de nouvelle dépense avant d'avoir joint les pièces en retard.

Touchez « Enregistrer les règles ». La notification « Règles des dépenses enregistrées. » s'affiche en bas de l'écran.

Parcourez les catégories

« Catégories de dépenses » liste les catégories principales et, en retrait, leurs sous-catégories. Chacune montre son code et le nombre de dépenses qui l'utilisent. Un badge « Standard » marque les catégories livrées avec Masomo.

Ajoutez ou modifiez une catégorie

Touchez « Catégorie » pour une nouvelle catégorie principale, le « + » d'une ligne pour lui ajouter une sous-catégorie, ou le crayon pour la modifier. Indiquez le « Nom », éventuellement « Sous-catégorie de », le « Code », l'« Ordre » et la « Description », puis touchez « Enregistrer ».

Une catégorie qui ne sert plus se désactive (« Désactiver ») : elle disparaît de la saisie, mais les dépenses passées la gardent. « Rétablir les standards » remet les catégories standard qui manqueraient, sans toucher aux vôtres.

Choisissez la période

Le rapport s'ouvre sur le mois en cours, jusqu'à aujourd'hui. Touchez « Ce mois », « Mois dernier » ou « Année scolaire », ou choisissez les dates « Du » et « Au ». Filtrez si besoin par « Catégorie », « Compte » ou « Devise ».

Le cadre bleu « Dépensé sur la période » donne le total en dollars et le total en francs, le nombre de paiements de la période (une dépense payée en deux fois compte deux) et, dessous, « Recettes − dépenses » pour chaque devise.

Juste dessous, un cadre compare à la période précédente, de même durée (« Contre la période précédente : du … au … ») : pour chaque devise, « Dépenses USD : … avant » et la variation, en rouge si les dépenses montent, en vert si elles baissent, puis « Recettes − dépenses avant : … ».

Lisez les totaux par catégorie et par compte

« Par catégorie » donne chaque catégorie principale, avec ses sous-catégories en retrait. « Par compte » dit d'où l'argent est sorti : caisse, Equity BCDC Goma, M-Pesa, Airtel Money. « Dépenses de la période » donne un paiement par ligne, du plus ancien au plus récent : une dépense payée en deux fois paraît deux fois, à la date et dans le compte de chaque paiement.

Au-dessus, jusqu'à trois cartes signalent ce qui n'est pas encore sorti : « Payées en partie : reste à payer », « Approuvé, pas encore payé » et « En attente d'approbation ». Touchez-les pour ouvrir la liste correspondante.

Exportez ou imprimez

Touchez « Excel » pour le détail de chaque dépense dans un tableur, ou « PDF » pour un rapport à classer ou à envoyer au promoteur. Les deux reprennent les filtres choisis. Le PDF contient aussi le tableau « Comparaison à la période précédente » : les dépenses de chaque devise et, pour qui voit toute l'école, les recettes et « Recettes − dépenses », pour cette période, la période précédente et la variation.

Suivez « Recettes − dépenses » sur le tableau de bord

Dans « Tableau de bord », le bloc « Recettes − dépenses » donne, pour « Ce mois-ci » et « Depuis la rentrée », dans chaque devise : les recettes, les dépenses et le « Solde ». Un solde négatif s'affiche en rouge. Le lien « Rapport des dépenses » ouvre le rapport détaillé.

Réglez les paramètres de la paie

Dans « Paramètres de la paie », choisissez :

• le « Jour de paie » : « Dernier jour du mois » ou « Le 25 du mois »… ;
• la « Devise par défaut des fiches » ;
• l'« Arrondi du net en dollars » (au centime, au demi-dollar, au dollar) et l'« Arrondi du net en francs » (au franc, à 50, 100, 500 ou 1 000 FC) ;
• le « Compte de paiement par défaut » ;
• la « Catégorie de dépense des salaires » et celle « des avances » ;
• les « Identifiants de l'employeur (sur le bulletin) », tous facultatifs : « N° d'affiliation CNSS », « NIF (numéro d'impôt) », « RCCM » et « Identification nationale ». Ils s'impriment en haut de chaque bulletin de paie ;
• « Montrer les jours de présence et d'absence sur le bulletin de paie » ;
• le « Plafond des avances (% du salaire de base) » : 100 par défaut ; une nouvelle avance, avec ce qui reste des avances en cours, ne dépasse pas ce pourcentage du salaire (0 : sans plafond).

Touchez « Enregistrer ». La notification « Paramètres de la paie enregistrés. » s'affiche en bas de l'écran.

Passez en revue les rubriques

« Rubriques de la fiche de paie » liste, dans l'ordre du bulletin, chaque rubrique avec sa nature (« Gain », « Retenue » ou « Patronale »), sa règle de calcul et sa note. Le badge « D'office » marque une rubrique appliquée à chaque agent ; « Désactivée », une rubrique qui ne compte pas.

Rubriques standard : « Salaire de base », « Prime de motivation (prime des parents) », « Indemnité de transport », « Indemnité de logement », « Prime exceptionnelle », « Rappel ou régularisation », « Retenue ponctuelle », « Avance sur salaire », puis, désactivées : « Retenue pour absences non justifiées » et « Retenue pour retards ». Les cotisations sociales (CNSS, INPP, ONEM…) et l'impôt (IPR) ne sont plus des rubriques : ils se règlent dans la section « Cotisations et impôt », plus bas.

Modifiez ou ajoutez une rubrique

Touchez le crayon d'une rubrique, ou « Rubrique » pour en créer une. Indiquez le « Nom », la « Nature », le « Calcul » (« Montant fixe », « Pourcentage », « Par jour d'absence non justifiée », « Par retard », « Saisie libre du mois »), puis selon le calcul : le montant et la devise, le « Pourcentage » et « Calculé sur », ou le « Mode de calcul ». Cochez « Imposable » pour un gain, et « D'office pour chaque agent » si la rubrique s'applique à tous. Touchez « Enregistrer ».

« Activer » ou « Désactiver », à droite de chaque rubrique, la fait compter ou non.

Finance : réglez les cotisations sociales

Section « Cotisations et impôt ». Un cadre orange rappelle : « À régler selon la réglementation en vigueur. Masomo ne fournit aucun taux ni barème légal : saisissez ceux en vigueur (texte officiel, comptable agréé). » Tant que rien n'est réglé, le badge « IPR / cotisations non réglés » s'affiche, ici et sur chaque paie.

Sous « Cotisations sociales », trois cotisations sont livrées désactivées, à 0 % : « Cotisation sociale CNSS » (part salariale et part patronale), « Cotisation INPP » et « Cotisation ONEM ». L'INPP et l'ONEM sont des charges patronales, payées par l'école sur le brut : seul leur « Taux patronal % » compte. Touchez le crayon d'une cotisation pour la régler, ou « Cotisation » pour en ajouter une autre (mutuelle…). Indiquez le « Taux salarial % » (retenu sur le salaire), le « Taux patronal % » (payé par l'école, pour information dans l'état de paie), « Calculée sur » (salaire de base, brut ou brut imposable), un éventuel « Plafond de la base », cochez « Déductible du revenu imposable » si la part salariale se retire avant l'impôt (en général la CNSS), puis « Active (appliquée au prochain calcul de la paie) ». Touchez « Enregistrer ».

INSS devenue CNSS La CNSS a remplacé l'INSS. Dans une école qui avait déjà la « Cotisation sociale INSS », elle s'appelle désormais « Cotisation sociale CNSS », avec les mêmes taux et réglages ; l'INPP et l'ONEM y ont été ajoutées, désactivées. Les bulletins déjà calculés gardent l'ancien nom.

Un agent dispensé d'une cotisation se règle dans sa fiche salariale (case décochée).

Finance : réglez l'impôt (IPR) et les charges de famille

Sous « Impôt sur les rémunérations » : cochez « Retenir l'impôt sur les bulletins de paie », gardez ou changez le « Nom sur le bulletin », puis choisissez le « Mode de calcul » :

• « Barème progressif par tranches cumulatives » : chaque tranche taxe la part du revenu qui s'y trouve ;
• « Taux de la tranche atteinte, appliqué à tout le revenu » ;
• « Pourcentage simple du revenu imposable ».

Pour un barème, choisissez « Bornes en CDF » ou « Bornes en USD », puis saisissez chaque tranche : sa borne haute et son « Taux % » ; « + Tranche » en ajoute une ; la dernière garde une borne vide (« au-delà »). Réglez ensuite la « Devise de calcul (impôt et cotisations) » (devise du salaire, ou francs au taux de la paie), un éventuel « Plafond de l'impôt », les arrondis, et la « Réduction pour charges de famille » (pourcentage de l'impôt ou montant fixe par personne à charge, avec un nombre maximal de personnes et un plafond). Touchez « Enregistrer ».

Pas de taux inventé Les chiffres des captures sont des exemples. Saisissez le barème et les taux officiels en vigueur, fournis par un texte réglementaire ou un comptable agréé.

Vérifiez sur un exemple, avant d'enregistrer

Le cadre « Aperçu sur un exemple » calcule avec les réglages saisis, même non enregistrés : tapez un « Salaire brut », sa « Devise » et le nombre de « Personnes à charge ». Il affiche le brut imposable, chaque cotisation, le revenu imposable, le calcul tranche par tranche, l'impôt du barème, la réduction pour charges de famille, l'impôt retenu, le net et les charges patronales.

Ouvrez « Fiches et avances »

L'onglet « Fiches salariales » liste le personnel de l'école : nom, fonction, statut et salaire de base. Un badge « Sans fiche » signale un agent pas encore réglé, « Inactive » une fiche arrêtée. Cherchez par nom ou par fonction.

Réglez la fiche d'un agent

Touchez l'agent. Remplissez le « Statut » (permanent, contractuel, vacataire, stagiaire, bénévole), la « Date d'entrée », éventuellement la « Date de sortie » (fin du contrat), le « Salaire de base mensuel » et sa « Devise ». Le mois d'entrée et le mois de sortie sont payés au prorata des jours ouvrés de l'agent ; la fiche ne commence pas avant l'embauche.

« Rubriques dans une autre devise » fixe le mode : « Tout est payé dans la devise de l'agent (conversion au taux de l'école) » ou « Chaque rubrique est payée dans sa propre devise ».

Sous « Primes, indemnités et retenues », cochez les rubriques de l'agent et tapez son montant (vide : celui de la rubrique) ; les rubriques d'office (absences, cotisation CNSS, impôt…) peuvent être décochées pour un agent dispensé. Enfin, « Payé par », « Depuis le compte », la banque ou l'opérateur et le numéro de compte ou de téléphone, et le nombre de « Personnes à charge » (il sert à la réduction de l'impôt pour charges de famille, si la finance l'a réglée). Touchez « Enregistrer ».

La notification « Fiche salariale enregistrée. Elle s'appliquera au prochain calcul de la paie. » s'affiche en bas de l'écran. « Historique des changements » garde chaque modification, avec la date et l'auteur.

Comptable : proposez un changement. Le comptable ouvre la même fiche ; le bouton final devient « Proposer à l'administration », avec un « Motif de la proposition » (« Augmentation votée en conseil, nouveau contrat… ») : « Vous proposez un changement : la fiche ne change qu'après l'approbation de l'administration. » Après l'envoi, la notification « Proposition envoyée à l'administration : la fiche changera une fois approuvée. » s'affiche en bas de l'écran. L'administration retrouve les demandes dans l'onglet « Propositions » et touche « Approuver » (la fiche change à son nom) ou « Refuser », avec un motif.

Suivez les avances

L'onglet « Avances sur salaire » liste chaque avance : agent, montant, date, nombre de mensualités, premier mois, motif, bon de dépense et son état, et ce qui « Reste » à rembourser, avec un badge « En cours », « Remboursée » ou « Annulée ». Sous le badge, « Rembourser » enregistre un remboursement de l'agent (étape 5) et « Annuler » annule l'avance.

Accordez une avance

Touchez « Accorder une avance » (ou, dans la fiche d'un agent, « Accorder une avance »). Choisissez l'« Agent », le « Montant » et la « Devise », « Remboursée en » (1 à 12 mois), « À partir de », le « Compte d'où sort l'avance » et le « Motif ». Le compte est obligatoire ; la caisse est proposée d'office. Touchez « Accorder ».

La notification « Avance accordée. Bon de dépense BD26-… : à approuver. La paie la retiendra une fois l'argent versé (dépense payée). » s'affiche en bas de l'écran.

Enregistrez un remboursement de l'agent

Un agent peut rembourser tout ou partie de son avance sans attendre la paie. Dans « Avances sur salaire », sous le « Reste » d'une avance en cours déjà versée, touchez « Rembourser ». La feuille « Remboursement de l'avance de … » rappelle le « Reste dû ». Indiquez :

• le « Montant » (tout le reste est proposé) ;
• le « Compte où entre l'argent » : la caisse, la banque ou le mobile money. En espèces, l'argent entre dans le coffre de l'école, pas dans une caisse du jour ;
• pour la banque, le « N° du bordereau ou du virement » ; pour le mobile money, l'« ID de la transaction » ;
• la « Date » du remboursement (jamais dans le futur).

Touchez « Enregistrer le remboursement ».

La notification « Remboursement enregistré : le solde dû de l'avance a baissé, l'argent est entré dans le compte choisi. » s'affiche en bas de l'écran. Si plus rien n'est dû, l'avance passe « Remboursée ».

Ouvrez « Paie »

L'écran « Paie du personnel » liste les paies de l'année : le mois, le nombre d'agents, qui l'a préparée et approuvée, le net à payer par devise et l'état (« En préparation », « À approuver », « Approuvée, à payer », « Partiellement payée », « Payée », « Annulée »).

Sous chaque mois, « Écart avec le mois précédent » compare son net à payer (toutes ses paies, complémentaires comprises) à celui du dernier mois qui a une paie, devise par devise : une hausse de la masse salariale est en rouge, une baisse en vert. Au-dessus de la liste, la carte « Cumul de l'année 2026-2027 · paies approuvées » additionne le net des paies approuvées de l'année ; une paie en préparation ou à approuver est donnée à part (« En préparation ou à approuver, non compté : … »), car elle peut encore changer.

Sur cette carte, « État des totaux (PDF) » imprime en A4 paysage « État des totaux de la paie » : le cumul de l'année par devise, puis chaque mois avec son état, le nombre d'agents, le net en USD et en CDF, l'écart avec le mois précédent, le brut, les retenues, les charges patronales et le cumul. Il ne contient aucun nom ni aucun salaire individuel : le promoteur peut donc l'imprimer, comme le comptable et l'administration.

Calculez la paie du mois

Touchez « Préparer la paie du mois », choisissez le « Mois payé », puis « Calculer la paie ». Masomo propose le mois le plus récent qui n'a pas encore de paie : vérifiez-le. Chaque agent qui a une fiche salariale active est calculé.

La notification « Paie d'octobre 2026 calculée : revoyez chaque agent, puis soumettez-la à l'administration. » s'affiche en bas de l'écran.

Revoyez la paie

Le cadre bleu donne le « Net à payer » total, en dollars et en francs, le brut et les retenues, et le taux appliqué aux conversions : « 1 $ = 2 885 FC (taux de l'école en vigueur depuis le 02/10/2026, fixé au calcul…) ». Dessous, l'historique, puis la liste des agents avec leur net. Tant que la paie est « En préparation », une barre reste collée en bas de l'écran, au-dessus de la barre d'onglets sur téléphone : « En préparation · net à payer … », avec « Recalculer » et « Soumettre à l'administration ».

Ouvrez le bulletin d'un agent

Touchez un agent : ses « Gains », ses « Retenues » (avec la base de calcul : « mensualité 2 sur 3 »), la « Présence du mois » et le net à payer. Une rubrique dans l'autre devise porte la mention « converti au taux de la paie ».

Tant que la paie est « En préparation », vous pouvez, dans ce bulletin :

• faire une « Saisie du mois » : choisissez « Prime exceptionnelle », « Rappel ou régularisation » ou « Retenue ponctuelle », le montant, la devise et le motif (obligatoire pour une retenue ou un rappel), puis « Ajouter » ;
• « Exclure » l'agent de cette paie, avec un motif (« Abandon de poste », « payé par une autre école »…), ou le « Réintégrer » ;
• « Recalculer » ce seul agent ;
• « Soumettre à l'administration » toute la paie, sans remonter en haut de la page, quand vous avez fini de revoir les agents.

« Recalculer », en haut de la paie, refait tous les agents avec les fiches, les présences et le taux du jour : les saisies du mois et les exclusions restent.

Soumettez à l'administration

Touchez « Soumettre à l'administration » : en haut de la paie, dans la barre collée en bas de l'écran, ou dans le bulletin d'un agent. Confirmez : « Soumettre la paie à l'administration ? Elle ne se modifiera plus, sauf si l'administration vous la renvoie. » La paie passe « À approuver » et ne se modifie plus, sauf si l'administration vous la renvoie.

La notification « Paie soumise : elle attend l'approbation de l'administration. » s'affiche en bas de l'écran. L'administration voit « 1 paie à approuver » dans « À traiter », sur son accueil et derrière la cloche.

Approuvez, renvoyez ou annulez (administration)

Ouvrez « Paies à approuver », puis la paie. Après vérification, touchez « Approuver » (note facultative) ou « Renvoyer » (motif obligatoire : « La prime de M. X manque… »).

Deux cases peuvent être demandées avant d'approuver : « J'approuve au taux de la paie » si le taux de l'école a changé depuis le calcul, et « J'approuve avec les réglages du calcul » si les cotisations ou l'impôt ont été modifiés depuis le calcul. Sinon, faites recalculer la paie. Un encadré « Présence à vérifier (N agents) » reprend les alertes de présence du mois (absences anormales, pointage incomplet) : le montant n'en tient pas compte, mais vérifiez avant d'approuver.

Si le numéro de compte ou de mobile money d'un agent a changé depuis le calcul, un cadre orange montre l'ancien et le nouveau : vérifiez-les (un appel à l'agent suffit), cochez « J'ai vérifié ces coordonnées », puis approuvez ; sinon, renvoyez la paie.

La notification « Paie d'octobre 2026 approuvée et verrouillée : les salaires peuvent être payés. » s'affiche en bas de l'écran.

« Annuler la paie » (motif obligatoire) reste possible tant qu'aucun salaire n'est payé, même en partie : ses bons de dépense sont annulés avec elle.

Ouvrez la paie approuvée

Le badge dit « Approuvée, à payer ». Chaque agent porte « À payer », « En partie payé » ou « Payé ». « Créer les bons de dépense » prépare d'avance les bons (déjà approuvés), si vous voulez aussi les payer depuis « Dépenses ».

Payez en lot

Touchez « Payer les salaires » : tous les salaires non encore payés (et le reste de ceux payés en partie) partent du même compte. Choisissez « L'argent sort de » ; pour la caisse, la « Caisse du jour » ou « Coffre de l'école (hors caisses du jour) ». Choisissez le « Mode », et tapez le « N° du chèque ou de l'ordre de virement » : la même référence sert pour tout le lot (ordre de virement groupé). Touchez « Enregistrer le paiement ».

La notification « 7 salaires payés : 2 519,50 $ + 80 000 FC. Faites signer les bulletins. » s'affiche en bas de l'écran (six agents, mais sept bons : le chef d'atelier en a deux, un par devise).

Si le compte ne contient pas assez selon Masomo, un cadre orange le dit. Touchez « Payer jusqu'au solde disponible » : Masomo paie les salaires dans l'ordre jusqu'à ce que le compte soit vide, le dernier en partie ; les autres demeurent à payer. La notification le précise : « 5 salaires payés, 1 en partie : … Le compte ne contenait plus assez : le salaire de ce bon (BD26-…) est payé en partie, le reste et les salaires suivants demeurent à payer. » Payez la suite depuis un autre compte, ou plus tard.

Seule l'administration peut payer au-delà du solde, en cochant « Je confirme : l'argent sort bien de ce compte. » Le comptable lit : « Seule l'administration peut confirmer un dépassement du solde : payez en partie, ou choisissez un autre compte. »

Ou payez agent par agent

Pour des comptes différents (M-Pesa pour l'un, Airtel Money pour l'autre), ouvrez le bulletin de l'agent et touchez « Payer » : le compte préféré de sa fiche est proposé. Tapez l'« ID de la transaction » et enregistrez. Si le compte ne suffit pas, « Payer jusqu'au solde disponible » paie son salaire en partie ; le reste se paie plus tard, ici ou dans « Dépenses » (« Payer le reste »).

Imprimez le bulletin d'un agent

Ouvrez la paie, touchez l'agent, puis « Bulletin ». Le PDF donne, de haut en bas :

• l'école et l'employeur, avec ses identifiants : « N° d'affiliation CNSS », « NIF », « RCCM », « Id. nat. » (réglés dans Réglages de la paie) ;
• le cadre « Agent » : nom, fonction, qualification, matricule et « N° CNSS » ; le cadre « Contrat » : statut, date d'engagement et ancienneté (« 4 ans 3 mois »), personnes à charge, mode de paiement ;
• le tableau « Rubrique, Base de calcul, Gains, Retenues », le salaire brut, les cotisations et l'impôt, le net à payer en chiffres et en lettres ;
• les « Charges patronales (payées par l'école, non retenues sur le salaire) » ;
• les « Cumuls depuis janvier 2026 » (l'année du mois payé) et les « Congés (année scolaire) » : jours acquis, pris et restants ;
• la présence du mois, puis les cases « Préparé par », « Approuvé par (cachet de l'école) » et « Reçu par l'agent (date et signature) ».

Imprimez tous les bulletins

Sur la paie, touchez « Bulletins » : un seul PDF, un bulletin par agent non exclu, à imprimer et à faire signer.

Imprimez l'état de paie

Touchez « État de paie » : un PDF A4 en paysage, une ligne par agent (fonction, statut, présence, absences non justifiées, retards, base, brut, retenues, net à payer en $ et en FC, payé ou non), avec les totaux. « Excel » donne le même tableau, plus une feuille de détail rubrique par rubrique.