Glossaire

Année scolaire

L'année de travail de l'école (par exemple 2026-2027). Une seule année est « en cours » ; on y travaille. Les années passées restent consultables.

Année consultée

L'année que vous regardez à l'écran. Une année passée se consulte en lecture seule : rien ne peut y être modifié. Un bandeau orange le rappelle.

Voir : Consulter une année passée

Période

La plus petite étape de l'évaluation. Chaque branche est cotée sur un maximum par période (par exemple sur 10 ou sur 20). Une période regroupe les interrogations, devoirs et exposés.

Trimestre

En maternelle et au primaire, l'année se découpe en trois trimestres. Au primaire, chacun comprend deux périodes et un examen. En maternelle, chacun comprend deux périodes et un PO (l'évaluation de fin de trimestre), cotés sur 4 pour chaque activité (voir Maternelle).

Semestre

Au secondaire, l'année se découpe en deux semestres. Chacun comprend deux périodes et un examen.

Examen

L'épreuve qui termine un trimestre ou un semestre. Sauf autre choix dans la grille de la classe, son maximum vaut le double de celui d'une période. Certaines branches (pratiques, par exemple) n'ont pas d'examen.

PO (points obtenus)

En maternelle, l'évaluation de fin de trimestre, cotée sur 4 pour chaque activité, après les deux périodes du trimestre. Dans le calendrier et dans « Validation », c'est l'examen du trimestre (EX1, EX2, EX3).

Voir : Évaluer en maternelle

Maxima

Les points maximums d'une branche : par période, à l'examen, au total. Ils sont fixés dans la grille de la classe.

Voir : La grille des branches

Conversion des maxima

Quand la direction change le maximum d'une branche alors que des cotes sont déjà saisies, Masomo les convertit en proportion : 8 sur 10 devient 16 sur 20, avec l'arrondi de l'école. Chaque cote d'une feuille validée garde une trace de correction. Si des périodes sont déjà clôturées, le changement demande en plus un motif et une confirmation ; après une délibération signée ou dans une année clôturée, il est refusé.

Voir : La grille des branches

T.G. (total général)

Le total des points de l'année, dans une branche ou pour toutes les branches ; le pourcentage de l'élève se calcule sur ce total. Pour une branche avec examens, le maximum du T.G. vaut 8 fois le maximum d'une période au secondaire (4 périodes et 2 examens) et 12 fois au primaire (6 périodes et 3 examens).

Branche

Une matière enseignée (français, mathématiques, éducation civique…). Les branches peuvent être regroupées en domaines et sous-domaines sur le bulletin.

Grille (des branches)

La liste des branches d'une classe, avec leurs maxima, leur ordre sur le bulletin et l'enseignant de chacune. Elle vient du bulletin officiel, de la grille de l'an passé, ou de la copie d'une classe de la même année d'étude (« Remplir la grille de cette classe »). Elle ne se remplace plus dès qu'une cote, une évaluation ou une feuille remise existe : elle s'ajuste alors branche par branche.

Voir : La grille des branches d'une classe

Référentiel officiel

Les programmes et grilles officiels de l'enseignement en RDC, par option et par classe. Masomo s'en sert pour préparer les grilles ; une nouvelle circulaire donne une nouvelle version.

Voir : Le référentiel officiel

Validation des cotes

Le contrôle des cotes par la direction. Une feuille validée est verrouillée : elle ne change plus, sauf correction motivée par la direction, d'elle-même ou à la demande de l'enseignant (« Demander une correction à la direction », acceptée ou refusée avec un motif). Une fois la délibération de fin d'année de la classe signée, même cette correction exige d'abord de rouvrir la délibération. Un préfet ou un directeur qui enseigne peut valider ses propres cotes : la feuille porte alors « validée par l'enseignant lui-même ». Seules les cotes validées apparaissent aux parents et sur les bulletins.

Voir : Valider les cotes

Cote calculée

La cote de période qu'on ne tape pas : Masomo la calcule à partir des évaluations de la période (interrogations, devoirs, exposés…). Cote = total des notes ÷ total des maxima × maximum de la période, arrondie comme l'a réglé l'école (au demi-point par défaut). Exemple : 35,5 sur 50, ramené sur 20, donne 14,2, arrondi à 14.

Voir : Saisir les cotes

Saisie de secours

La saisie des cotes par le secrétariat ou la direction à la place de l'enseignant, par exemple d'après une feuille papier signée. Elle est marquée « Saisie de secours » sur la feuille et « secours » sur chaque cote.

Voir : La saisie de secours

Clôture

La fermeture d'une étape : une période (et avec elle le trimestre ou le semestre) par la direction de la section ; l'année entière par l'administration ; la caisse du jour par l'administration ou le comptable, après le comptage. Une période clôturée n'accepte plus de saisie (cotes, évaluations, application et conduite), sauf réouverture motivée ; une année clôturée n'accepte plus aucune modification.

Voir : Les clôtures

Calendrier scolaire

Les dates de l'année : trimestres, semestres, périodes et examens. Il ne contient que des dates, jamais de cotes.

Section

Une partie de l'école dirigée par sa propre direction : crèche, maternelle, primaire, secondaire. Un compte peut être limité à certaines sections.

Crèche

L'accueil des tout-petits avant la maternelle. On y tient un journal, un suivi de santé et de croissance, pas de cotes.

Maternelle (bulletin IGE/PS.002)

En maternelle, le bulletin officiel note 12 activités en 4 groupes, chacune sur 4 à chaque période et au PO (évaluation de fin de trimestre). Les totaux donnent une qualité et une couleur : Élite (jaune), Très bon (bleu), Bon (vert), Assez bon (noir), Médiocre (rouge). Les compétences A, EC, NA restent une aide facultative de l'éducatrice, non imprimée.

Voir : Évaluer en maternelle

CTEB

Cycle terminal de l'éducation de base : les 7e et 8e années, qui suivent le primaire.

Humanités

Les années du secondaire qui suivent le CTEB, organisées par option : de la 1re à la 4e pour le cycle long, qui se termine par l'Examen d'État ; deux années pour le cycle court, qui se termine par un jury (brevet).

Option

La filière suivie aux humanités. À CS SALOMON : Pédagogie générale (PG), Sociale, Construction, Électricité générale (Élec), Mécanique machines-outils (MMO). Chaque option a sa propre grille de branches. Son nom doit être celui du référentiel (aux accents, majuscules et « & » près) pour que ses classes reçoivent le bulletin officiel ; il se corrige avec le crayon de l'onglet « Options », et les classes de l'année prennent le nouveau nom.

Voir : Classes et options

Examen d'État (EXETAT)

L'examen national de fin de 4e des humanités, affiché « Examen d'État (EXETAT) » dans Masomo. Son résultat décide du diplôme. Il remplace le repêchage sur le bulletin de cette classe.

Voir : Examens nationaux

Titulaire

L'enseignant responsable d'une classe : il suit ses élèves, fait l'appel et prépare les bulletins avec la direction. Au primaire, il enseigne en général presque toutes les branches de sa classe. Dans Masomo, il voit, en lecture, le palmarès, les statistiques de délibération et le rapport des absences et retards de sa classe seulement.

Préfet des études, directeur

Les chefs d'établissement : le préfet des études dirige le secondaire, le directeur (ou la directrice) dirige la maternelle et le primaire. Dans Masomo, ils ont le rôle Direction, limité à leurs sections. Celui qui est enregistré comme chef en fonction aujourd'hui (l'intérimaire pendant son intérim, s'il est lié à un compte ; un intérim au nom seul laisse ces droits au titulaire) hérite en plus des droits de l'administration sur ses sections, sauf ce qui règle l'école entière ; chaque action faite ainsi est marquée au journal d'audit.

Délibération

La réunion de fin d'année où la direction et les enseignants décident du sort de chaque élève. Dans Masomo : préparation des cas à discuter, séance élève par élève, puis procès-verbal signé.

Voir : La délibération de fin d'année

PV (procès-verbal)

Le document officiel qui consigne les décisions d'une délibération. Une fois signé, les décisions sont verrouillées, et les résultats de la classe aussi : plus aucune cote, aucun maximum, aucune branche ne change. La direction peut rouvrir la délibération, avec un motif, puis la signer de nouveau.

Repêchage (session de rattrapage)

La seconde chance donnée, au secondaire (CTEB et humanités, hors classe terminale), à l'élève qui a au moins 50 % au T.G. mais qui échoue dans une ou deux branches (valeurs par défaut, que chaque section peut changer). Il repasse ces branches avant la rentrée, à la session de rattrapage : s'il les réussit toutes, il passe ; sinon, il double. Une délibération de repêchage suit, avec son procès-verbal complémentaire. Au primaire, il n'y a pas de repêchage.

Voir : La délibération de repêchage (session de rattrapage)

Décision de fin d'année

Le résultat de la délibération pour un élève : « Passe », « Double », « Repêchage », « Orienté(e) », « Diplômé(e) », « Brevet » ou « A échoué », selon la classe.

Décision de fin de cycle (maternelle)

En 3e maternelle : « Apte à entrer en 1re année primaire » ou « Doit consolider ses acquis ». Calculée sur le total annuel du bulletin (50 % au moins par défaut), seulement quand toute l'année est validée ; la direction, et elle seule, peut noter une autre décision, qui l'emporte. Un enfant apte reçoit le certificat de fin d'études maternelles.

Voir : Évaluer en maternelle

Palmarès

Le classement des élèves d'une classe, avec leurs pourcentages.

Bulletin à réimprimer

Un bulletin déjà délivré dont les maxima ont changé depuis (voir Conversion des maxima) : il ne correspond plus aux cotes converties. L'écran « Bulletins » le signale ; la réimpression crée une nouvelle version, la version délivrée reste intacte dans les archives.

Voir : Bulletins et palmarès

Passage de classe

L'inscription des élèves dans la classe supérieure pour l'année suivante, selon les décisions de délibération.

Voir : Passage de classe

Frais

Ce que l'école demande de payer (frais scolaires, minerval, frais de fonctionnement, uniforme…). Chaque frais a sa devise, USD ou CDF, la même pour toutes ses tranches et figée dès le premier paiement, son échéance, et vise toute l'école, une section, un niveau, une option ou des classes précises. Un frais peut être découpé en tranches.

Voir : Fixer les frais

Frais scolaires

Le montant principal que l'école demande pour l'année, payé en tranches (trois par défaut, une par trimestre). Les réductions de fratrie et d'enfant du personnel s'y appliquent.

Voir : Fixer les frais, Réductions

Minerval

Le montant officiel de scolarité, distinct des frais scolaires de l'école. Dans Masomo, c'est une nature de frais à part : l'école ne la crée que si elle la perçoit.

Tranche

Une partie d'un frais, à payer avant une date donnée. Les frais scolaires se paient par exemple en trois tranches, une par trimestre.

Réduction

Une diminution accordée à un élève sur un frais (enfant du personnel, fratrie, bourse…).

Impayés

Ce qu'un élève doit encore : frais de l'année et arriérés, frais par frais et dans la devise de chacun. Sa situation est « À jour », « À surveiller » ou « En retard » selon les échéances.

Voir : Suivre les impayés

Arriérés

Les frais des années précédentes qui ne sont pas encore soldés. Ils sont reportés sur l'année en cours et s'encaissent à la caisse de l'année en cours ; un paiement va d'abord aux échéances les plus anciennes.

Taux (de change)

La valeur du dollar en francs congolais fixée par l'école : 1 USD = … CDF. Il sert quand on paie un frais dans l'autre devise. Chaque paiement garde le taux du jour où il a été fait.

Voir : Le taux de change

Devise (CDF, USD)

La monnaie d'un montant : franc congolais (CDF) ou dollar américain (USD). Masomo compte toujours séparément les deux devises. Chaque frais a une seule devise, la même pour toutes ses tranches, figée dès qu'une tranche est payée ; le parent peut quand même payer dans l'autre devise, au taux du jour.

Compte de l'école

L'endroit où l'argent de l'école se trouve : la caisse (espèces), une banque, un service de mobile money (M-Pesa, Airtel Money, Orange Money, Afrimoney). Chaque compte tient des CDF et des USD. Masomo affiche son solde, calculé à partir d'un solde d'ouverture daté (pour la caisse : « Solde au début de la journée du … ») et de tous les mouvements enregistrés depuis.

Voir : Les comptes de l'école, La trésorerie

Coffre (de la caisse)

Les espèces de l'école qui ne sont pas dans le tiroir d'une caisse du jour ouverte : le solde de la caisse moins les espèces attendues des caisses du jour encore ouvertes, fonds de caisse compris. C'est ce qui peut sortir de la caisse par un transfert ou une dépense payée « Coffre de l'école » ; les recettes diverses et les retraits en espèces y entrent. À la clôture, le tiroir revient au coffre.

Voir : La trésorerie : soldes des comptes

Transfert entre comptes

Un mouvement d'argent d'un compte de l'école vers un autre (caisse, banque, mobile money), dans la même devise : il sort de l'un et entre dans l'autre à la même date. Il ne dépasse jamais ce que contient le compte de départ. Vers la caisse, c'est un « Retrait vers la caisse » ; depuis une caisse du jour, un « Versement de la caisse du jour », fait à la clôture. Il ne se supprime pas : il s'annule avec un motif.

Voir : Les transferts entre comptes

Recette diverse

L'argent que l'école reçoit en dehors des frais des élèves : don, location, vente, subvention, apport du promoteur. Elle entre dans un compte précis et reçoit un reçu numéroté RD… (RD26-000001 en 2026-2027). Elle s'annule avec un motif, mais ne s'efface jamais.

Voir : Les recettes diverses

Crédit (emprunt de l'école)

De l'argent prêté à l'école (banque, coopérative, promoteur) qu'elle doit rendre. Le capital entre dans un compte ; chaque remboursement (capital et intérêts) sort d'un compte. L'encours est le capital qui reste dû : à zéro, le crédit passe « Remboursé ». Numéro EM… (EM26-0001).

Voir : Les crédits de l'école

Reçu

La preuve de paiement remise au parent, numérotée, imprimée en ticket (80 mm) ou en A5, avec le montant en chiffres et en toutes lettres. Elle peut aussi partir au parent par WhatsApp, ou toute seule par WhatsApp ou SMS si l'école a la messagerie automatique. Un reçu ne s'efface jamais : le comptable ou l'administration l'annule avec un motif ; le percepteur en demande l'annulation.

Percepteur

La personne chargée d'encaisser les frais à l'école (on dit aussi caissier ou caissière). Dans Masomo, elle a le rôle Caisse. Elle n'annule pas elle-même un reçu : elle en demande l'annulation, avec un motif.

Annulation

La façon de corriger une erreur d'encaissement : le reçu reste visible, marqué annulé, avec le motif et le nom de la personne. Le comptable et l'administration annulent directement, sans seconde approbation ; leur propre reçu, ou un montant au-delà du plafond de l'école (« Annulation signalée au-delà de »), est seulement signalé au journal. Le percepteur demande l'annulation : le reçu reste valide jusqu'à la décision. Si la caisse du jour est encore ouverte, le montant sort de ce qu'elle doit contenir ; si elle est déjà clôturée, voir Annulation après clôture.

Clôture de caisse

Le comptage de fin de journée : les espèces réellement présentes, devise par devise, comparées à ce que Masomo attend pour la caisse de l'encaisseur. L'écart (« juste », « excédent » ou « manquant ») est enregistré et la caisse est verrouillée. La clôture est faite par l'administration ou le comptable ; les paiements par banque ou mobile money se vérifient sur le relevé.

Voir : La clôture de caisse

Annulation après clôture

L'annulation d'un reçu dont la caisse du jour est déjà clôturée. Les chiffres comptés et signés de cette caisse ne changent pas ; l'annulation apparaît dans la clôture du jour où elle est faite, bloc « Annulations après clôture ». Si l'argent est rendu au parent, il se note en dépense « Remboursements aux parents » ; un paiement par banque ou mobile money se régularise avec la banque ou l'opérateur.

Voir : Annuler un reçu et ses effets sur la caisse

Comptable

Le rôle de la personne qui suit l'argent de l'école sans encaisser : tableau de bord, impayés, reçus (qu'elle annule directement, avec un motif, et dont elle tranche les demandes d'annulation du percepteur), clôture des caisses, trésorerie et journal financier. Elle ne fixe pas elle-même les frais ni le taux : elle les propose, et l'administration approuve. Le rôle Comptable peut se cumuler avec la Caisse sur un même compte.

Voir : Le comptable et son menu

Demande d'approbation

Une proposition du comptable : nouveau frais (avec ses tranches), modification ou annulation d'un frais, nouveau taux du jour. Rien ne change tant que l'administration n'a pas approuvé ; elle peut aussi refuser, avec un motif. Le comptable suit ses propositions dans « Mes demandes » et peut retirer une demande en attente ; l'administration les trouve dans « Demandes à approuver ». Personne n'approuve sa propre demande, et une demande ne se supprime jamais.

Voir : Proposer un changement de frais ou de taux et Approuver ou refuser les demandes du comptable

Demande obsolète

Une demande d'approbation devenue impossible à appliquer telle quelle : le frais a été modifié ou annulé entre-temps, un taux plus récent a été fixé, l'année a été clôturée, ou un paiement a été imputé depuis. Masomo refuse alors de l'approuver et dit pourquoi ; le comptable fait une nouvelle demande.

Voir : Approuver ou refuser les demandes du comptable

Journal financier

La partie financière du journal d'audit, ouverte au comptable : caisse, frais et tranches, taux, comptes de l'école, rachats d'apports et demandes d'approbation, pour ses écoles seulement. Il se filtre, s'imprime en PDF et s'exporte en Excel.

Voir : Le journal financier

Apports en nature

Les articles que la famille apporte à l'école (rame de papier, savon de ménage, balai, papier hygiénique…), selon la liste de la classe. Ils sont obligatoires mais hors frais : ils ne réduisent jamais un frais et n'entrent ni dans les impayés ni dans les arriérés. C'est le secrétariat qui reçoit les articles et remet un reçu de dépôt. Une école privée peut retenir le bulletin dans l'espace famille tant qu'ils ne sont pas réglés.

Voir : Les apports en nature

Rachat (d'apports)

Le paiement de la valeur d'un article au lieu de l'apporter, en espèces, par mobile money ou à la banque. Il s'encaisse à la caisse, avec sa propre série de reçus (RA26-000001…), entre dans le compte choisi (la caisse du jour pour les espèces), mais n'est jamais un paiement de frais.

Voir : Le rachat d'apports

Dispense (d'apports)

La décision de la direction de ne pas demander un article, ou toute la liste, à un élève, avec un motif. Elle reste tracée et s'annule, elle aussi, avec un motif.

Voir : Les apports en nature

Bordereau

Le justificatif d'un dépôt en banque. Pour un paiement par banque, Masomo demande son numéro et la date du dépôt ; pour le mobile money, l'identifiant de la transaction. Un même bordereau ne peut pas être enregistré deux fois.

Dépense

Une sortie d'argent de l'école (facture, loyer, fournitures, réparation, prime, salaire), enregistrée sur un bon de dépense avec le compte touché : caisse, banque ou mobile money. Elle suit un circuit : brouillon, à approuver, approuvée, payée en partie si le compte ne suffit pas, payée ; elle peut être refusée ou annulée avec un motif, mais jamais supprimée. Elle ne compte dans les rapports que pour l'argent réellement sorti, à la date de chaque paiement.

Voir : Les dépenses

Payée en partie

Le statut d'une dépense approuvée dont une partie seulement est payée, parce que le compte choisi ne contenait pas assez. Masomo paie jusqu'au disponible ; le reste demeure à payer, dans l'onglet « À payer », avec le bouton « Payer le reste ». Chaque paiement garde sa date et son compte, dans la devise du premier paiement. La dépense passe « Payée » au dernier paiement. Seule l'administration peut payer au-delà du solde d'un compte.

Voir : Les dépenses

Bon de dépense

Le document numéroté d'une dépense (BD26-000001…, une série par école et par année). Imprimé en A5, il porte le bénéficiaire, l'objet, le montant en chiffres et en lettres, le compte, et quatre cases de signature : préparé, approuvé, payé, reçu par le bénéficiaire.

Voir : Les dépenses

Seuil d'approbation

Le montant unique, en dollars, fixé par l'administration, en dessous duquel une dépense du comptable est « Validée sans approbation ». Une dépense en francs est convertie au taux du jour avant la comparaison. À partir du seuil, elle attend l'administration. Un seuil à 0 fait tout passer par l'approbation. À CS SALOMON : 50 $ (144 250 FC au taux de 2 885 FC).

Voir : Catégories et règles des dépenses

Petite caisse (petite dépense de caisse)

Une petite dépense que le percepteur saisit et paie lui-même en espèces de sa propre caisse du jour (jamais du coffre ni d'un autre compte), si l'administration l'a permis, dans un plafond par jour et par percepteur, en dollars (proposé : 20 $ ; les francs sont convertis au taux). Elle n'est pas permise par défaut.

Voir : Catégories et règles des dépenses

Sortie de caisse

Une dépense payée en espèces depuis la caisse du jour d'un percepteur. Elle est retirée des espèces attendues à la clôture, sur la ligne « Sorties (dépenses payées) » ; une dépense payée en plusieurs fois y compte chaque paiement sorti de cette caisse. Payée depuis le coffre de l'école, elle ne change aucune caisse du jour. Annulée après la clôture de sa caisse, elle apparaît dans le bloc « Dépenses annulées après clôture » du jour de l'annulation. L'argent rendu entre ce jour-là dans le compte choisi (une caisse ouverte, une banque ou un mobile money) : la sortie reste comptée au jour du paiement.

Voir : Clôturer la caisse du jour

Paie (du mois)

Le calcul des salaires d'un mois civil pour tout le personnel qui a une fiche salariale active. Le comptable la prépare et la soumet, l'administration l'approuve (elle est alors verrouillée), puis les salaires sont payés par des dépenses nées approuvées, jusqu'au solde du compte choisi : un salaire peut être payé en partie, le reste plus tard. Les salaires sont confidentiels.

Voir : Préparer et approuver la paie du mois

Rubrique de paie

Une ligne du bulletin de paie : gain (salaire de base, prime de motivation, transport, logement…), retenue (avance, retenue ponctuelle, absences, retards) ou charge patronale (information). Chaque rubrique a son mode de calcul : montant fixe, pourcentage, par jour d'absence, par retard, saisie du mois. Les rubriques standard sont réglées par l'administration ; absences et retards sont livrés désactivés. Les cotisations sociales (CNSS, INPP, ONEM) et l'impôt (IPR) se règlent à part, dans « Cotisations et impôt » : livrés désactivés, sans taux.

Voir : Réglages de la paie

CNSS

La Caisse nationale de sécurité sociale, qui a remplacé l'INSS. Dans Masomo, la « Cotisation sociale CNSS » a une part salariale, retenue sur le salaire, et une part patronale, payée par l'école ; elle est livrée désactivée, comme l'INPP et l'ONEM, et l'école saisit les taux en vigueur. Le n° d'affiliation CNSS de l'école (« Réglages de la paie ») et le « N° de sécurité sociale (CNSS) » de chaque agent (fiche du personnel) s'impriment sur le bulletin de paie.

Voir : Réglages de la paie

Fiche salariale

Ce que l'école doit chaque mois à un agent : statut, date d'entrée, salaire de base et devise, rubriques propres (primes, indemnités), mode convert ou split, mode de paiement (virement, mobile money, espèces). Une fiche par agent et par école, réglée par l'administration, avec l'historique de ses changements.

Voir : Fiches salariales et avances

Avance sur salaire

De l'argent versé à un agent avant la paie, par une dépense qui sort du compte choisi à l'octroi (« Compte d'où sort l'avance »), puis retenu sur ses paies en mensualités (1 à 12 mois) à partir du mois choisi. Rien n'est retenu tant que la dépense n'est pas entièrement payée. L'agent peut aussi rembourser lui-même, en espèces ou par virement (« Rembourser ») : la paie ne retient alors que ce qui reste dû. L'avance est « Remboursée » quand plus rien n'est dû.

Voir : Fiches salariales et avances

Bulletin de paie

Le document d'un agent pour un mois : identifiants de l'employeur (CNSS, NIF, RCCM, Id. nat.), identité de l'agent (matricule, n° CNSS, ancienneté), chaque gain et chaque retenue avec sa base de calcul, les cotisations et l'impôt, le net à payer en chiffres et en lettres, les charges patronales, les cumuls depuis janvier, les congés acquis, pris et restants, la présence du mois et les signatures. L'agent retrouve les siens dans « Mes fiches de paie », dès que la paie est approuvée.

Voir : Bulletins de paie et état de paie

État de paie

Le récapitulatif d'une paie : une ligne par agent (présence, base, brut, retenues, net à payer en dollars et en francs, payé ou non) et les totaux, en PDF ou en Excel.

Voir : Bulletins de paie et état de paie

Mode convert / split

Le réglage d'une fiche salariale pour les rubriques dans une autre devise que celle de l'agent. Convert (par défaut) : tout est converti au taux de la paie et payé dans la devise de l'agent (100 000 FC ÷ 2 885 = 34,66 $). Split : chaque rubrique est payée dans sa devise, l'agent a un net en dollars et un net en francs (320 $ + 80 000 FC).

Voir : Fiches salariales et avances

Espace (de travail)

Un regroupement d'écrans : Élèves, Pédagogie, Vie scolaire, Finances, Établissement. Le menu ne montre que les écrans de l'espace choisi.

À traiter

La liste de ce qui attend votre décision ou votre traitement : pré-inscriptions, cotes à valider, demandes de correction de cote, demandes, dépenses ou paies à approuver, annulations de reçu à décider, présence du personnel, messages de la vitrine, crédits de messages bas ou épuisés. Elle est sur l'accueil et derrière la cloche de chaque page ; le nombre rouge de la cloche compte ce qui demande une action.

Voir : La cloche « À traiter »

Notification

Le message bref qui confirme une action ou prévient d'un problème, en bas de l'écran : au centre, au-dessus de la barre d'onglets, sur téléphone ; en bas à droite sur ordinateur. Vert (réussite) ou bleu (information) : il disparaît après 4 secondes. Orange (avertissement) ou rouge (erreur) : il reste jusqu'à ce qu'on le ferme. Les erreurs de saisie, elles, s'affichent sous la case à corriger.

Voir : Les notifications

Favoris

Les écrans que chacun épingle sur son accueil, jusqu'à 8, même ceux d'un autre espace. Ils sont rangés sur le compte : on les retrouve dans tous ses espaces et sur tous ses appareils.

Voir : Mes favoris

Rôle

La fonction d'un compte (Genius ICT, Administration, Promoteur, Direction, Secrétariat, Caisse, Comptable, Enseignant, Éducatrice, Parent, Élève). Il décide des espaces et des écrans ouverts. Un compte peut cumuler plusieurs rôles (secrétariat et caisse, par exemple) : il a alors les droits de tous ses rôles.

Voir : Les rôles

Périmètre

Ce qu'un compte peut voir : tout le groupe, une école, ou certaines sections d'une école.

Identifiant

Le nom de connexion du personnel, de la forme prenom.nom (par exemple gilbert.muhindo). Pour un parent, l'identifiant est son numéro de téléphone. Chacun peut aussi se connecter avec le numéro de téléphone ou l'e-mail enregistré sur son compte.

Voir : Se connecter

Mot de passe provisoire

Le mot de passe donné par l'école à la création du compte, ou après un oubli, de la forme « kowafi-tuseba-zinomu », valable 7 jours. Il doit être remplacé par un mot de passe personnel dès la connexion : rien d'autre n'est possible avant.

Voir : Première connexion

Groupe scolaire

Plusieurs écoles appartenant au même promoteur et gérées dans la même installation de Masomo. La page de connexion d'une application ouverte sans école indiquée, et la page « Mes enfants » d'un parent dont les enfants sont dans plusieurs de ces écoles, portent le nom et le logo du groupe.

Genius ICT

L'entreprise de Goma qui a créé Masomo Mepesi, l'installe et l'entretient.

Abonnement

Ce que l'école paie à Genius ICT pour utiliser Masomo : un prix par élève et par an. À la date de comptage, chaque école reçoit une facture selon son nombre d'élèves inscrits, puis un complément après la 2e période. Facture impayée : rappels, délai de grâce, puis consultation seule de l'école jusqu'au paiement. Le paquet comprend aussi un quota annuel de crédits de messages pour l'envoi automatique aux parents.

Voir : Le rappel d'abonnement

Crédits de messages

L'unité que consomment les SMS et les messages WhatsApp envoyés automatiquement aux parents : 1 crédit par SMS de 160 caractères (au-delà, 1 par tranche de 153), 1 par message WhatsApp, 1 de plus pour un PDF joint (coûts réglables par Genius ICT). Le paquet d'abonnement en donne à chaque école un quota par année scolaire (10 000 par défaut), consommé en premier et perdu en fin d'année ; au-delà, l'école achète des recharges à Genius ICT, qui ne se perdent jamais. Sans crédits, les messages se préparent par les liens WhatsApp gratuits.

Voir : La messagerie automatique

Consultation seule (lecture seule)

L'état dans lequel on peut ouvrir, consulter et imprimer, mais plus rien enregistrer. Deux cas : une année passée consultée avec le sélecteur d'année, ou une facture d'abonnement impayée après le délai de grâce (l'appel, le scan des cartes et le retrait des enfants restent alors possibles).

Voir : Consulter une année passée

Journal d'audit

La liste, en lecture seule, de toutes les actions sensibles faites dans Masomo : qui, quand, sur quoi, avec l'avant, l'après, le motif et l'appareil. Personne ne peut la modifier ni l'effacer, et chaque trace est liée à la précédente par une empreinte chaînée. Il s'imprime en PDF et s'exporte en Excel. Voir Le journal d'audit.

Empreinte chaînée

Le sceau numérique de chaque trace du journal d'audit : il est calculé à partir du contenu de la trace (auteur, action, avant, après, motif, appareil, date) et de l'empreinte de la trace précédente. Modifier, supprimer ou insérer une trace, même directement dans la base, casse la chaîne à partir de cet endroit.

Voir : Le journal d'audit

Intégrité du journal (rupture)

La vérification de la chaîne d'empreintes, par le bouton « Vérifier l'intégrité » du journal d'audit. Elle répond « Journal intact », ou « Rupture à l'entrée n° X » : à partir de cette trace, le journal a été touché en dehors de Masomo. Genius ICT peut aussi la lancer en maintenance.

Voir : Le journal d'audit

Sauvegarde

Une copie complète des données de l'école (base, pièces des dossiers, photos, logos), faite automatiquement chaque nuit et à la demande, pour pouvoir tout retrouver en cas de problème.

Base vide

La base de données de départ d'une nouvelle installation, importée par phpMyAdmin : toutes les tables et les référentiels communs, mais aucune école, aucun élève et aucun compte. L'assistant d'installation y crée un seul compte, le super administrateur Genius ICT, puis se verrouille ; le groupe scolaire, les écoles et les années se créent ensuite dans Masomo.

Voir : L'installation

Appel

Le relevé des présences d'une classe. Tout le monde est présent par défaut : on ne marque que les absents, les retards et les excusés. Le scan de la carte à l'entrée marque aussi l'élève présent.

Carte d'élève

La carte au format carte bancaire, avec photo et QR. Scannée, elle enregistre un passage ; montrée à un tiers, elle prouve la validité de l'inscription.

Poste de scan

L'endroit où l'on scanne les cartes : entrée de l'école, entrée en classe, bus (montée, descente), sortie, retrait de l'enfant, bibliothèque, cantine, examen, caisse.

Retrait

Le moment où un adulte vient chercher un enfant. Masomo vérifie que la personne fait partie des personnes autorisées.

Cahier de textes

Le relevé, leçon par leçon, de ce que l'enseignant a fait en classe. Il sert à suivre l'avancement du programme.

Plan de cours

Le programme de l'année d'une branche, préparé par l'enseignant et approuvé par la direction.

Certificat, attestation

Un document officiel émis par l'école (fréquentation, réussite…), avec un numéro unique et un QR de vérification. Il se réimprime à l'identique et s'annule avec un motif.

Pré-inscription

La demande d'inscription envoyée en ligne par un parent depuis le site de l'école, avant la décision de l'école.

Réinscription

L'inscription pour la nouvelle année d'un élève déjà connu de l'école.

Vitrine

Le site public de l'école : présentation, sections, actualités, galerie, équipe, contact et pré-inscription.

Carte du personnel

La carte PVC de chaque agent, avec photo, fonction et QR. Au poste « Personnel (arrivée / départ) », l'agent la scanne lui-même : le premier scan du jour est l'arrivée, le deuxième le départ ; relue dans les 10 minutes, elle donne « Déjà scanné ». Une carte perdue se réémet : l'ancienne est alors refusée au scan.

Voir : Les cartes du personnel

Heure retenue

L'heure d'arrivée qui compte pour la présence d'un agent. Le scan la propose ; le responsable des présences peut la corriger, une à une ou en lot (« arrivés à 7 h 25 » pour une file d'attente devant le poste). Chaque correction est tracée. Le retard se calcule sur l'heure retenue : au-delà de l'heure attendue plus la tolérance (par défaut 7 h 30 et 10 min), compté depuis l'heure attendue, plafonné par « Retard compté au plus (min) » (240 min par défaut).

Voir : La présence du personnel

Permission

Une absence autorisée de quelques heures ou d'une journée, à une seule date, avec un motif. Demandée par l'agent (« Mes présences ») ou saisie par le responsable, elle est accordée ou refusée (motif) par la direction ou l'administration. Accordée sans heures, la journée n'est comptée ni absente ni en retard ; avec des heures qui couvrent le début de la journée, l'agent est attendu à la fin de la permission, plus la tolérance.

Voir : Permissions et congés

Congé

Une absence autorisée sur une période (congé annuel, maladie, maternité, circonstance…), d'un type réglé par l'administration, avec un solde annuel éventuel et une durée par défaut (maternité : 14 semaines) qui remplit la date de fin. Comme la permission, il est demandé ou saisi, puis accordé ou refusé ; les jours accordés ne sont pas des absences. Un intérim pour maladie, congé ou maternité crée lui-même le congé accordé de l'agent remplacé.

Voir : Permissions et congés

Intérim

Le remplacement d'un membre du personnel entre deux dates (maladie, congé, maternité, suspension, formation…). L'intérimaire tient ses cours, son appel et, si c'est coché, ses cotes ; rien n'est réaffecté et tout revient au titulaire le lendemain de la date de fin. Pour maladie, congé ou maternité, le congé accordé de la personne remplacée est créé et suit l'intérim ; « Le jour » affiche « remplacé par … » et « Intérim de … ». Un intérim de direction donne aussi, pour ces dates, le rôle Direction et la mention « a.i. » sur les documents.

Voir : Départ, intérim, réaffectation et Les chefs d'établissement

Site du groupe

Le site public d'un groupe scolaire qui a au moins deux écoles en ligne : accueil de la coordination, actualités, « Nos écoles », comparaison et pré-inscription. Une école seule, ou une école qui a son propre domaine, garde sa vitrine. L'administration du groupe le règle dans « Site du groupe ».

Voir : Le site du groupe et Choisir une école du groupe

Fiche de présentation

L'onglet de la vitrine de chaque école qui la décrit sur le site du groupe : services, horaires, langues, effectif indicatif. Les frais et les résultats n'y paraissent que si l'école a coché « Publier » ; sinon le site affiche « Non communiqué ».

Voir : La vitrine de l'école

Comparer (les écoles)

La page du site du groupe où un parent met côte à côte 2 à 4 écoles : services, horaires, frais et résultats publiés. Sur téléphone, les colonnes glissent du doigt.

Voir : Choisir une école du groupe