Questions fréquentes

Adressez-vous à l'école : l'administration (pour le personnel, dans « Comptes ») ou le secrétariat, la direction ou l'administration (pour les parents et les élèves, dans « Accès des familles ») vous donne un nouveau mot de passe provisoire. Vous choisirez le vôtre à la connexion suivante. Voir Première connexion.

Oui, s'il est enregistré sur votre compte : 0997 210 414, 0997210414 ou +243 997 210 414 sont reconnus comme le même numéro. C'est l'identifiant habituel des parents. Voir Se connecter.

Après 5 essais manqués pour un même compte depuis un même appareil, Masomo bloque les essais pendant une minute. Attendez le temps indiqué, puis vérifiez le mot de passe avec l'œil avant de réessayer.

Chaque rôle ouvre ses propres espaces et écrans. Voir Les rôles : qui voit quoi.

Seule l'école peut le réactiver : l'administration dans « Comptes » pour le personnel, ou dans « Accès des familles » pour un parent ou un élève. Rien de votre travail passé n'a été effacé.

La page est restée ouverte longtemps sans être utilisée. Sur un formulaire, ce que vous aviez tapé est gardé (sauf les mots de passe) : vérifiez-le et validez à nouveau. Sur un écran qui se met à jour tout seul (cotes, caisse…), la page a été rechargée : refaites votre dernière action. Si la connexion avait pris fin, Masomo vous demande de vous reconnecter.

Cet écran ne fait pas partie de votre rôle ou de votre périmètre (une autre section, une autre école). Touchez « Retour à mon espace ». S'il vous est nécessaire, parlez-en à l'administration. Voir Les rôles : qui voit quoi.

Vous êtes sans doute dans un autre espace de travail : touchez « Espaces » (ou « Plus », puis « Changer d'espace ») et choisissez l'espace de l'écran. Pour un écran que vous ouvrez souvent, épinglez-le dans vos favoris : il restera sur l'accueil de tous vos espaces. Voir Choisir votre espace de travail et Mes favoris.

Ils sont masqués par défaut, pour que personne ne les lise par-dessus votre épaule. Touchez le bouton rond à l'œil, à droite d'« Encaissé aujourd'hui » : ils s'affichent. Touchez-le de nouveau pour les cacher. L'appareil se souvient de votre choix. Voir Affichez ou masquez les montants.

Épinglez-le dans vos favoris : sur l'accueil, touchez « Favoris », puis « Choisir mes favoris », cochez l'écran et touchez « Enregistrer ». Jusqu'à 8 écrans, de tous vos espaces. Voir Mes favoris.

C'est le nombre de choses qui attendent une action de votre part : pré-inscriptions, cotes à valider, demandes de correction de cote, demandes, dépenses ou paies à approuver, annulations de reçu à décider, congés à décider, messages de la vitrine, crédits de messages bas ou épuisés. Touchez la cloche pour voir la liste « À traiter », puis une ligne pour ouvrir l'écran. Voir La cloche « À traiter ».

En bas de l'écran : au centre, juste au-dessus de la barre du bas, sur téléphone ; en bas à droite sur ordinateur. Une réussite (verte) ou une information (bleue) disparaît seule après 4 secondes ; un avertissement (orange) ou une erreur (rouge) reste jusqu'à ce que vous touchiez sa croix (« Fermer la notification ») ou la touche Échap. Sur ordinateur, posez la souris dessus pour l'empêcher de disparaître. Les erreurs de saisie restent sous la case à corriger. Voir Les notifications.

Vous consultez une année passée. Touchez « Revenir à … » dans le bandeau pour retrouver l'année en cours. Voir Consulter une année passée.

La facture d'abonnement de votre école n'est pas réglée et le délai de grâce est passé. Vous pouvez toujours consulter et imprimer ; l'appel, le scan des cartes et le retrait des enfants continuent. Prévenez l'administration, qui règle la facture auprès de Genius ICT : tout redevient normal dès le paiement enregistré, sans rien perdre. Voir Le rappel d'abonnement.

La direction corrige elle-même une cote validée, avec un motif, depuis « Validation » : l'ancienne et la nouvelle cote sont gardées dans l'historique. L'enseignant, lui, en fait la demande depuis sa feuille (voir Demander une correction). Il n'est pas nécessaire de rouvrir la période. Deux exceptions : si la délibération de fin d'année de la classe est signée, la direction la rouvre d'abord (avec un motif), corrige, puis signe de nouveau ; et l'application ou la conduite d'une période clôturée ne changent qu'après la réouverture de la période (« Clôtures », avec un motif). Tout cela est impossible une fois l'année clôturée. Voir Valider les cotes, La délibération et Les clôtures.

Seul Genius ICT peut rouvrir une année clôturée, avec un motif. Voir Rouvrir une année clôturée.

Les cotes déjà tapées restent en brouillon sur le téléphone et repartent toutes seules au retour du réseau. Ne fermez pas le navigateur et ne videz pas ses données avant. Voir Saisir les cotes.

Sur la feuille de la branche et de la période, dépliez « Fiche Excel : remplir hors ligne puis importer », téléchargez la fiche, remplissez les cases jaunes, puis importez-la : un aperçu montre chaque élève avant l'enregistrement en brouillon. Voir La fiche de cotes Excel.

La délibération de la classe n'est pas encore signée : le total général, la place et la décision n'apparaissent qu'après la signature, et le bulletin ne s'émet qu'à ce moment-là. Voir Bulletins et palmarès.

Les familles ne voient que les cotes validées par la direction. Voir Valider les cotes.

L'enseignant ne modifie plus une feuille validée (ni une feuille d'une période clôturée). Sous la feuille, dans « Demander une correction à la direction », il choisit l'élève, propose la nouvelle cote (ou l'absence), écrit le motif et touche « Envoyer la demande ». La direction la trouve dans « Validation », onglet « Demandes de correction », ou dans la cloche « À traiter » : elle accepte (la cote est corrigée, l'ancienne et la nouvelle valeur restent dans l'historique) ou refuse avec un motif. L'enseignant est prévenu et suit sa demande sous la feuille. Voir Demander une correction à la direction et Traiter les demandes de correction.

Oui. Masomo le prévient avant (« Vous enseignez cette branche… »), puis la feuille porte le badge « validée par l'enseignant lui-même », inscrit aussi au journal. Voir Valider une feuille.

Le bulletin ne reprend que les cotes validées par la direction. Une branche dont la feuille n'est pas encore validée reste en blanc, sans total ni place ; l'écran « Bulletins » l'indique (« Cotes pas encore validées »). Faites valider la feuille manquante, puis réimprimez. Voir Les bulletins.

Masomo refuse la correction : « La délibération de fin d'année de cette classe est signée : les résultats sont arrêtés. Rouvrez d'abord la délibération pour corriger une cote, puis signez-la de nouveau. » La direction rouvre la délibération avec un motif, corrige la cote dans « Validation », vérifie la décision, puis signe de nouveau. Voir Rouvrir une délibération.

L'élève a été inscrit après la date de cette évaluation : « Élève inscrit après la date de cette évaluation : il n'est pas concerné. » Laissez sa case vide ; sa cote se calcule sur les évaluations qui suivent son arrivée, et la feuille peut être remise sans cette note. Voir Saisir les cotes.

La période est clôturée : son application et sa conduite ne changent plus. Demandez à la direction de rouvrir la période, avec un motif, dans « Clôtures » ; notez la conduite, puis la direction clôture de nouveau. Voir Les clôtures.

Elles sont converties en proportion (8 sur 10 devient 16 sur 20, avec l'arrondi de l'école), et chaque cote d'une feuille validée garde une trace de correction. Si des périodes sont déjà clôturées, le changement demande un motif et une confirmation. Les bulletins déjà délivrés sont signalés « à réimprimer » dans « Bulletins ». Après une délibération signée ou dans une année clôturée, les maxima ne changent plus. Voir La grille des branches.

C'est normal : la décision « Apte à entrer en 1re année primaire » se calcule seulement quand toute l'année est validée (les trois trimestres, PO compris). Avant, seule la direction peut noter une décision, dans « Maternelle », onglet « Par enfant ». Voir Évaluer en maternelle.

Non. Un reçu ne s'efface jamais : on l'annule, avec un motif, et il reste visible, marqué annulé. Le comptable et l'administration l'annulent directement ; le percepteur touche « Demander l'annulation », et le comptable ou l'administration décide (le reçu reste valide et compté d'ici là). Si la caisse de ce jour-là est déjà clôturée, ses chiffres ne changent pas : l'annulation apparaît dans la clôture du jour, bloc « Annulations après clôture ». Si l'argent est rendu au parent, il se note en dépense « Remboursements aux parents ». Voir Annuler un reçu et ses effets sur la caisse.

Oui, si l'administration a activé « Reçu de paiement » dans la messagerie automatique de l'école : juste après l'encaissement, le parent reçoit le reçu par WhatsApp ou par SMS, selon le canal choisi sur sa fiche, avec le montant en chiffres et en toutes lettres et le reste à payer. Sinon, la caisse l'envoie elle-même avec le bouton « WhatsApp ». Voir La messagerie automatique.

Non. Chaque paiement garde le taux du jour où il a été fait. Voir Le taux de change.

C'est possible : Masomo convertit au taux du jour fixé par l'école, et le reçu garde ce taux. Le frais, lui, garde sa devise. Voir Encaisser un paiement.

Oui, tant qu'aucun élève n'a rien payé sur ce frais ni sur aucune de ses tranches. Toutes les tranches changent ensemble, chacune avec son nouveau montant : « Convertir au taux de l'école » les propose, arrondis au dollar près ou à 500 FC près, et vous les vérifiez avant d'enregistrer. Dès qu'une tranche est payée, la devise est figée : créez un autre frais. Voir Fixer les frais.

Recomptez les espèces, devise par devise. Vérifiez que chaque paiement reçu a bien son reçu dans Masomo, et qu'aucun reçu n'a été fait par erreur (le comptable ou l'administration l'annule avec un motif ; le percepteur en demande l'annulation, et le reçu reste compté jusqu'à la décision). Si l'écart demeure, clôturez avec le montant réellement compté : Masomo affiche l'écart (« excédent » ou « manquant »), l'enregistre avec la clôture et vous pouvez l'expliquer dans « Observations ». Les paiements par banque ou mobile money ne se comptent pas : ils se vérifient sur le relevé. Voir La clôture de caisse.

Ouvrez « Trésorerie », onglet « Journal », choisissez ce compte et la période du relevé, puis comparez ligne par ligne. L'écart vient presque toujours d'un mouvement non saisi : frais bancaires, dépôt, virement d'un parent. Enregistrez-le ; Masomo ne corrige jamais un solde à la main. Voir Le journal de trésorerie.

Masomo ne connaît que ce qui est enregistré. Si des paiements reçus ne sont pas encore encaissés, son solde est plus bas que le vrai. Pour la caisse, seul le coffre compte, pas les tiroirs des caisses du jour ouvertes. Faites les reçus manquants ou clôturez la caisse, puis recommencez. Voir Les transferts entre comptes.

On ne le supprime pas : touchez « Annuler » sur sa ligne et donnez un motif. Il reste visible, marqué annulé, et l'argent est remis en place à la date de l'annulation ; les jours passés ne changent pas. Un emprunt ne s'annule qu'après l'annulation de ses remboursements. Voir La trésorerie.

Le solde de la caisse compte toutes les espèces de l'école. Le coffre, ce sont celles qui ne sont pas dans le tiroir d'une caisse du jour encore ouverte. Les deux se rejoignent quand toutes les caisses du jour sont clôturées. Voir Coffre.

Il suit l'argent de l'école : tableau de bord, impayés, reçus (qu'il annule directement, avec un motif, et dont il accepte ou refuse les demandes d'annulation du percepteur), clôture des caisses, trésorerie et journal financier. Il n'encaisse pas, sauf si son compte a aussi le rôle Caisse. Voir Le comptable et son menu.

Pas directement : il fait une demande (nouveau frais avec ses tranches, modification ou annulation d'un frais, nouveau taux). Rien ne change tant que l'administration n'a pas approuvé. Il suit ses demandes dans « Mes demandes » et peut retirer une demande encore en attente. Voir Proposer un changement de frais ou de taux.

Dans « Finances », « Demandes à approuver » ; « À traiter », sur l'accueil et derrière la cloche, affiche aussi « 1 demande à approuver ». Approuvez : le changement s'applique aussitôt, à votre nom. Ou refusez, avec un motif que le comptable lira. Vous ne pouvez pas approuver votre propre demande. Voir Approuver ou refuser les demandes du comptable.

Quelque chose a changé depuis la demande : le frais a été modifié ou annulé, un taux plus récent a été fixé, l'année a été clôturée, ou un paiement a été imputé sur ce frais. Masomo dit pourquoi ; refusez-la et demandez au comptable une nouvelle demande, à jour. Voir Demande obsolète.

La chaîne d'empreintes du journal d'audit est cassée à partir de cette trace : une ligne a été modifiée, supprimée ou ajoutée en dehors de Masomo. Ne touchez à rien et prévenez Genius ICT, qui compare avec les sauvegardes et les journaux imprimés. Voir Intégrité du journal.

Non : on l'annule, avec un motif. Elle reste visible, barrée, et ne compte plus. Une dépense déjà payée, même en partie, ne s'annule que par l'administration ; l'argent rendu entre ce jour-là dans le compte choisi. Voir Les dépenses.

Parce qu'elles sont sous le seuil d'approbation fixé par l'administration : un seul montant, en dollars (à CS SALOMON : 50 $) ; une dépense en francs est convertie au taux du jour. À partir du seuil, ou si plusieurs petites dépenses proches l'atteignent ensemble, l'administration approuve. Voir Catégories et règles des dépenses.

Oui, si elle sort de la caisse du jour d'un percepteur : elle est retirée de ses espèces attendues, ligne « Sorties ». Payée depuis le coffre de l'école, elle ne change aucune caisse du jour. Payée en plusieurs fois, chaque paiement compte dans la caisse d'où il sort. Si elle est annulée après la clôture, elle apparaît dans « Dépenses annulées après clôture » du jour de l'annulation. Voir Clôturer la caisse du jour.

Oui, au taux de l'école du jour du paiement : 300 $ × 2 885 = 865 500 FC. Le bon garde le montant payé et le taux. Voir Les dépenses.

Payez-la en partie. Masomo propose le montant disponible ; la dépense passe « Payée en partie » et le reste demeure dans l'onglet « À payer ». Touchez plus tard « Payer le reste », depuis le même compte, une autre caisse, le coffre, la banque ou le mobile money, dans la même devise. Seule l'administration peut payer au-delà du solde, et ce dépassement est tracé. Voir Les dépenses.

Pour savoir d'avance d'où sortira l'argent : le « Compte touché » est obligatoire, et la caisse est proposée d'office. Au paiement, vous pouvez encore payer depuis un autre compte. Voir Les dépenses.

Les reçus de frais et rachats d'apports valides de la période, moins l'argent sorti pour les dépenses (chaque paiement à sa date, même partiel), dans chaque devise, sans jamais additionner dollars et francs. Ce n'est pas l'argent en caisse ou en banque : pour les soldes des comptes, voyez la Trésorerie. Voir Rapports des dépenses.

Le comptable calcule la paie du mois, la revoit et la soumet ; l'administration l'approuve ou la renvoie avec un motif. Personne n'approuve une paie qu'il a préparée. Voir Préparer et approuver la paie du mois.

Une paie approuvée est verrouillée. Corrigez sur la paie du mois suivant (« Rappel ou régularisation » en plus, « Retenue ponctuelle » en moins), ou faites annuler la paie entière par l'administration tant qu'aucun salaire n'est payé. Voir Préparer et approuver la paie du mois.

Seulement si l'administration active ces rubriques dans « Réglages de la paie » ; elles sont livrées désactivées. Sinon, la présence du mois figure sur le bulletin pour information. Voir Réglages de la paie.

Par mensualités retenues sur les paies suivantes, une fois l'avance entièrement versée : 120 $ en 3 mois, c'est 40 $ par mois. L'agent peut aussi rembourser lui-même, en espèces ou par virement (« Rembourser ») : la paie ne retient alors que ce qui reste dû. Voir Fiches salariales et avances.

Dans « Payer les salaires », touchez « Payer jusqu'au solde disponible » : Masomo paie les salaires dans l'ordre jusqu'à ce que le compte soit vide, le dernier en partie. Les autres demeurent à payer, depuis un autre compte ou plus tard. Seule l'administration peut payer au-delà du solde. Voir Payer les salaires.

Ceux qui ont un droit sur la paie : l'administration et le comptable. Le promoteur ne voit que les totaux des paies, sans le salaire de chaque agent. La direction ne voit pas les salaires. Chaque agent voit ses propres bulletins dans « Mes fiches de paie », une fois la paie approuvée. Voir Mes fiches de paie.

Non. Les apports (rame de papier, savon, balai…) sont hors frais : ils ne réduisent aucun frais et n'entrent ni dans les impayés ni dans les arriérés. Voir Apports en nature.

Oui : c'est le rachat. Il paie la valeur de l'article à la caisse et reçoit un reçu de rachat, distinct des reçus de frais. Voir Le rachat d'apports.

La direction peut la dispenser d'un article ou de toute la liste, avec un motif. La dispense est tracée. Voir Les apports en nature.

Dans une école privée qui l'a choisi, le bulletin reste retenu dans l'espace famille tant que les apports ne sont pas réglés (apportés, rachetés ou dispensés). Rien d'autre n'est bloqué. Voir Apports.

Non. Masomo s'ouvre dans le navigateur du téléphone ou de l'ordinateur. Vous pouvez ajouter la page à l'écran d'accueil du téléphone pour l'ouvrir d'un geste.

Peu. Les pages sont légères, les photos (profil, élèves) sont réduites sur le téléphone avant l'envoi, et les cotes tapées sans réseau restent sur le téléphone jusqu'au retour de la connexion. Les impressions en PDF (bulletins, listes) sont ce qui consomme le plus : préférez les imprimer depuis l'ordinateur de l'école.

Oui, si Genius ICT a réglé l'envoi et que l'école a des crédits de messages. L'administration coche dans « Messagerie automatique » ce qui part seul : reçu de paiement, absence et retard du jour, rappels d'impayés selon un calendrier, résultats et bulletins. Le reste se prépare par des liens WhatsApp gratuits. Voir La messagerie automatique.

Non. Chaque parent a un seul canal, choisi sur sa fiche (« Canal des messages automatiques ») : WhatsApp ou SMS. Si l'envoi échoue, Masomo n'essaie pas l'autre canal : le message revient en lien WhatsApp, à envoyer par l'école. Voir La fiche de l'élève.

Le reste du quota compris dans le paquet expire en fin d'année scolaire. Les recharges achetées par l'école ne se perdent jamais : elles sont reportées sur l'année suivante. Voir Crédits de messages.

Non. Un seul compte parent montre tous les enfants rattachés à votre fiche de parent, dans « Mes enfants ». Voir Mes enfants.

Parce que vos enfants sont dans plusieurs écoles : la page qui les réunit porte le nom et le logo du groupe, et chaque carte indique l'école de l'enfant. La fiche de chaque enfant porte le nom et le logo de son école. Voir Mes enfants.

Votre fiche de parent n'est pas encore rattachée à cet enfant. Demandez au secrétariat de l'école de l'ajouter.

Dans « Mes enfants », touchez votre enfant : vous voyez ses changes, biberons, repas, sa sieste, sa température, le menu, les activités et leurs photos, les incidents et qui est venu le chercher. Le soir, l'éducatrice peut aussi vous envoyer le rapport de la journée. Voir La journée de mon enfant en crèche.

Un médicament n'est donné qu'avec votre autorisation en cours pour ce médicament (dates comprises). Remplissez l'autorisation avec l'école ; chaque prise est ensuite tracée et figure dans le rapport du soir. Voir Fièvre, médicaments et incidents.

À partir du seuil de fièvre de la crèche (37,8 °C par défaut), la direction de la crèche est alertée et le tableau du groupe rappelle de reprendre la température. L'école vous prévient. Voir Fièvre, médicaments et incidents.

Oui, si l'allergie est inscrite dans son dossier de santé et l'allergène dans le menu : Masomo signale le plat à l'éducatrice. Il ne devine pas un allergène oublié dans une recette. Voir Menu du jour.

Non, si le responsable corrige leur heure retenue. Il peut fixer en lot « arrivés à 7 h 25 » pour toute la file. Chaque correction est tracée. Voir La présence du personnel.

Relue dans les 10 minutes, la même carte donne « Déjà scanné » : rien ne change. Le deuxième scan du jour, plus tard, compte comme départ. Voir La présence du personnel.

Dans « Mes présences » (Mon espace) : choisissez la date ou la période et le motif. La direction ou l'administration l'accorde ou la refuse avec un motif. Un jour accordé n'est compté ni absent ni en retard. Voir Permissions et congés.

Réémettez-la dans « Cartes du personnel », avec un motif : la nouvelle carte remplace l'ancienne, qui est refusée au scan. Voir Les cartes du personnel.

Dès que deux écoles du groupe au moins sont en ligne : l'adresse principale ouvre alors l'accueil du groupe. Une école seule, ou une école avec son propre domaine, garde sa vitrine. Voir Le site du groupe.

Parce que cette école n'a pas coché « Publier » pour ses frais (ou ses résultats) dans l'onglet « Fiche de présentation » de sa vitrine. Voir La vitrine de l'école.

De 2 à 4 à la fois. Sur téléphone, les colonnes glissent du doigt. Voir Choisir une école du groupe.

Genius ICT importe la base vide par phpMyAdmin, puis ouvre l'assistant d'installation : il crée un seul compte, le super administrateur, et se verrouille. Le groupe scolaire, les écoles, l'année, les classes, le personnel et les comptes se créent ensuite dans Masomo, dans cet ordre. Voir Base vide et Installer Masomo.

Aucune école n'existe encore : le personnel, la caisse, les apports, les certificats ou la vitrine en ont besoin. Créez d'abord le groupe scolaire et une école dans « Établissements ». Voir Les établissements du groupe.